互联网经济时代下远程协同办公效率提升方法研究

芮雪

[摘    要] 随着全球互联网经济时代的到来，远程协同办公模式应运而生，但办公效率仍有待提升。为了解决该问题，文章首先调研分析了当前远程协同办公效率低下的现状及原因，进一步提出了相应的提升方法，为相关企业和工作单位提供参考，具有一定的理论意义和实用价值。

[关键词] 远程办公;协同办公;互联网经济;效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 041

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）19- 0098- 03

0      引    言

随着全球互联网经济时代的到来，企业发展不再局限于一个地区，甚至一个国家，越来越多的企业都在全球各地设立员工办公地点，员工也可以根据自身的需求和情况选择适合自己的办公环境，不再局限于办公室，可以在家里、咖啡厅，进而催生了远程协同办公模式[1]。远程协同办公由来已久，具有灵活性强、运营成本低等显著优点，但由于诸多因素的影响，目前许多企业或者单位的协同办公效率较低。为了解决该问题，本文首先调研分析了当前远程协同办公效率低下的现状及原因，进一步提出了相应的提升方法，为相关企业和工作单位提供参考，具有一定的理论意义和实用价值。

1      远程协同办公现状分析

目前，经过调研发现，远程协同办公的概念由来已久，市面上也有一些远程协同办公工具已经被企业使用，例如腾讯推出的企业微信、阿里巴巴推出的钉钉、字节跳动推出的飞书等纷纷为企业运营开放免费服务项目，采用数字化、移动化办公方式构建了一条“远程协同”的生命线，通过远程办公的员工也越来越多。据前瞻产业研究院的调查数据显示，2005年中国仅有180万名远程办公员工，而到2014年，这一数据上升到360万，九年间年均复合增长为8%，按照这一增速进行推断，2020年远程办公人数应该已经达到490万人，具体如图1所示。

在市场规模方面，前瞻产业研究院数据统计显示，2012-2017年，我国远程办公平台市场规模呈现较大的增长，2017年远程办公规模达到60亿元，同比增长68.07%。2012-2017年市场年均复合增速达到95.52%，具体如图2所示。

从图1和图2可以看出，虽然国内远程办公人数和市场规模在逐年递增，但实际上，远程协同办公目前在国内并不普及，办公效率低下，经过分析发现主要存在远程办公模式普适性差、管理制度不完善、相关工具支持不到位等问题[2]。

1.1   远程办公模式普适性差，接受度低

经过调研分析，目前的远程办公模式普适性不强，对于企业的行业类型有一定的要求。例如，互联网、IT等不需要集中人力、车间操作等类型的企业可以采用当前的远程办公模式，但对于工业制造、建筑等类型的企业，由于物联网、智能制造等技术尚未达到大规模商用的成熟程度，导致当前的管理水平还停留在信息化水平，尚未达到智能化管理，企业内部员工大多数也不具备远程办公模式下需要的学习能力与沟通能力，导致这类企业对远程办公模式的接受度偏低，而这类企业在国内企业中占据了较大比例，进而导致目前国内企业远程办公普及率较低。

1.2   相关管理制度尚未完善

目前大多企业都没有完善的远程办公管理制度，比如任务分配制度、绩效考核制度、远程汇报制度等，这些企业管理制度的缺失是国内远程办公普及率低、办公效率低下的根本原因，因為企业是远程办公的发起者。如果没有清晰的任务分解和分配制度，就会因为任务之间的联系而增加过多的沟通;没有明确的绩效考核制度，就不能约束员工的工作过程;没有及时的远程汇报制度，就有可能会导致项目工期延误等问题，这些问题都会进一步降低远程协同办公的效率。

另一方面，远程协同办公的出现是伴随互联网经济时代及云计算等新技术而产生的新型用工形式，对其性质和范围如何界定，劳动法并未作出明确规定，国内也没有推出其他明确针对远程协同办公的具体细致的法律法规，所以在出现相关纠纷时，无法保障企业和员工的权益，进一步降低了人们对远程办公的接受度[3]。

