专题档案利用刍议

金迪 李茜倩

摘要：专题档案的利用是开发档案资源、体现档案价值、传递价值观的有效方式。选择专题档案利用形式、制定专题档案收集方案、预判专题档案利用效果能为专题档案的利用确定思路、优化方案。

关键词：专题档案;专题档案利用;专题档案收集

2020年颁布的新《档案法》第三十四条提出：国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育……弘扬社会主义核心价值观。由此可见，加强档案的开发利用是档案资源得以发挥其育人功能的有效途径，新形势下，社会各界对档案“走进视野”提出了更高的要求，面对档案开发优先次序、利用形式、效应分析等问题，各级各类档案机构已积极行动。

从档案开发利用的价值、效果角度出发，专题档案因其主题鲜明且受众共鸣性强可以被优先选择。以国家档案局为例，其网站在首页导航栏设有专题热点栏目，展示12个热点专题、3个自办专题展览、12个图片视频专题系列和链接上海市档案局17个网上专题展览。

专题档案可以被定义为：围绕一个专门研究或讨论的具有重要历史价值的社会实践过程而收集形成的具有密切有机联系的档案整体。具有特定事由主题和宣传教育意义是专题档案的重要特征，例如：南京大屠杀专题档案、潘汉年专题档案等。

确定开发利用的档案范围、形式，是专题档案开发利用的前期步骤;有目的的收集、归档所需材料，是贯穿全程的工作;预判受众群体，产生正效应，是利用目的。

一、选择专题档案利用形式

不同的利用形式或多种利用形式结合适用于不同受众范围的专题档案。例如南京大屠杀专题档案，这类受众范围广、具有民族共同性的专题档案，使用多种形式结合的利用方式效果最佳。报纸、杂志、广播电视等传统媒体，数字杂志、数字报纸、短信、移动电视、触摸媒体等新媒体和展览、讲座、编研都可以根据具体情况结合使用，既能全方位展示，又满足社会不同群体的共同感知需求。受众范围相对较窄的专题档案，如一个单位以内部职工教育为主要目的建立的专题档案，也可能会产生一些对外宣传效果，但影响力不会太大。一般可采用单一的利用方式。从档案开发利用形式被接受性、观赏性、受众感受度等反面考虑，举办档案展览更直观、更有感染力，因此，会成为多种利用形式共同使用时的主要形式，和单一利用形式的首选形式，目前，展览已成为各级档案馆发挥教育和宣传功能的重要途径，在扩大档案工作影响、提高社会档案意识方面具有不可估量的作用。

从深入挖掘、便于流传的角度出发，专题档案编研更有学术价值、便于保存;从短期影响力的角度出发，微信推送、线上平台展示等新技术手段，受众范围更广，短期传播效果最佳。

二、制定专题档案收集方案

在实践操作中，专题档案的归档经常没有既定的截止时间，以即时宣传为目的建立的重大突发事件专题档案，如抗击新冠肺炎疫情专题档案，以当地著名文化遗产为主题建立的专题档案如苏绣档案，因为主题事件还没有结束就需要开始收集归档，或者实践活动和其客体会一直持续存在，所以不可避免存在“即收即归”、“有即补充”的方式。作为档案管理部门，假设已确定某一专题档案利用客体，难免面临该专题档案归档内容逻辑体系不全，需要补充的情况，也不乏专题内重要内容整体缺失的情况。 例如：某单位档案部门欲根据已归档的专题档案举办2020年“抗击新冠肺炎疫情专题展”，展览为宣传“抗疫”精神而办，着重展现医护人员不忘初心、护佑同胞的家国情怀。而档案材料中缺少前往湖北一线医护人员使用的仪器设备的清晰照片和凯旋后湖北人民赠送的纪念品实物。上述材料不一定是展览最主要的展示部分，但如缺失，展览内容既不全面，又影响观展效果。因此，利用部门在确定利用形式后，应由考虑如何根据需求再次收集，以丰富专题档案利用内容和档案馆藏，需有目的地制定补充收集方案，根据此方案应收尽收，然后鉴定价值，如有必要，进行具有针对性的三次征集。

采用发送征集通知这类主动征集，被动等待的“撒网式”收集方式，征集范围广，但见效慢。采用“个人—个人”、“个人—组织”、“组织—个人”这类点对点式收集方式针对性更强，但对沟通能力、工作资历等个人要求更高。所以，采用二者兼有的收集方式收集效果最好。

三、预判专题档案利用效果

效果是动机的行动体现和检验根据。预判效果既能为选择专题档案利用和收集方式提供参考和动力，又能控制成本，是专题档案利用的重要环节。预判专题档案利用效果可以理解为：利用者在设计专题档案利用方式过程中，通过调研或以往经验，合理预估受众满意度，由此判断该何种利用方式比较适用。例如当专题档案材料欠缺较多，举办展览难度大，且预测受众多愿意用微信朋友圈转发改主题，那么充分利用现有资料着重一个论点写一期微信推文，既节省时间，又达到宣传目的，事半功倍。又例如，某一专题档案资料非常详实，但由于客观历史原因，缺少其中几个重要环节的连接性材料，就可以考虑用实物图片展览和视频制作播放相结合的形式，依据史实严格推理出缺失内容，制作成生动的视频资料，巧妙地以其作为现有材料的过渡，在规避不足的同时，又能丰富利用形式，增强观赏吸引力。

参考文献：

[1]王上铭，蔡亚萍，吴建华.南京大学信息管理学院.专题档案概念辨析与界定.档案学通讯2015年第五期.

[2]王海軍.青海省档案局（馆）.人物专题档案展览实践与思考——以王昭通知诞辰100周年图片展为例.兰台世界2019·5月增刊.

[3]基于个性服务的高校档案专题数据库开发研究[J].周勇，吴筱贞. 档案天地. 2014（10）

[4]高校档案专题数据库建设研究与实践[J].李丽环.兰台世界. 2014（20）