档案管理工作中档案的利用策略及其价值研究

黄嘉愉

摘 要：档案利用工作是档案管理的重要组成部分，需要相关工作人员根据档案利用的特点进行分析，以更加合理的方式进行利用，同时档案利用当中也存在一些问题，需要以科学谨慎的态度进行探讨，本文根据我国当前档案利用及工作的特点以及困境进行分析，探索推动档案技术利用工作发展的相关策略和措施。

关键词：档案;管理;利用;效能提升

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.070

档案是通过真实的记录方式，将之前的历史情况和社会形态留给后人，不仅对研究前期历史具有重要意义，同时也对后世的发展具有深度的引导作用。当前的档案主要以纸质材料以及电子化档案两种形式为主，具有珍贵的保存和科研利用价值，因此需要相关工作人员有针对性地对档案采用利用技术，充分做好档案利用工作的研究，并根据所在地区的实际情况进行完善与调整，以达到保证档案不被破坏的目的。

1 档案利用工作的价值分析

档案利用是档案管理工作的重要组成部分，很多档案记录了真实历史情况和当时的社会形态。在新的历史时期下，档案利用工作应顺应社会的发展潮流，最大限度的服务国家和人民。各级档案馆应加快制作副本代替原件，同时也要注重纸质资料电子化转换的工作，提升综合利用效能。因此档案工作需要以利用、修复为主要目标，并需加快新技术的研制与运用，利用市场化的经济优势调动社会资源，提高档案保障的安全性。随着时间的推移，档案利用工作的进展过程中必然面对着不同的问题，因此不断的研究档案利用相关的科学领域就显得尤为重要。

2 档案利用工作的开展趋势

档案管理是现代单位发展的重要环节，能够对于过往经验、生产总结、运营信息等相关价值文件及资料进行有效的保管和利用，对于未来发展具有重要意义。在档案利用的过程中，需要避免出现档案实物受损，在不同时期的科学技术可以为利用工作提供支持，例如脱氧剂就是为了防止物品发生氧化的技术手段，但是随着科技的发展除氧措施以外，还遇到和发现了多种其他问题，因此提高相关的技术研究，对档案包括工作具有重要的意义和深远性的影响。随着电子化、信息化产业的不断完善与提升，当前的档案管理工作有着更加广泛的管理、利用、保存途径，同时也更大程度上发挥了档案管理工作的服务效能。首先，信息化的档案管理改变了传统纸质档案的管理形式，使得存储范围更加便捷，减少了空间占用对于保管更加有利。其次，信息化档案管理建设地职工福利了人力成本，改变了传统人工进行纸质资料的收集、整理、编辑工作强度，一次性的信息化数据录入就可以一劳永逸，为以后的查询、修改、整理、收集、调取等工作奠定了数据基础，有效地提高了工作效率，避免了传统档案管理出错率高的问题。

比如说利用影像扫描件，通过对商品房买卖合同影像扫描工作，从而实现了纸质商品房买卖合同数字化影像化，建立起商品房买卖合同的电子档案，可以大大提高商品房科审批的工作效率，对于现代房产档案工作发展具有重要意义。

3 现代档案管理与利用存在的主要问题

3.1 信息化建设意识不强

我国经济领域的发展非常迅速，自从改革开放以来各大档案馆在各行各业中都展现了不同的风采，但是现代化档案馆的发展速度过快的弊端是档案馆发展环节无法完全照顾到，档案管理的现代化建设往往不被重视。从档案馆的高层到具体的管理操作人员，仅仅是将档案馆信息和数据进行简单的电脑输入，并不具备信息化档案管理的体系，同时档案信息化管理建设的资金投入量较少，因此其效能应用也无法完全施展，无法发挥自身的价值，直接影响了档案管理对档案馆提供相应服务的功能。

3.2 缺少完善的管理体系

由于之前的档案管理过程较为繁琐，大部分是以纸质资料进行收纳、管理以及编辑，因此其服务效能较为低下，并在其内部形成了一种惯性思维，认为档案管理的用处并不大，但是信息化建设需要在人力和物力等多个方面加大力气投入，所以当前信息化建设的阻力重重。在档案管理的实际运行过程中，缺乏较为规范的标准化制度，与目前信息化管理运行需求并不匹配，从监管制度、资金以及设计多个方面都没能全面性的提供保障，所以信息化建设较慢，且目标不够明确。

3.3 缺乏专业型档案人才

档案利用工作需要全面化的人才，但是当前我国相关专业的人才数量并不多，而且科研深度也有限，随着信息化发展的逐步深化，档案利用工作也遇到了一些瓶颈，同时传统的纸质档案还存在着受损的风险，需要有专业化的技术人才以及管理人才协同合作，才能更好的针对不同档案特点进行分析研究，制定利用计划和利用策略。除了缺乏相关的技术和管理人才之外，档案利用也需要建立、健全完善的工作框架和操作守则，但是当前很多单位的管理水平有限，没能形成科学化的档案利用体系，不仅工作效率较为低下，而且还存在着利用力度不足的问题，由于缺乏相关的管理经验，且对自然环境的把控不到位。

