浅谈以档案管理为抓手服务经济建设

2020-11-27王燕

市场周刊 2020年3期

王燕

近年来，档案管理工作得到了长足发展，但因为过去陈旧的管理理念和管理模式依旧存在，在很大程度上影响档案管理效率的提升，同时，档案信息化建设有待加速，社会经济的发展让越来越多的人开始重视档案管理工作的创新改革，我们也应当认识到推进档案管理效率的提升对于促进社会经济建设发展的重要意义。

一、档案管理是服务经济建设的重要组成部分

档案管理工作能否科学高效地开展直接关系到档案资源能否得以充分有效地开发利用，关系到档案管理能否更好地为经济建设服务。作为一项系统性复杂性的工作，档案管理包含了档案材料的收集、整理、分析、归档、保存、利用等内容，在新时期新环境下，必须要进一步推进档案管理创新，转变传统的管理理念和管理模式，确保档案管理工作能够符合新时期的要求。

(一)经济全球化的推进在客观上要求档案管理工作创新发展

经济全球化属于世界经济发展的必然趋势，在这一形势下要求档案管理创新，档案材料记录了单位各项工作业务开展情况和科研技术资料，具有记录历史、服务未来的作用，也是单位领导进行科学决策的重要参考依据。在社会经济持续发展的新时期下，档案管理应当始终坚持与时俱进，真正融入时代发展的潮流中来。如果没有创新就不能够实现档案管理的现代化发展，就无法真正适应经济全球化的要求，因此，唯有重视档案管理工作的创新发展，提升档案开发利用效率，才能够真正跟上时代发展的脚步。

(二)日益激烈的市场竞争环境要求档案管理工作要尽快创新改革

档案管理的目的是为了充分发挥出档案资源的优势，确保档案资源能够更好地开发利用，尽可能带来更多的经济效益和社会效益，不断提升单位市场竞争力，为经济建设带来更好的服务。在面对现代科学技术和优秀人才的竞争时，若不能坚持创新与发展的观念，必然会导致档案管理工作无法适应新时代的要求，因为档案管理和单位其他部门的业务活动具有非常紧密的联系，档案管理工作的科学高效开展必须要依靠单位所有职工的主动配合，借助于强化宣传工作，让所有职工都能够主动树立档案管理意识，充分认识档案管理对单位发展和竞争力提升的重要性，让他们都能够参与和支持档案管理工作，确保档案管理目标的最终实现。

二、档案管理工作存在的问题

单位各项工作的开展和社会各项事业的发展都与档案紧密联系，在全面建成小康社会的过程中，档案管理工作的重要性尤为凸显。习近平总书记明确要求，档案管理工作必须要坚持依法管理，朝着更加开放化和现代化的方向发展。推进档案管理创新，促进档案开发利用效率的提升，是所有档案工作者必须要深入研究的课题，但从当前的实际情况来看，档案管理工作中依旧还表现出如下几点问题：

首先，服务意识有待提升。部分档案工作者工作中存在惰性思想，管理方式也较为陈旧，档案资源难以得到有效的开发利用。其次，管理理念滞后，如没有充分认识到档案管理的重要性，部分档案工作者甚至单位领导对档案工作表现出一定的认知误区，觉得档案管理仅仅是抄写、保管资料文件，并不是单位的主要工作，无法产生经济效益，只要保护好、不丢失即可，忽略了档案管理工作的核心思想，对档案管理工作不够了解。再次，档案管理方式滞后，一些档案管理工作者并未参与过专门的岗前培训，对档案管理的基本要求、档案信息化管理工具的使用和档案归档收集标准等不够了解，档案管理意识薄弱，还有部分单位存在档案工作人员身兼数职的现象，难以将全部精力投入档案管理工作中来，常常仅仅是将文件材料放进档案盒，并未第一时间整理归档，在很大程度上影响后期的使用。第四，档案管理软硬件环境不完善，档案室没有做好通风工作，导致档案材料霉变，影响档案的查阅使用。最后，创新意识有待增强，部分档案工作者没有主动树立现代化的档案管理理念，依旧还存在重管理轻利用的思想，无法真正将管理与开发利用联系起来，没有做到管用结合、管控与开放同步，影响了档案开发利用效率的提升，创新活力不强，没有真正协调好经济效益和社会效益之间的关系。

