浅谈电子发票对科研经费管理的影响

黄 勇 朱晨琦

电子发票是信息时代的产物，其广泛应用，能给科研经费管理带来便利，同时也使科研经费管理面临较大挑战。

一、对科研经费会计档案管理的影响

会计档案信息既可以反映各项经济业务的完成情况，也可以明确经济责任。会计档案整理是会计工作中一个重要的环节，只有经过科学的整理，才能更好地发挥会计档案信息的作用。作为会计档案中的重要元素，发票管理尤为关键。

电子发票的应用虽然给科研经费收支工作带来了极大的便利，但电子发票的管理仍然欠缺一些配套的法律制度。为适应电子商务、电子政务发展的要求，2020年3月23日，财政部、国家档案局联合制定发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，进一步规范、明确了电子会计凭证报销、管理等有关问题。科研经费由无数个科研项目构成，不同类型的科研项目对应的管理方法和要求也各不相同。结合通知中提出的管理要求和科研经费的特点，我们可以构建一个电子发票管理平台，为每个科研项目设立一个电子票据夹，其中设置待报销电子发票、已报销电子发票，根据不同的查询要求，多维度地了解科研经费的收支情况。

可以结合现有的电子发票信息抓取技术，对电子发票上的信息进行归纳、整理，既便于项目人员实时了解业务开展情况，也方便财务人员定期对单个或同类项目进行对比分析，从财务的专业角度判断项目到款情况、增值税额抵扣情况、不同税务分类编码下的经济业务发生情况是否合理、合规。

二、对经费核算管理的影响

电子发票和纸质发票具有同样的效力，其以互联网为传播媒介，大大缩短了发票的传递时间，缩短了财务报销业务的周期，同时也降低了资金风险。

（一）简化报销流程

报销传统纸质发票依靠人为审核，首先要对大小不一的发票进行验真和整理粘贴，其次要填报销单并等待负责人审批，财务人员拿到审批过的报销单后，还需一一核对发票信息，判断是否合理，再判断报销内容是否合理，最后将审核完毕的费用进行报销，将不符合要求的发票退回。而电子发票的出现，使财务报销工作得以简化，由于电子发票格式固定，且呈现方式直接明了，不存在模糊不清的特殊情况，所以可以结合现有的图像信息采集技术，在取得发票的第一时间，通过手机扫描发票得知真假。真实的电子发票可以直接被电子票据夹记录，而虚假的电子发票则被退回，无法成为报销单的可用附件。根据抓取的税务分类信息和品目信息，可以快速形成报销单明细，减少了报销单的填报时间，也减轻了人工校核负担，财务人员可以直奔重点，关注经济业务本身是否合理，大大提高了工作效率，能够防止因视觉疲劳而提升审核错误风险。

（二）降低资金风险

财务核算是加强科研经费管理的一个重要环节，通过核对项目内容、发票和相关附件，我们可以判别经济业务的发生是否合法合规，便于及时发现问题，纠正差错。财务核算的重点主要在于判别发票的真伪，判别开票信息是否正确、真实合理。相比纸质发票，电子发票的格式固定且规范，方便收取后采用手机App或者网络查验等多种方式进行验真。结合上一节所述的电子发票管理平台，我们可以在电子发票录入电子票据夹时就设置验真关卡，即电子票据夹与税务系统相衔接，发票收取人扫描的电子发票应符合以下三个条件：一是电子发票验证为真，二是电子发票上的付款人信息符合财务核算要求，三是电子发票的类型与对应的科研项目性质相符。同时符合以上条件，电子发票才可进入待报销的电子发票模块，反之则被拒绝且无法发起后续报销单流程。另外，我们还可以对电子票据夹中待报销的发票提前进行疑点监控。发起报销单流程时，报销申请人选中对应的一张或多张电子发票，系统对已选中的发票进行初步筛选排查，抓取税务分类以及品目名称、规格、数量等字段，与预先设定的合理范围相匹配，如果出现匹配不成功的情况，对应的发票将被自动标注，在办理财务核算时，财务人员可以被提醒关注。

