中小型企业财务信息共享平台的搭建思路探讨

2020-11-27王彪

大众投资指南 2020年1期

王彪

（中体彩彩票运营管理有限公司，北京 100022）

一、中小型企业搭建财务信息共享平台的意义

（一）加强财务数据可用性

经过财务信息共享平台的转化和加工处理，专业性较强的财务数据会转变成简单易懂的企业经营数据，从而变成管理层和业务部门日常决策的有效数据信息支持，摆脱财务数据专业性过强带来的可用性不高的局面。例如，通过行之有效的客户历史回款信息的收集和整理，财务信息共享平台可以将尚未回款天数显著高于历史平均水平的客户进行自动预警，使企业针对此部分尚未回款客户进行特别的关注以及开展针对性的工作。

（二）提高企业的业财融合程度

在财务信息共享平台的搭建过程中，企业的财务和业务部门会形成一个天然的业务交流的机会，财务部门不仅有机会了解业务部门工作开展过程中的困难及财务信息需求，还会了解到业务部门的具体工作内容和流程，而对于大部分中小型企业的财务人员来讲，实现业财融合的最大困难在于对业务部门的具体工作内容和流程的不熟悉。所以，企业财务信息共享平台的意义不仅仅是平台自身带来的功能，还会在无形中提升企业的业财融合程度。

（三）更好的发挥财务部门的财务管理职能

在传统的财务工作模式下，财务部门的管理角色以核算和管控为主，包括预算合规性控制、费用支出范围合理性控制等，而在信息平台的帮助下，财务部门可以更加充分的发挥财务管理职能，例如，在预算编制过程中，财务部门不仅能通过信息平台进行预算金额是否超限的测算，还可以量化某些大金额项目应有的合理预算金额区间，从而提出此类大金额项目预算的合理化改进建议。

二、中小型企业常见的财务信息共享问题

在财务信息共享方面，中小型企业往往面临着如下几方面问题：

（一）财务数据局限于财务账表的制作

在大部分中小型企业中，财务数据易局限于基础的账表层面，可以满足基本的会计账表生成需求。但是，中小型企业的财务部门人员数量往往较少，可为企业经营决策以及成本控制发挥指导作用的财务数据，无法得到系统性的整理、提炼和分享，散落在传统的会计账表及其他业务环节，造成了企业财务信息使用和分享的先天不足。

（二）财务数据与业务需求脱节

与其他经营数据相比，财务数据的特点在于其独有的专业性，非财务领域的企业经营人员往往无法直接从中获取所需的信息，需要具备业财融合基础的财务人员进行有效的转化。但如上文所述，中小型企业的财务人员配置往往较为薄弱，无法充当财务数据的业务转化角色，经常出现企业管理层在进行决策的过程中，需要通过历史财务数据对未来市场进行走势及成本收益的预测，但面对财务部门提供的专业性过强的财务指标，仍然无法从中获取其所需的指导及支持。

（三）财务部门无法充分发挥预算审核及降本增效的财务管理作用

从大部分中小型企业的共性特征来看，资金压力问题往往伴随着企业的发展，在此情况下，财务部门在预算审核和降本增效方面的职能需求非常迫切。但在此过程中，由于财务共享信息无法得到系统有效的整理和利用，财务部门在上述职能的发挥空间非常有限，例如，在企业预算和项目立项的过程中，面对业务部门的项目成本测算，财务部门无法准确有效地对业务部门的成本测算合理性发表有效意见。

三、中小企业财务信息共享平台的建设思路探讨及分析

（一）整体设计思路

结合上文对中小型企业财务信息共享应用以及平台建设的意义来看，中小型企业财务信息共享平台的整体建设思路应包括如下三方面，一是功能范围方面，应注重与企业实际经营需求的切合度为优先，而并非注重信息量和信息范围的大而全，从而提高平台的实用性；二是操作界面方面，应尽可能地减少财务术语和名称的应用，取而代之，应通过业务语言对财务数据信息进行转化，从而提高平台的可用度和便捷性；三是平台的定位方面，财务信息共享平台的定位是通过多维度的历史财务信息收集，为管理层和业务部门提供财务数据及测算结果支持，成为企业日常经常的有力帮手和得力工具。

（二）具体功能设计方面

从平台设计的整体思路出发，中小型企业的财务信息共享平台大致可具备如下几方面的功能：

1、财务成本库功能

（1）功能描述

通过将企业过往的各类财务成本数据进行分类和标签化处理，使用者可以通过平台准确便捷测算各类支出项目的预计成本功能。

（2）实际应用场景

财务成本库功能主要可应用于如下两类业务场景，一是在大金额支出项目的立项决策环节，项目承担部门会根据自身的项目需求以及操作考虑进行成本测算，例如，某企业拟组建技术开发项目团队，承接外部客户的软件开发工作，业务部门从人工支出、运营费用支出和设备购置支出三方面进行了成本测算，并从收入成本角度得出项目可获得收益的初步结论。管理层在进行项目审批决策时，很可能对其成本测算的结果产生疑问，这时可通过财务信息成本库功能，调取类似性质和规模的开发项目成本明细数据，包括人员单价成本、人员投入数量、运营费用明细和设备购置数量及金额等信息，从而可以判断业务部门的成本测算是否处于合理区间，进而做出准确的立项与否判断。二是在企业年度日常经营费用预算的申报环节，对业务部门而言，在进行差旅费、市内交通费、会议费以及各类常规外部服务商等费用项目的测算过程中，往往主观性较强，或者单纯的以往年费用为基数进行简单的增幅加成。借助成本库功能，业务部门可以通过输入本部门人数、平均单月出差人次、主要交通工具类型、主要出差省份、大致每次出差天数、主办的会议类型等参数，从成本库中得到可参考的差旅费、交通费和会议费年度预算金额，再结合自身原有的测算，得出相对更加精准的预算申报金额。

