学校基建档案管理工作的现状及对策分析

陈志捷

摘 要：在信息时代背景下，学校基建档案以图文并茂的方式对学校基建工程建设情况和管理情况进行准确的记录，是学校档案管理工作中的重点和主要环节。在经济新常态背景下，受到知识经济时代的影响，档案资源的利用率明显提升，如何对基建档案管理进行优化创新，成为学校档案管理工作中需要重点关注的问题。本文将学校基建档案管理作为研究对象，对基建档案管理的现状和对策进行了探究，仅供参考。

关键词：学校;基建档案;管理工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.001

基建档案是关基建工程建设的准确记录，能作为基建工程建设考察的重要依据和历史凭证，可以为学校建筑后续改建、曾健以及维修等工作的开展提供有价值的参考。在学校不断扩招的情况下，内部硬件工程逐渐趋于完善，为了促进学校长远发展，提高基建档案资源的利用率，十分有必要针对学校基建档案管理工作的优化开展进行探究，促进管理效能得到进一步提升，为学校基建档案资源作用的充分发挥奠定基础。

1 学校基建档案管理的特性

对学校基建档案管理工作的基本情况进行分析，发现学校基建档案较之于其他类型的基建档案具有一定的特殊性，在管理方面需要加强重视，采取有效的管理方法。

其一，学校基建档案具有较强的专业性和复杂性，由于学校基建工程相对复杂，工期长，并且任务繁重，涉及多个领域和部门，并且在基建工程中内外部档案都会划分到基建档案体系中，导致学校基建档案存在明显的专业性和复杂性，需要开展针对性管理，促进档案管理水平得到不断的提升。

其二，独立成套性，学校基建档案是有机的、独立的整体，档案资料本身能体现出成套性的特征。并且在学校基建档案管理工作中，基建档案属于独立的类型，需要单独归档进行整理，甚至从基建工程的开始到竣工结算全过程，学校基建档案能对全过程进行记录，在管理工作中要保持档案的完善性[1]。

其三，运动变更性。学校基建档案与其他一般的档案存在明显的差异，其属于对整体动态过程的记录，并且随着学校基建工程建设工作的开展会始终保持变更的动态化发展状态，因此要结合其运动变更性对管理措施进行完善，突出学校基建档案的综合管理效能。

2 学校基建档案管理工作的现状

对学校基建档案管理工作的基本情况进行分析，发现在新时代背景下，学校初步加强对基建档案管理工作的重视，并有意识的探索基建档案管理工作的创新化开展，但是在实际开展学校基建档案管理工作的过程中，仍然存在明显的问题，会对基建档案管理工作的科学稳定推进造成严重的制约。

其一，学校基建档案管理机制建设不够完善，现阶段组织机构的建设缺乏稳定性，没有对管理成员的责任分工进行明确，再加上制度建设不健全，导致基建档案管理工作中出现责任不清，管理规范性和完整性不足的问题，甚至也会引发基建档案丢失方面的问题，不利于档案资源的高效化利用，甚至会对建筑维护和改建等产生消极影响。

其二，学校基建档案工作中对信息技术的应用有所不足，现阶段尚未构建完善的信息化基建档案管理体系，构建信息化管理模式，会增大基建档案管理压力，并且在数字化和信息化技术应用不到位的情况下，基建档案管理会引发资源浪费的问题，也会影响管理效能。

其三，学校基建档案管理人才素质偏低，缺乏高素质的人才，并且大部分人才信息技术的应用存在弱化的情况，无法适应信息化基建档案管理工作的需求，再加上不重视对人才实施职业道德和职业素养方面的培训，高素质管理人才缺乏，会影响基建档案管理工作的整体水平[2]。

3 学校基建档案管理工作的对策

在对学校基建档案管理工作问题形成初步认识的基础上，新时期为了促进档案管理工作的高效化开展，还要注意制定完善的对策，促进学校基建档案管理水平不断提升，优化基建档案管理的综合效果。

