基于ERP环境下的采购与应付款管理

包根梅

[摘    要] 随着科技的日新月异，绝大多数企业都已经实现了ERP的应用。在日常教学中，学生对各种不同的采购业务及相应的应付款核算的处理流程比较茫然，经常出现各种各样的错误。在此，笔者结合教学中遇到的案例详细介绍相关的操作，供初学者学习和业内同行参考。

[关键词] 采购管理;应付款管理;核销

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 035

[中图分类号] F232    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）19- 0080- 03

0      引    言

在用友ERP U8 V10.1財务软件中，采购管理与应付款管理一般常规的操作流程是：采购请购单、采购订单、采购到货单、采购入库单、采购发票、采购结算;在完成上述相应单据后，由会计人员在应付款管理系统进行应付单据审核并制单，存货核算系统中正常单据记账及生成凭证，进行采购成本的确认。在ERP环境下，这个流程往往有各种分化，注意分析。

1      货到票到的采购业务处理

同一个自然月内货到票到这是一种理想情况的采购，一般有下列九种情况。

1.1   货到票到款未付的采购业务

案例1：2020年1月1日，甲公司（商业企业，一般纳税人）采购员A根据销售部门的需求与供应商111公司签订购销合同，约定订购苹果汁100箱，单价124.30元（含税，增值税税率为13%，以下同），交货日期为当天，付款条件为（2/10，1/20，n/30）。（单位：元）这笔业务在用友ERP U8 V10.1中具体分工操作如下：

（1）由采购人员在采购管理系统填制采购订单，保存并审核;再根据采购订单生成采购到货单，保存并审核（仅保存则不能进入后续操作）;

（2）由仓库管理人员在库存管理系统根据到货蓝字生成采购入库单，保存审核，传递至存货核算系统;

（3）由采购人员在采购管理系统根据入库单生成采购专用发票，保存并审核，传递至应付款管理系统。再进行采购结算，采购结算意味着本笔采购业务的完成;

（4）由财务部门的会计人员在应付款管理系统中对由采购管理系统传递过来的采购专用发票进行应付单据审核并制单，生成凭证：

借：在途物资                       11 000

应交税费—应交增值税—销项税额  1 430

贷：应付账款—一般应付款          12 430

（5）由会计人员在存货核算系统对由库存管理系统传递过来的采购入库单进行正常单据记账，并生成确认采购成本的凭证：

借：库存商品       11 000

贷：在途物资     11 000

上述业务是在理想状态下的当天采购当天到货当天票到，在真实的工作情境下可能分化成不同的时间，如当天采购、三天后货到、五天后票到，则在相应的业务日期进行上述操作即可。

1.2   货到票到款即付的采购业务

案例2：2020年1月2日，甲公司采购员A与供应商222公司签订购销合同，约定订购葡萄汁200箱，单价135.60元，交货日期为当天，结算方式为当天以电汇支付。（单位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（5）步同上例;

（3）由采购人员填制采购专用发票，在发票上单击现付，进行付款信息的填写，再采购结算，最后保存;

（4）由会计人员在应付款管理系统对采购专用发票进行应付单据审核（注意勾选包含现结发票）并制单，生成凭证：

借：在途物资                       24 000

应交税费—应交增值税—销项税额   3 120

贷：银行存款                        27 120

1.3   支付定金的采购业务

案例3：2020年1月3日，甲公司采购员A与供应商333公司签订购销合同，约定订购橙汁300箱，单价146.90元，交货日期为13日，当天支付定金5 000元，余款于13日以电汇支付。（单位：元）分工操作如下：

（1）由采购人员在采购管理系统填制采购订单，保存并审核;（本日没有到货、没有发票，所以等到到货收票再做相应的业务处理）

（2）由财务部的出纳人员在应付款管理系统填制付款单，注意表体部分选择为“预付款”，保存付款单;

（3）由会计人员在应付款管理系统中对付款单进行审核并制单，生成凭证：

借：预付账款   5 000

贷：银行存款  5 000

1.4   支付上月采购的货款

案例4：2020年1月4日，开出转账支票支付上月的采购货税款40 000元，以电汇支付。（单位：元）分工操作如下：

（1）由出纳人员在应付款管理系统填制付款单，注意表体部分选择为“应付款”，保存付款单;