1.3   相关工具支持不到位

虽然市面上已有较多的远程协同办公工具，但这些工具大多数只能满足一些基本的远程办公需求，但每个企业的实际情况不同，因此不能完全满足不同类型企业对于远程办公的需求，即使能够满足需求，使用者也不能充分地理解工具开发者的意图，而不能很好地应用这些工具[4]。对于互联网、IT类企业而言，远程协同办公工具仍需要在远程会议、远程资料共享、信息安全等方面加强改进，降低沟通密度，提高信息安全管理水平;而对工业制造、建筑类企业，受制于一些基础技术尚未实现，当前尚没有一款能够将物联网、云计算、大数据等技术与互联网平台充分结合的远程协同办公工具，导致当前这类企业远程协同办公普及率低，即使能够远程办公，效率也比较低下。

2      远程协同办公效率提升方法

针对前文分析得出的远程协同办公效率低下的原因，本文分别提出了相应的应对方法，包括提高远程办公效率、完善相关管理制度、加强相应工具的研发三个方面。

2.1   提高办公效率

企业内部办公效率的提升可以直接提高企业远程办公效率，为了提高企业内部办公效率，应该加强员工素质的培训，强化员工的协同办公意识，提升员工的沟通能力和学习能力。另外，远程办公效率的提升不仅在于同一公司内部办公效率的提升，也来源于上下游企业之间的关联，在远程办公过程中，要注重与供货商和客户的沟通效率，通过远程办公平台或者其他渠道及时获取团队内部其他同事的工作进展，提前做好准备，提高办公效率。

2.2   完善相关管理制度

根据前文所述，完善相关管理制度应该从以下几个方面入手。

（1）任务分解与分配制度

远程协同办公由于是远程沟通，因此在传统办公模式的基础上对于任务分解和分配制度提出了更高的要求，企业应该严格按照WBS工作分解法进行工作任务分解、工作任务时间估计与责任分配，并在此基础上尽可能降低工作任务力度以便后续的考核，同时需要将工作任务分配的结果在远程办公平台上透明公开化，让参与到一个项目中的远程办公人员了解整个工作任务的分配情况，以避免不必要的沟通与矛盾[5]。

（2）绩效考核制度

远程协同办公由于管理人员距离员工较远，对于员工实际工作过程并不了解，因此需要在传统办公模式的基础上改进绩效考核制度，加强结果导向，减弱过程导向，以员工的工作输出和工作结果作为主要的考核依据，不采用员工自评和互评的方式，主要由相应的管理人员进行直接考核，并将考核的过程和结果透明公开化，在远程办公平台上实时更新员工的工作内容，让员工能够看到自己权限内同事的工作内容和工作成功，促使考核过程更加公平公正。

（3）流程管理优化

为了保证远程协同办公时，整个团队，甚至整个企业的工作节奏一致，应该优化企业内部对工作流程的管理，提高关键工作流程的决策速度，更快速地实现部门之间的合作与沟通。而对于远程办公平台而言，需要支持这些优化后的工作流程，比如支持不同部门进行工作信息、数据的及时同步，支持团队内成员进行远程工作汇报，从而能够快速对齐工作过程中的进展、问題及风险，减少由于工期延误而导致整体工作效率低下的情况。

2.3   加强相应工具的研发

远程协同办公工具的研发应该结合实际情况进行，根据企业自身的业务、管理和运作机制来确定办公工具的开发需求，而不是选用其他公司对外提供的远程办公服务，在工具使用过程中，还可以根据使用者的反馈情况进一步对工具进行迭代更新，逐步完善企业的远程办公工具。以制造类企业为例，远程协同办公工具应该充分考虑互联网平台与物联网技术、办公软件的衔接、生产平台的上下游关系、知识库和档案库的衔接等方面，从而提高远程办公效率[6]。

3      结   论

本文通过分析远程协同办公的现状，明确了当前远程协同办公效率低下的原因，通过进一步分析发现，可以通过提高办公效率、完善相关管理制度、加强相应工具的研发三种方法来提升远程协同办公的效率。本文研究的内容可以为相关企业提供参考，具有一定的理论意义和实用价值。

主要参考文献

[1]王若琪，张爽.互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究[J]. 经营与管理， 2018（1）：87-92.

[2]段新冉.浅析远程办公及其管理[J]. 现代企业教育，2010（12）：74-75.

[3]李红.远程办公的影响与应对策略研究[J]. 长江大学学报：社科版，2012（12）：56-58.

[4]鲁进. 网动视频会议远程办公“小能手”[J]. 计算机与网络， 2016， 42（18）：35.

[5]杜盛楠， 张永军. 远程办公：影响、挑战与策略[J]. 现代企业， 2017（6）：16-17.

[6]王辉. 远程办公的优缺点和解决方案[J]. 数字通信世界， 2017（7）：44.