论企业电子文件单轨制的障碍因素研究

乔飞　陈晓磊

【摘  要】结合企业电子文件管理及企业电子文件单轨制的情况，结合自身从事电子档案管理的实際经验，多角度分析了企业电子文件单轨制归档管理的障碍因素，并有针对性提出了企业电子文件单轨制归档管理的应对策略，希望对有效推广企业电子文件单轨制发展有所帮助。

【关键词】企业档案;档案管理;电子档案;单轨制管理模式

1 企业电子文件管理的现状

在信息化时代背景下，随着大数据、云计算、互联网以及人工智能技术的广泛应用，电子档案则是档案管理工作的发展必然趋势。在传统的企业档案管理模式下，很多企业大都是选择双套制的文件归档方式，主要是针对具有重要保存价值的电子文件转换为纸质文件或者缩微胶卷的方式来进行归档处理，这样主要是属于电子档案管理的初期阶段的有效措施。从实践的应用情况来看，这种方式会大大降低工作效率，造成资源浪费问题，实现企业的工作成本得以增加。从本质上来看，依然采用改了传统纸质文件档案管理的模式，这样也无法保障其完整性及真实性的要求，难以实现数据和信息本身的吻合要求。部分特殊点电子文档，在进行视频、音频的转换中也存在难以进行完全的纸质化保存的要求。所以，重视企业电子文件的管理模式创新，也是符合信息化时代发展的要求。

2 企业电子文件单轨制的意义

所谓的企业电子文件单轨制，主要就是结合电子设备所产生的文件，通过电子方式的特点，来开展一系列的归档、管理、利用及保存的处理，避免了传统模式下的纸质档案的管理模式。借助于发挥出企业电子文件单轨制的模式，具有以下优势。一是，全面保障实现档案管理的工作效率，进而有效控制投入成本，更好从企业的实际需求出发，落实信息系统和档案管理的数据完美对接，满足于在线归档、实时归档的要求，全面发挥出电子文件的优势。同时，摒除了传统的繁琐管理方式，实现人力物力及库房保管成本的降低;二是，进一步实现电子文件管理的强化，在实践中没有及时有效处理大量的数码照片、视频文件的及时归档的情况下，发挥出单轨制管理的优势，能集中有效开展专业化的电子信息档案管理，落实其具体的准确性及安全性的要求。

3 企业电子文件单轨制归档管理的障碍因素

第一，缺乏必要的顶层设计工作。在落实电子文件单轨制的实践中，能有效发挥出电子文件的证据效力。同时，考虑到其最为新型记录方式，特别是在技术、认知及管理方面存在着认知障碍，还需要保障其在法律证据效力认定、法理建设等方面的逐步完善。当前，在此方面的电子文件的法律法规方面还缺乏必要的较为完善的顶层设计，在坚定的推行态度、统一标准规范方面还有待进一步加强。

第二，存在着认知方面的不足，大众接受程度存在着差异化。在落实单轨制的实践中，在环境制度及技术系统方面都存在着一定影响，部分群体并没有认识到电子文件的有效性、真实性的问题，大多数人们更加认可政府机构部门或者个人带有签章的纸质文件。或者，部分人员难以摆脱传统的工作模式，这意味着电子文件单轨制的管理模式的推广和应用具有更大的挑战性。

第三，难以落实可信的电子档案管理环境。在运行电子文件单轨制的实践中，必然对系统中的可信技术、可信数据库环境，基础软硬件实施、数据对象的安全性等方面有着很高的要求。在这样的背景下，应重视发挥出基础设施的重要支撑作用，有效保障满足于实现电子文件管理系统和业务系统的联动发展，考虑到其具有一定的漫长性特点，当前大部分企业的信息化水平不高，还难以实现单轨制对电子文件全程管理的要求。

第四，整体的综合性档案人才较为欠缺。结合单轨制的归档管理模式的要求，企业档案管理人员处理要具备相应的档案管理知识内容，还应具有较强的信息化操作能力，具有较为熟练的计算机操作应用水平，需要信息化时代背景下的子文件单轨制归档管理的综合性的档案人才团队。

4 企业电子文件单轨制归档管理的应对策略

4.1 健全制度，加速立法

在全面开展高质量的电子文件单轨制实施的实践中，应落实电子文件证据形式归属，并能保障逐步完善电子文件所涉及到的取证、鉴定规则、客观性、相关性的审查等方面内容，应从整体上予以充分考虑，保障落实科学合理化的顶层设计工作，明确全国范围内的电子文件证据效力的有效性，落实单轨制模式的有效发展。另外，结合相应的政策制度及标准措施，明确落实统一规范化管理相关的电子文档的平台接口、归档方式、存储合格、元数据管理标准、审计跟踪等方面的工作，在此环节，应发挥出中央档案馆、国家档案局的带头作用，实现良好的顶层设计及规划。

4.2 改变认知，适应电子文件单轨制模式

考虑到一定的经济社会发展情况，电子文件则是信息化时代的必然产物，相比而言，电子文件能更好地凸显出职能范围、文件形成意图以及形成活动等背景知识。因此，在全面加强观念转化以及认知创新的过程中，应保障发挥出档案的安全意识，全方位保障能有效落实单轨制电子文件管理模式的要求。从这个角度来看，还应全面发挥出档案使用者的安全意识，落实好相应的档案保密及非扩散的要求。

4.3 借助于先进技术，构建可信电子档案管理的环境

在信息化时代背景下，只有全方位保障落实信息技术的优势，重点明确落实加强软硬件基础的安全访问控制、存储设施方面的工作，不断提升其可信力，这样方可以开展高质量的电子库房的加深。在进行可信数据库环境的规划实践中，应落实存储数据对象的可信要求，明确通过实现数字权限控制技术、数字签名的有效结合，全面落实有效的认证体制机制内容，保障落实好数据对象的有效性，落实其终于原件的基本原则。全面发挥出数字档案控制技术的优势，借助于信息技术来进行电子文件的处理，便于开展一系列的文件访问控制及有效设定，落实具体的电子档案应用中的安全性要求。

4.4 开展适应单轨制模式的新型的协作

档案工作者应从实际出发，积极开展相应的科研机构一系列合作，有效开展高质量监督管理文件业务处理，能有效全方位把控电子文件的生成及接受工作，落实保障开开展高质量的电子文档归档处理。同时，加强档案管理人员、信息技术人员、业务部门的通力合作，全面落实电子文件管理的合理化衔接。

5 结束语

综上所述，结合信息化时代背景下的档案管理发展情况，电子文件单轨制发展则是必然的趋势，在新时代的背景下，企业档案管理工作人员应迎合时代发展的要求，积极主动接受先进管理理念，全面实现电子文件档案管理工作的深化改革，以便更高质量来推动电子文件单轨制的发展。

参考文献：

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[2]王婧逸. 数据保全视角下电子文件单轨制管理模式研究[J]. 档案与建设，2020年2期.

[3]向泽红. 智慧校园建设中电子文件单轨制管理实现路径[J]. 兰台世界，2020年2期.