信息时代档案管理工作的创新

2020-12-08

魅力中国 2020年5期

（大庆油田有限责任公司第四采油厂信息中心档案室，黑龙江大庆 163000）

档案管理工作，就是运用信息技术对档案中的信息资源进行接收、采集、保存等，并提供档案信息资源利用服务的过程。如今信息的多样化、信息的科技化需要我们在档案管理工作中进行创新，想要更好地完成创新工作，需要了解其中的问题，也要想办法去解决这些问题。

一、档案管理工作创新的必要性

信息时代下，档案管理工作应不断顺应形势进行管理工作的创新，突破传统的管理模式，开始借助现代化的管理方式，逐渐迈向管理工作的自动化，从而保证工作人员及档案使用人员能及时获取档案相关信息。档案管理工作顺应信息时代发展需求的创新，不论是在线阅读能满足信息时代下人们工作、学习等对信息获取便捷化的发展需求，还是计算机技术以及网络技术的应用对实现档案网上查询、阅读，提高工作效率的作用。信息时代的到来不仅为档案管理工作带来契机，也带来了挑战。信息化的方案管理方便了信息的存储和记录，也提出了更高的要求，档案管理要充分提高其工作效率和管理水平，完善各个方面，更好地满足时代发展的需求。因此，档案管理工作必须实现资源的优化配置，大量节省人力、物力和财力的消耗，更好地为企事业单位服务。

二、信息时代档案管理工作的创新策略

（一）更新管理观念

在当前竞争激烈的社会中，如何快速获取所需信息，已经成为了各行各业迈向成功的重要因素。档案记录着人们的过去，有着很强的隐秘性，因此，档案管理方式往往不能够主动地为人们提供相应的阅读服务，此种观念往往是管理人员思想观念的被动化所导致的。档案管理人员要改变传统的思想观念，针对高校档案资源，要根据档案本身，需要保密的坚决保密，但是针对那些可以利用的档案，还是要对其进行积极主动地开发，通过现代信息技术，逐步实现档案资源信息化管理，为人们提供帮助。

（二）推进档案管理数字化建设

数字化管理已经成为当前高校管理工作中的重要内容。尤其是对于档案管理工作来说，其涉及的内容庞杂无序。因此，必须推进高校档案管理的数字化建设。学校应该应用先进的计算机网络信息技术，建立完善的数字化档案管理平台，并依靠技术人员对其进行维护管理。在档案信息的录入、存储、分析、整合和分享的过程中，实现全流程的数字化操作。档案管理的数字化建设，不仅仅会提升档案管理的工作效率，也是保障档案信息准确性的关键环节。

（三）加强领域创新

信息时代，社会公众的观念发生了巨大改变，其都希望能够快速获取到信息资源，从而完成知识创新和信息收集。所以，档案管理需同用户需求与时代特点相结合，在实践中创新服务领域，从而满足用户与社会需求。档案管理需大力拓展服务范围，加强档案信息的实效性，从而为用户提供优质服务。档案管理者还需全面了解行业前沿知识，收集、整理价值性较强的档案资源，在通过加工处理以后，提高信息的实效性与价值性，帮助用户获取信息的同时，完成资源共享。为了扩大档案服务领域，相关部门还需运用互联网技术监理网络互动平台，为用户提供沟通平台，并依据用户需求建设平台，推动档案管理朝着现代化方向发展。

（四）加强管理创新

档案为我国社会和经济发展中的主要资源，有较大的参照价值。为此，档案部门需在具体工作中大力创新管理形式、优化管理理念，为公众提供便利。第一，实现现代化管理。档案管理创新的前提为与时俱进，信息时代档案管理需将纸质文档管理转变为电子文档管理，引入新兴的管理系统与技术，推动档案管理信息化与网络化建设，满足社会大众实际需求。第二，实现数字化管理。在档案管理过程中需引入数字化技术，转变管理模式，加强服务质量，构建数字化管理平台，多路径收集和共享信息，从而加强档案资源的实际效用。

（五）提升我国档案管理工作人员的整体素质

首先，所有劳动人员均须具备职业道德，因此，档案工作人员须当具备一定职业道德方能在工作中积极投入的同时主动去总结自身的工作经验，并且在工作过程中发现问题后能及时解决问题，从而推动我国档案管理工作的创新及发展；其次，要求档案管理工作人员具有专业性，工作人员须具备一定程度的信息技术以及专业知识方能适应未来档案工作的不断发展以及社会的不断变迁，如此方能使信息时代档案管理工作得以发展及创新。