浅析新形势下如何加强行政事业单位固定资产管理

徐佳佳

一、行政事业单位固定资产概述及固定资产管理重要性

使用年限在一年以上，价值在1000元以上的非货币资产或者虽未达到规定标准，但是耐用性能在一年以上的大批同类物资都属于固定资产。政府采购中的固定资产主要包括通用设备，专业设备，家具、文物和陈列品等。

首先，固定资产是行政事业单位的重要资产之一，只有做好行政事业单位固定资产管理，帮助国有资产规划采购与管理流程，提高资金使用效率，才能使行政事业单位的业务发展得到良性循环。通过科学配置、合理分配固定资产，多角度全方位地做好行政事业单位固定资产的整合利用，遵循勤俭节约的原则才能够减少资产流失，保证财政资金不被滥用。其次，行政事业单位固定资产管理采购、处置、报废等过程如果由于没有严格的规章制度管束或者审批管理不严格，导致处置报废不恰当，就极易滋生腐败行为，造成国家财产流失，因此，加强固定资产管理可以避免固定资产被侵占，有利于维护行政事业单位财政经济的有序发展。最后，当下正处于事业单位改革的转型期，国家倡导文化事业单位向企业型单位发展转变，在转型的过程中，优化职能机构改革的同时会涉及固定资产的清查工作，涉及对行政事业单位现有固定资产的统一盘点核算，如果能够制定出相对完善的固定资产管理体制，避免出现遗漏和错报，就可以从根源上杜绝可能存在的漏洞问题，帮助行政事业单位体系在日后的改革或者转型中顺利过渡。

二、行政事业单位固定资产管理存在的问题

（一）管理缺失，导致固定资产账实不符

行政事业单位主要的固定资产设备是电脑、打印机、相机等，但是目前许多行政事业单位固定资产管理人员只注重采购管理，却忽视了对固定资产的使用管理，按照预算指标金额和数量进行采购后没有将固定资产指派专人监督，购买后就直接分发给有需要的人，却忽视了登记固定资产卡片，无法将固定资产对应到实际使用的部门和人员，个人或者部门在人员调整和离职的状态下也没有相应的交接固定资产的流程，可能导致没有及时归还设备就被其他部门挪用或者带走等情况的出，最终导致实际使用数少于账面数现，而这都是缺乏后续跟踪管理带来的结果。有些设备属于上级部门无偿划拨的，由于不需要进行账务处理，财务人员与资产管理部门就无法做到互通，最终设备年久丢失或者存放不用直接到了报废年限，造成财务数据与资产管理数据无法匹配。

（二）体制内部改革，领导缺乏监督

近年来，许多行政事业单位都进入了转型改革的发展阶段，存在分立或者合并，领导班子也经历了各种调整，在主管领导尤其是财务主管或者会计人员离职后，新任人员在固定资产管理交接中没有合规详细的程序和流程，导致新任人员无法对原有情况进行深入了解。主管领导对固定资产管理的重视度也不够，固定资产出现各种历史遗留问题无法解决，使得盘点时出现实物与账面不符的现象［1］。例如，某些设备已经被变卖但是财务部门并没有收到报废审批单，导致该设备在账上仍然存在；部分已经提足折旧可以报废的设备却找不到实物，无法核实资产存在情况导致无法报废，只能在固定资产管理部门中继续堆放；已经可以报废损毁的，需要向上级主管部门和国家资产管理部门进行报送审批，提供报废、变卖的书面报告，但在实际中却没有经过审批直接报废，造成国有资产的严重流失。

（三）固定资产内部控制有待加强

有些固定资产已使用多年甚至无法运作，但是由于行政事业单位固定资产存在预算管理机制，因此，在当年部门领导没有申报预算情况就无法更换电脑；有些部门又因为多次申报预算导致资产更新过快造成资产浪费的情况。资产管理部门没有在制定预算的同时了解各部门员工的需求，只依赖于部门领导申报的预算指标，部门职责不明确，导致资产配置存在严重缺失。有些从事宣传性工作的事业单位，其专用设备如大型摄录机、图形工作站等都是价值不菲的固定资产，但是由于互联网产品更新换代快以及使用不当导致损耗严重，使部门人员盲目过多地采购；还有一些为了特定项目而必须购置但是日后使用频率较低的固定资产，无法充分发挥其应有的价值。另外，还存在大额固定资产采购项目并没有经过主管领导协商讨论购买的实际利用价值就直接采购，采购后也没有明确的管理和使用规则的现象，这种不良的购置习惯会阻碍行政事业单位固定资产管理的健康发展，也为以后的固定资产管理及核算埋下了隐患。

（四）固定资产清查制度不健全

目前很多事业单位在固定资产清查管理方面没有建立良好的管理机制。随着事业单位的规模扩大，业务模式的转型，资产的配置需求也在逐日增加，资产采购、变更、报废的频率也较以往更高，这就对单位的固定资产清查与盘点提出了更高的要求。但是目前很多行政事业单位在固定资产管理上缺乏完善的清查制度，导致固定资产实物的增减变动情况无法得到及时的反馈；也没有将以往年度的固定资产进行电子化存储，在资产清查时会出现漏查、错查等现象，造成固定资产数据处理不及时、不准确，对后期资产折旧和摊销产生不利影响。