三、以档案管理为抓手服务经济建设的对策建议

(一)创新档案管理机制

首先应当是政策法规方面的创新。档案工作必须要尽快推进落实政策法规与制度建设工作，确保档案管理服务经济建设能够有法可依，做到执法必严。其次是档案管理理论方面的创新。近年来现代科学技术的飞速发展和全面深化改革的持续推进，现代信息技术也越来越多地被应用到档案管理工作中来，对传统管理模式提出了挑战，因此，档案工作者必须要积极推动管理理论创新，以更加科学的指导档案工作服务经济建设。最后是档案管理体制方面的创新。档案管理囊括了档案材料的收集、整理、鉴定以及开发利用，属于紧密衔接的环节，要实现创新就应当有更加完善系统的机制来予以保障，避免管理过程中的盲目性，要尽快构建一个更加完善的流程予以约束，建立一套职责清晰、程序规范、运转灵活、科学高效的档案管理工作机制。

(二)创新档案服务理念

创新档案管理服务理念，积极转变过去那种传统的档案管理模式，制定适应新时代发展的档案管理服务规划，确保档案事业的持续健康发展，为经济建设提供更多助力。一方面，应当推动服务思想与服务意识的更新，坚持解放思想，转变过去重保管轻利用的思想认识，主动树立更加积极主动的服务思想；另一方面，必须要开展好现代化档案管理宣传工作，树立与时俱进、不断创新的思想理念，增强档案管理服务改革意识，为创新服务打好思想基础。

(三)创新档案管理方法

档案管理属于单位经营管理工作的重要环节，为更好地服务单位的持续健康发展和经济建设发展，必须要坚持创新，构建更加完善的管理制度，研究更新的管理方法，强调档案管理服务活动中的质量管控。近年来，现代经营理念的建立与发展，在单位各项业务活动过程中产生的档案材料表现出更加多元化的特征，让档案材料的内容包含了管理决策、人力资源、经营服务等各个方面，唯有持续推进档案管理创新，才可以为单位的持续健康发展带来更大的保障与支持。也唯有借助于档案管理方法创新，才能够真正让档案管理活动更加便捷化和高效化，从而充分发挥出档案材料的开发利用价值，更好地为经济建设服务，为社会经济发展提供更多有价值的档案资源，推动档案管理工作朝着更加科学化和现代化的方向发展。

(四)创新档案服务手段

一方面，在开展档案服务的过程中应当做到文明礼貌，为使用者带来更加优质的服务，充分尊重用户，打消他们在调取使用档案时可能产生的顾虑与疑问。与此同时，还应当强调服务效率的提升，在提供服务的过程中坚持做到高效便捷，尽可能满足使用者的需求；另一方面，在提供现代化服务的基础上还必须要做到扬长避短，充分尊重老用户旧习惯的同时需要逐步引导其树立新的思想观念，让其学会应用信息化工具。档案管理工作人员应当将信息技术灵活应用到服务过程中来，借助于服务的多元化、现代化来满足各个使用者不同的需求，让档案服务朝着更加高水平和高层次的方向提升。

(五)完善档案管理工作制度

1.尽快完善档案管理制度，确保档案管理服务的各个环节都能够有章可循

档案管理部门应当保证做到责任落实到岗到人，不断增强管理人员以及科研人员的档案意识；档案通报提升各部门责任意识，确保各部门负责人能够对本部门档案工作进行有效的监管；设置档案管理工作小组，对档案管理工作的开展情况予以定期检查和督促，第一时间找出问题并解决，同时，应当构建档案管理考核评价机制，对档案管理服务工作实施定性定量考核，坚持分级分类指导和动态化管理，促进档案管理制度化建设目标的实现。

2.尽快建立健全档案收集管理机制，确保档案材料的完整性

要严格根据各种文件材料的不同类型予以收集归档，明确各种文件的归档范围和保管要求；优化档案材料收集方法，坚持广泛收集与重点收集相融合；明确档案收集的时间要求，结合不同类型档案的形成规律，拓展档案收集范围，不仅要收集整理纸质档案，还需要对照片、录音、视频等档案进行收集归档。

3.建立完善激励制度，进一步调动工作主动性和积极性

过去因为档案管理工作并未与相应的奖惩激励相结合，所以很多档案管理人员和单位都不是非常重视此项工作。建立健全档案管理激励机制是促进档案管理工作创新发展的重要组成部分，通过构建定期检查评比机制，从组织领导、服务水平、业务能力以及档案质量等各个方面实施量化考核，充分调动各岗位人员和各部门参与档案管理工作的主动性，相关指标要根据档案工作的具体情况予以合理调整，针对工作突出的责任人和部门予以表彰与奖励，确保档案管理服务工作效率的不断提升。