三、对预算管理的影响

预算管理工作贯穿科研项目的整个生命周期，预算编制、预算执行、预算考核及绩效评价方面都有着相应的要求。各个科研项目在预算管理方面的要求和流程均不一样，结合电子发票的使用频率，本节选取预算执行这个方面，简要探讨电子发票对预算管理的影响。

（一）预算执行疑点监控

预算编制工作早于预算执行工作，财务核算是预算执行的账务反映，因为预算工作和核算工作相互分开，容易造成一笔经济业务，符合财务核算的要求，但是与项目立项时申报的预算编制不符。为了避免这种情况发生，可以利用电子发票管理平台，抓取电子发票上的信息，按照自定的判断值进行匹配，超出判断值即可设置为疑点，后续再由预算管理人员进行人工核实。比如某个项目的专用材料费为10万元，预算编制时，其中5万元用于购买电缆，在以往的预算执行监控中，我们很难细致地追踪每个预算科目的具体执行情况，但通过电子发票平台，抓取已报销发票中的“品目”字段，汇总出该项目用于购买电缆的费用高达8万元。这时，我们可以进一步向项目人员了解情况，同时根据科研经费管理办法进行相应的预算调整工作或者退还报销款。

还可以将电子发票上的其他信息与具体业务进行比对，比如报销差旅费发票时，匹配发票的开票属地是否与项目预算中的差旅费计划执行地一致，保证科研经费中差旅费的使用合理合规。

（二）预算超支提前预警

在科研经费管理中，预算超支也是财务人员头疼的问题之一，以往对预算超支的管控往往是滞后的。项目人员对科研经费预算科目的理解不够专业，经常会出现拿发票到财务部门报销时，财务人员告知这张发票应该从另一个预算科目报销，且正确的预算科目的可用额度不足以支付的情况。这种情况容易导致科研人员和财务人员之间产生不必要的摩擦，使科研人员对财务基础工作产生抵触心理。由于预算科目内容和金额固定，我们可以根据具体编制的预算内容设定税务分类和品目名称范围，当项目人员取得电子发票进行扫描时，系统根据电子发票上的税务分类和品目进行计算分析，一旦发生超预算的情况，项目人员便无法选择该电子发票填报报销单。

四、面临的其他管理挑战

电子发票是传统纸质发票的重大突破，但是任何新兴事物在具有明显优势的同时，也有不可忽视的缺点。

（一）网络安全问题

电子发票的生成和存储完全依赖互联网，开具和收取电子发票需要独立的服务器作为数据基础载体，这需要财务部门配备专业的网络安全员定期维护，保证服务器的正常运转。一旦网络被外界攻击，税务局的电子发票开票平台和单位配备电子发票管理平台面临的财务风险和管理风险不可估量。

（二）电子档案管理问题

为方便保管和查找翻阅，电子会计资料可以电子形式保存，形成电子会计档案。但是电子会计档案的采用需要满足有效、安全、完整等相关条件，由于电子发票的数量非常多，且需持续存储，所以对承载电子发票的服务器的性能要求很高，需要一定的设备购置费、场地使用费、存储系统开发费等，因此实施电子会计档案的门槛仍然比较高，实际的推广效果比较有限。

（三）专业人员配备问题

目前对电子发票的研究还在初期摸索阶段，电子发票制度的建立和完善，会延伸很多的系统开发需求，这对科研经费管理提出了更高的专业技术要求、人员配备要求。如何招聘专业的需求开发人员和系统维护人员成为新的管理问题。

五、结语

电子发票还在不断发展和完善的阶段，现阶段和未来还有许多值得我们探索的地方。电子发票不仅仅是税务工具，更是一种经济活动的表现形式，我们需要灵活运用大数据、智能计算等现代信息技术，挖掘数据的价值，实现税务财务数据的集成、业务财务的流程优化，提升科研经费管理的科学性、决策性和有效性。电子发票的出现将赋予科研经费管理新的活力，启发我们搭建科研业务和经费管理内在联系的新桥梁。