（2）由会计人员在应付款管理系统中对付款单进行审核、核销（将本付款单与上月采购专用发票形成的应付款进行核销，意味着本笔往来款项两清），再将付款单和核销单合并制单，生成凭证：

借：应付账款—一般应付款 40 000

贷：银行存款            40 000

1.5   有非合理损耗的采购业务

案例5：2020年1月5日，上月采购的葡萄汁500箱，单价135.60元，今天货到票到，经清点有非合理损耗2箱，为运输部门责任，已经承诺赔偿。（单位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（4）步同案例1：

（3）由采購人员填制采购专用发票，再采购结算，选择非合理损耗2箱，金额240元，原因是运输部门责任，最后保存，完成本笔采购结算;

（5）由会计人员在存货核算系统对采购入库单进行正常单据记账，并生成确认采购成本的凭证：

借：库存商品  59 760

贷：在途物资 59 760

（6）由会计人员在总账系统填制凭证：

借：其他应收款                         271.20

贷：在途物资                           240

应交税费—应交增值税—进项税额转出  31.20

1.6   有合理损耗的采购业务

案例6：2020年1月6日，上月采购苹果汁600箱，单价124.30元，今天货到票到，经清点有合理损耗5箱。（单位：元）分工操作如下：

第（1）-（2）、（4）-（5）步同案例1;

（3）由采购人员填制采购专用发票，再采购结算，选择合理损耗2箱，最后保存，完成本笔采购结算（即把合理损耗分摊到595箱了，单价提高了）。

1.7   有涉及票据管理的采购业务

在采购业务中，往来款一般会涉及预付账款（支付定金）、银行存款（货银同讫或者支付应付账款）、应付账款、应付票据、应收票据（以应收票据支付货款）等。

（1）开出商业汇票

由出纳人员在应付款管理系统下的票据管理界面增加一张票据，注意出票日期和到期日期;由会计人员进行付款单据审核并制单，生成凭证：

借：应付账款—一般应付款

贷：应付票据

（2）结算商业汇票

商业汇票到期后，由出纳人员在应付款管理系统下的票据管理进行结算;由会计人员生成凭证：

借：应付票据

贷：银行存款

（3）以应收票据支付货款

在日常贸易往来中，有时会以应收票据支付全部或者部分货款。

案例7：甲公司以一张应收票据10 000元（1个月后到期）支付上月的采购货款，由出纳人员在应收款管理系统下的票据管理进行背书转让，填入被背书单位（此案例中即供应商），确认金额;由会计人员在根据票据处理生成凭证：（单位：元）

借：应付账款—一般应付款 10 000

贷：应收票据             10 000

1.8   支付有付款条件的货款

案例8：2020年1月10日，开出转账支票支付1日的采购货税款12 430元，以电汇支付。（单位：元）分工操作如下：

（1）由出纳人员在应付款管理系统填制付款单，保存;

（2）由会计人员在应付款管理系统中对付款单进行审核、核销，再将付款单和核销单合并制单，生成凭证：

借：应付账款—一般应付款   12 430

财务费用                 -248.60

贷：银行存款               12 181.40

在本笔业务中，1日的购销合同约定的付款条件为（2/10，1/20，n/30），本公司在10日支付货款，可以享受2%的现金折扣，现金折扣计入财务费用科目。

1.9   采购退货

案例9：2020年1月11日，仓库保管员发现1日从 111公司采购苹果汁有10箱有问题，经过沟通对方同意退货，并当天收到了货款。（单位：元）分工操作如下：

（1）由采购人员在采购管理系统填制采购退货单，保存并审核;

（2）由仓库管理人员在库存管理系统根据红字到货单生成红字采购入库单，保存审核;

（3）由采购人员在采购管理系统填制红字采购专用发票，保存。再进行采购结算;