2、财务数据的场景式查询功能

（1）功能描述

针对企业管理层和业务部门对财务数据、指标和术语不熟悉的问题，财务部门可以通过事先的需求调研以及历史交易数据整理，在信息平台中设置若干企业较为常见的业务场景按钮，并以业务语言对使用按钮进行命名，便捷的引导使用者进入其所需的场景功能模块，同样，再通过业务语言对参数输入栏和结果栏进行命名，引导使用者便捷的获取所需的财务数据。

（2）实际应用场景

财务数据的场景式查询功能主要可应用于如下两类业务场景，一是管理层在日常工作中的临时性财务数据查询需求，如果要求财务部门进行数据查询，因为其需求的临时性和多样性，财务部门往往需要较长时间的数据整理和加工，还有可能造成因对管理层需求理解的偏差，提供的数据成果无法满足管理层需要的情况。在此情况下，场景式查询功能可以通过若干场景按钮和参数输入栏，协助管理层获取需要的财务数据，其中，场景按钮名称可以包括“查询利润贡献较高的产品”“查询有回款风险的客户”“查询临近超预算的日常支出事项”“查询收益较高的项目组”“与历史同期的收益比较”等，即通过简要的业务语言，协助管理层进入相应的场景模块。同时，对于参数输入栏名称，我们以“查询已执行完成的预算项目”为例，可以设置“请选择预算所属的部门”“请选择预算执行发生的月份”“请选择预算已完成执行的百分比”“请选择是否为本年度新增预算项目”等，协助管理层通过条件筛选，定位到关注的预算项目情况。

3、财务指标异常波动的预警功能

（1）功能描述

企业经营过程中，财务指标处于动态调整的状态，如果通过传统的线下人工监控，即耗费较大的人力，也极易因数据更新不及时造成财务指标预警的滞后。借助财务信息共享平台，通过与后台财务数据的数据对接和预警逻辑设置，当某财务指标触发预警条件时，平台将对使用者发出邮件或者界面化的提醒信息。

（2）实际应用场景

财务指标的预警功能可贯穿于企业管理层、业务部门和财务部门的整个工作链条，通常情况下，通过需求的调研和经验的积累，财务部门可以总结归纳出企业管理层和业务部门关注的、且有可能为企业带来严重或潜在经营风险的财务指标，当此类指标的预警调减被触发时，企业相关人员将收到邮件、信息或者其他形式的自动预警提示，使企业相关方第一时间获知并采取相应的措施。从预警指标的设计来看，可包括“企业某项成本费用已高于同期的30%”“库存产成品金额已高于历史最高水平”“当月营销费用已超过全年预算的20%”“人员工资已连续三个月同比上升超过20%”、“某业务部门的人均利润已低于企业平均水平的80%”“企业预算执行率已低于同期的30%”等，即将对企业潜在风险最高的若干指标进行预警调减设置，达到企业各方及时获知企业财务风险并及时采取应对措施的目的。

4、财务合规性预警功能

（1）功能描述

对于某些企业而言，除了营利性指标以外，企业同时要遵守国家政府部门或行业性法规的政策性要求，在此情况下，企业面临将部分财务指标控制在法规范围之内，以及避免触发某些零容忍的红线事项。借助财务信息共享平台，财务部门将法规和零容忍事项进行事先的逻辑设置，当某财务合规事项触发预警条件时，财务信息共享平台可以起到合规性提示的功能。

（2）实际应用场景

财务合规性审查功能的实际应用主要集中在预算审批及支出审批环节，各业务部门在进行预算申报或者具体支出审批的过程中，如果某事项触发了事先设置的事项拒绝逻辑，此事项将被自动拒绝，从而达到降低企业财务合规性风险的目的。例如，某中小型国有企业的人事部门编制了企业的人员成本预算，但根据该行业的政府主管部门的人员支出规定，企业的人员成本增幅需与企业的收入和利润变动幅度进行定量的挂钩，当人员成本预算增幅超过政府主管部门上述定量挂钩的规定时，企业将在下年度面临强制性人员成本缩减的处罚。在此情况下，当人员成本预算金额与上述法规出现不一致时，财务信息共享平台将同时向管理层、人力部门和财务部门发出预警信息，使企业及时修正此类财务合规性事项。

四、平台搭建过程中需要注意的问题

根据上文中对财务信息共享平台的建设思路，在平台搭建过程中，需关注如下几方面功能的设置：

（一）针对财务成本库功能

成本库功能的核心目的在于协助企业各方调取同类型支出事项的建议成本金额，纳入成本库后台参考数据的质量对建议结果有着直接的影响。所以，财务部门应根据自身积累的工作经验，对后台参考财务数据中的异常数据和异常业务进行排除，主要包括在某些特殊环境下产生的异常值交易，避免成本库得出误导性的建议成本金额。

（二）财务数据的场景式查询功能

财务数据的场景式查询功能的核心目的在于使用非财务术语，协助管理层和其他业务部门便捷的查询企业的财务信息，所以在搭建过程中应对管理层和业务部门进行缜密的需求调研，保证平台搭建后的可用性。

（三）财务指标异常波动的预警功能

财务指标异常波动功能的核心目的在于及时将对企业有潜在风险的指标提示给管理层、业务部门和财务部门自身，平台搭建的过程中需要财务部门对企业的历史财务数据进行整体性和专题性的回顾分析，从中提炼有价值的预警指标，并制定合理的预警阈值，保证平台的预警质量和频率在合理范围之内，既起到及时预警的作用，也避免阈值设置不合理导致的无效预警过多。