3.1 规范管理机制，优化管理流程

学校基建档案管理工作的开展需要完善管理机制作为支撐，只有能构建规范的、完善的管理机制，能对基建档案管理的流程进行优化创新，才能促进管理水平的提升，在管理制度的保障下优化管理效

果[3]。一方面要对基建档案管理机构进行完善，对机构内部工作人员的责任分工进行明确，有序化、规范化的开展基建档案管理工作，促进权责明确管理体系和管理队伍的构建，优化管理水平。与此同时，学校在组织开展基建档案管理工作的过程中应该要求相关参见单位对档案管理工作责任人和管理者进行明确，广泛开展宣传教育活动，为基建档案管理人员提供相应的指导，保障基建档案管理实现高效化开展的目标。另一方面，要对管理制度进行完善，促进管理水平不断增强。学校在开展基建档案管理工作的过程中，要注意结合相关法律法规进行分析，对管理制度进行完善，规范化收集基建档案管理资料和依据，创新管理模式，在制度支撑下促进档案管理水平不断提升。

3.2 创新管理技术，构建数字化模式

在信息技术的支撑下，学校针对基建档案管理进行改进和创新的过程中，要注意全面加强对信息技术的应用，构建数字化的、信息化的管理模式，将数字档案技术、大数据技术、云计算技术和云存储技术引入到基建档案管理工作中，形成创新思维和网络思维，构建全新的管理模式，加快基建档案管理数字化发展进程[4]。

例如学校可以构建“互联网+基建档案管理”的工作模式，在实际开展基建档案管理工作的过程中结合信息技术和电子数据技术对基建工程项目申报审批文件、竣工文件以及流程管理文件等进行扫描，采用数字化文档的方式对基建档案进行保存和管理，对传统的管理工作进行改进和创新，促进基建档案管理效率和水平的提升，减少人力资源压力，保障基建档案管理工作能实现高效化和科学化发展目标。

3.3 推进专业培训，打造专业人才队伍

高素质的基建档案管理人才队伍能为档案管理工作的开展提供有力支撑，促进档案管理水平得到不断的提升，因此在新时代背景下，基建档案管理工作中，学校要注意积极引进高素质人才，提高人才的业务知识和档案管理能力，能全方位、高质量的对学校基建档案管理工作的需求、特点以及信息时代背景下基建档案管理工作的变化进行分析，从而对档案管理资料进行整理，促进档案管理效果得到进一步提升[5]。需要注意的是，在培养高素质基建档案管理人才的过程中，要注意践行以人为本的管理思想，对档案管理人员的业务能力、信息技术应用能力以及职业道德和职业素养等进行强化训练，使他们能认真负责的做好学校基建档案管理工作，顺应时代发展新要求，对档案管理工作进行改进和创新，保障基建档案管理工作能取得更为显著的成果。如此就能构建高素质人才队伍，推动学校基建档案管理工作科学有序的开展，档案管理现代化建设水平也会明显的提高。

4 结语

综上所述，学校基建档案管理工作的开展能促进综合管理水平得到显著的提升，促进基建档案资源实现高效化利用，为学校后期对建筑进行改建、维护等提供完善的历史资料作为参考。因此新时期在信息时代背景下，要积极探索对基建档案资源管理工作进行改进和创新的措施，为档案资源的高效化利用提供坚实的保障，切实促进档案管理工作得到整体性的优化。

参考文献

[1]郭卫松，赵磊，李瑛，张黎.结合工作实际浅谈高校基建档案管理[J].城建档案，2020（01）：59-61.

[2]李维山.学校基建档案管理工作的现状及对策分析[J].城建档案，2016（08）：39-41.

[3]张迪.EPC模式下学校基建档案管理问题探究[J].住宅与房地产，2019（31）：253.

[4]欧阳琳，曹虹.学校基建档案管理存在的问题与对策——以邵阳学院为例[J].城建档案，2019（10）：61-63.

[5]孙晴.校舍基建档案管理工作的现状及对策分析[J].智库时代，2018（26）：60-61.