（4）由会计人员在应付款管理系统中对红字采购专用发票进行应付单据审核并制单，生成凭证：

借：在途物资                       -1 100

应交税费—应交增值税—销项税额  -143

贷：应付账款—一般应付款          -1 243

（5）由会计人员在存货核算系统对红字入库单进行正常单据记账，并生成凭证：

借：库存商品  -1 100

贷：在途物资 -1 100

（6）由出纳人员在应付款管理系统中增加付款单，切换为红字收款单，填入日期、供应商和金额等信息，保存。

（7）由会计人员在付款单据审核界面对红字收款单进行审核，核销及合并制单：

借：应付账款—一般应付款   -1 243

贷：银行存款             -1 243

2      货票分期的采购业务处理

在采购业务中，有时会有货和票分期到的情况，一般来说只要在当月内能二者均到，那么处理同上述。如果二者分开跨月到达，就涉及暂估业务。

案例10：2020年1月12日，上月入库的货，月末当时做了暂估。现在发票已经到。（单位：元）分工操作如下：

参照案例1，订单、到货单、入库单是上月完成的，第（3）-（4）步同案例1;

（5）由会计人员在存货核算系统进行结算成本处理，并生成红蓝凭证，一是冲回上月的暂估，二是核算本笔采购成本（在实际工作中，暂估价和真实价可能会不一致）：

借：库存商品            -11 000

贷：应付账款—暂估应付款 -11 000

借：库存商品  11 000

贷：在途物资 11 000

本月采购的货物，已经到货，至月末仍没有收到采购专用发票，则需要在月末做估业务。

案例11：2020年1月26日，采购到货并入库一批商品，货款暂估为6 000元，直到31日仍未收到发票，则由会计人员在存货核算系统进行暂估处理并生成凭证：（单位：元）

借：库存商品             6 000

贷：应付账款—暂估应付款  6 000

3      采購与应付款管理业务操作中出现的非正常现象的处理

在日常教学和工作实践中，笔者经常接到在校学生及已经毕业的学生的电话或者截图，咨询遇到无法处理的业务，常见的有下列4种：

（1）忘记录入付款条件。有些购销合同上有付款条件的，在填写采购订单时需要录入付款条件，有时操作员漏填，这会导致核销时没有自动生成折扣金额。这时需要先正确计算可享受的现金折扣，再手工直接录入。

（2）核销时上下两份单据有缺失。核销是指付款单和应付款核对后销账，经常有学生核销打开界面时上下两份有所缺失。这主要原因有：一是核销错了，前期不该核销的已经完成了，到了本期则没有相关数据了。此时取消错误的核销即可返回。二是缺失的那份单据没有完成，如付款单没有填制或者没有审核;采购专用发票没有填制或者没有审核。ERP的整个流程控制是严谨的，需要完成相应的处理才到下游可见操作。

（3）应付单据审核时找不到单据。一般有三个原因及相应处理：已经审核了，不需要再次审核;发票已经现付了，需要勾选“包含现结发票”;数据权限控制了，由主管进行数据权限设置，取消有关控制即可。

（4）有错需要返工。有时一系列的操作完成后发现有错，需要逐一返回进行修改。一般是顺路而来，逆路而回。如正常是：采购订单—采购到货单—采购入库单—采购发票—采购结算—应付单据审核—生成凭证。发现哪一个环节有错，则先判断目前在哪一环节，再逐一返回。如删除凭证、删除结算单、取消核销、恢复记账、取消审核、删除发票、删除入库单、删除到货单等。

4      结    语

在ERP日常财务软件的操作过程中，部分学生或会计人员看到原始单据第一反应是会计分录会做，但对财务软件的操作界面不熟悉，不理解相关的单据传导流程，不理解有关取数的原理。这需要我们引导学生在学习过程中严谨认真，联系财务会计的知识，构建整个会计专业知识体系，强化ERP专项训练，达到培养高技能人才的目标，使毕业生能零距离上岗，一毕业马上能就业，节约用人单位的培训成本，从而更好地提高校企合作，为社会提供企业需要的人才。

主要参考文献

[1]牛永芹，刘大斌，曹芳林.ERP供应链管理系统实训教程[M].北京：高等教育出版社，2015.