4 提升档案利用综合效能的具体策略

4.1 优化档案利用标准体系

现代化档案馆信息化档案管理的规划设计，应根据社会发展意识形态不断调整优化，结合相关国家部门颁布的管理条例作为基础，同时注重档案馆自身的发展情况及特点，建立相应的利用指导体系，既要充分的发挥现代科技所带来的便捷性和先进性，同时也要结合档案馆中档案利用的特点制定科学的规划，以更加宏观的角度审视档案所能发挥的服务效能，然后从利用的细节入手不断完善和优化。通过优化设计，可以进一步提升档案利用的综合效能，适应当前档案管理工作的开展趋势。

4.2 建立完善档案管理标准

档案馆工作中，档案管理与利用，不仅要充分利用现代的科学技术，同时也要建立完善、健全的管理标准，正所谓“无规矩不成方圆”，一个档案馆的健康平稳发展，需要利用先进的管理标准进行规范，同样档案管理要注重其安全性、完整性以及服务性标准的制定，既要遵循档案的特点同时要建立科学的监管制度，对于档案管理要有明确的责任划分，一旦发现问题可以做到有责可查、有制可依。在现代化档案馆中，档案管理与利用的标准制定中需要针对档案保密机制、档案输入输出规章、档案利用标准以及查阅登記等多个环节制定明确的制度，同时还要对电子档案的收集以及拷贝有明确的限制，最大程度上保证信息档案的安全性，同时相关的档案管理方式也应在公司内部的其他信息管理模式中进行推广，确保资料的私密性和公务性。

4.3 建立档案利用专门机构

档案部门可以针对利用技术成立专门的工作机构，机构的主要职责不仅包括一般性的档案利用，还需要进行档案修复，随着社会的发展以及技术提升，很多档案利用应该跟得上时代潮流，注重纸质化向电子化的转变，并不断进行技术创新和技术探索。成立专门的档案保技术工作部门，可以让工作内容更加细致化和专业化，同时在运行过程当中还能不断的自我总结和自我提升，使得专业化技术手段更加完善。档案利用技术工作，虽然需要大量使用科技产品及科技设备，但是其管理方向的把控仍需要依托于技术人员，而且具有丰富经验的人员对档案利用有着重要影响。建议相关部门定期组织人员进行专业技术培训，并引导档案利用工作人员团结协作，在工作过程中进行交流、相互实习，通过实践来提升自身的技术水平。另外也应该注重人才的双向培养，既要从内部选拔一些觉悟高技术好的年轻储备干部，同时也应该与高校相关专业进行联合，做好人才培养计划，积极引入人才，为档案利用技术工作做好人员储备。

4.4 注重行业内的技术交流

近些年来，我國在经济方面取得了重要成就，同时在档案利用技术工作方面也取得了一定成果，并且不同地区的各类单位也都有各自的独特的方法和措施，但是相关部门之间的技术交流还较为匮乏。面对这样的问题应及时的加强技术交流与沟通，同时对于管理方面的经验教训也应通过多方面技术手段进行学习和预防。目前很多时候利用的交流层面仅局限于书面材料或参观访问，这种状态远远不能满足工作需求，因此可以注重互联网的特点，打破时间与空间的限制，有组织、有层次的进行技术交流，同时也可以通过制作新媒体等方式，充分利用碎片化时间，将成熟的技术进行宣传，让各地档案工作利用质量都有所提升，助力现代档案管理工作发展，提升档案管理与利用效能。

4.5 发展电子档案利用技术

随着科技的发展，很多地区都在纸质化档案转为电子化档案计划，而电子信息技术利用技术主要存在信息管理不完善以及信息安全性低等两方面问题。首先需要在电子档案管理中应用防火墙技术，并将档案管理分为公共性网络和专用性联网络两大部分，公共网络中仅限于进行查询和访问，专业性网络更多的倾向于研究与修改，以此确保档案数据的安全性。其次要建立完善的档案保管规章制度，并以阶梯性的责任体系使得档案管理工作有责可查、有责可追，实现高质量管理与利用的目标。

5 结语

综上所述，虽然我国档案管理工作在近些年来取得了长足性的进展，但是整体水平仍处于起步阶段，还有较大的提升空间，相关工作人员应针对档案利用过程中存在的问题进行深入探讨和分析，将其中凸显的因素进行深挖，并有针对性的提出解决策略，以积极的态度为新时期我国档案利用工作质量提高做出应有的贡献，助力现代档案管理工作发展。

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