（五）政府采购预算计划设定不合理

政府采购预算管理计划的制定对固定资产的采购与管理具有重要的奠基意义，拥有良好的预算采购计划可以帮助行政事业单位合理地采购和配置资产。但有些行政事业单位在制定政府采购预算计划时，只是在原有的固定资产采购预算的基础上进行简单的增减，而忽略了与管理部门的沟通，没有考虑实际的使用情况和耗损程度，甚至在没有进行年度盘点清查的情况下就上报了采购预算计划，导致超标采购和重复采购现象的出现，严重违背了厉行节约的优良美德，也浪费了财政资金［2］。

三、新形势下加强行政事业单位固定资产管理的措施

（一）做好固定资产的清查和处理工作

要做好固定资产清查和处理工作，一是要建立有效的固定资产清查机制，二是健全固定资产处置的规章制度。

第一，在新形势下应建设固定资产定期清理的新模式。随着行政事业单位固定资产数量规模的不断变化和增加，加快推进行政事业单位固定资产信息化建设迫在眉睫。行政事业单位可以充分利用网络时代高效便捷的技术，建立云会计平台和大数据系统等固定资产信息管理系统，以建立健全行政事业单位固定资产的灵活管理机制，在资产清查过程中给各个固定资产建立电子档案，实现落实到人，可以通过电子档案查询固定资产的信息情况，落实可视化的固定资产信息数据，做到可以随时调取固定资产的使用现状和归属，这样不仅可以提高盘点效率也能给固定资产管理以及预算计划的制定提供可靠有用的数据信息［3］。其次，行政事业单位要建立一套有效的清查审批制度，从“谁使用谁负责”的原则入手，落实责任到人制度，严格规定固定资产使用人的责任和义务，坚持每年进行两次全面清查工作，保证能准确记录固定资产的使用和变动过程，对于已经报废或者不能使用的固定资产及时进行上报清理，避免出现固定资产堆放，影响盘点结果的真实性。

第二，固定资产处置应合法合规。行政事业单位的固定资产折旧年限相对于企业来说更长，在管理上具有持续时间较长、后续计算复杂、计算量大等特点。而固定资产处置与固定资产购入、折旧、计提减值准备等都存在重大关联，因此，管理好处置环节的固定资产对于保护国有资产的完整性，避免经济损失具有重要意义。在固定资产处置清查过程中可以建立专门的监督管理机制，核查固定资产是否在规定的年限内按期进行了折旧，定期检查报废的固定资产实物是否确实不符合办公需求并且都已到达报废年限［4］；观察固定资产的报废审批单是否已经得到领导和上级部门的审批，对于资产管理部门提出的报废清单，财务人员要认真审查是否与账面数据和信息一致，提供核对清单并移交领导审批，最后通知上级资产管理部门对报废的固定资产进行核销；同时还要安排专人负责监督报废变卖过程，这样才能避免随意报废等情形的出现，以降低行政事业单位的财政风险，实现国家资产的保值。

（二）加强风险意识，规范管理机制

在进行行政事业单位固定资产管理的过程中要树立正确的思想意识。首先，单位主要负责人要提高对固定资产的管理意识，加强自身责任感，明确责任分配和责任范围、及时与领导和财务部门人员进行沟通，规范管理机制。只有从领导到管理员自上而下地提高整体意识觉悟，才能将固定资产管理制度更好地执行下去［5］。其次，针对行政事业单位体制改革带来的内部人员调动，可以让这些在位的与固定资产相关的工作人员向新任人员做一次汇报，尽可能地办理好交接前对固定资产的盘点清查，对其中存在的问题进行梳理，并要求在岗人员给予解答。最后，在重视日常资产成本控制的同时还要做好预算管理工作，固定资产预算是决定单位采购以及核算的重要组成部分，在符合单位需求以及成本控制的前提下，要尽可能地在预算范围内对固定资产进行科学配置，这样才能提高行政事业单位的资金配置效率，满足单位长期发展目标的要求。针对特定项目需要用到的专用设备，可以采取租赁或者调用的形式使用设备，避免盲目采购浪费资源。

（三）将固定资产管理纳入绩效考核

可以将固定资产管理纳入部门考核绩效指标中，让每个员工都能充分重视固定资产管理，明确责任到人，可以对部门固定资产的使用情况进行追踪调查，及时汇报各部门固定资产的状态及使用情况，在有离职或者新调入员工时要及时向资产管理部门进行报备，对固定资产给予收回和重新分配，使固定资产流转形成一个完整的链条。同时，各部门要按照要求配合检查工作，建立惩罚机制，对于违反管理制度的行为进行处罚批评，规范固定资产管理的工作目标，这样做一方面可以定期检查固定资产管理职责的履行情况，另一方面也可以为固定资产实现合理配置建立长效机制，避免出现各部门人员资产分配不均、使用效率低下、资产无人认领甚至丢失等问题。

（四）加强对固定资产管理人员的培训

目前事业单位固定资产管理人员素质参差不齐，专门负责管理固定资产的人员更是有限，甚至存在兼职的情形。要想让管理人员面对复杂庞大的固定资产能够做到心中有数，就要建立专门的固定资产人员管理机制［6］。要对加强对固定资产管理人员的管理培训工作，无论是采购还是日后的管理清查工作，只有学习先进的管理经验才能更好地使固定资产物尽其用，充分发挥其应有的价值。尤其是在采购环节中，采购人员应该严格按照政府采购计划执行，应选择适合的供应商和价格进行标的采购，不能为了自身利益盲目采购，要坚持先计划后执行的操作程序。在采购后要仔细核对采购物品是否准确，发票合同是否齐全，领用中是否登记了电子固定资产档案信息等，只有固定资产管理人员加强对流程的掌握和运用才能用活固定资产，帮助单位实现价值最大化。

（五）提高固定资产的使用效率

行政事业单位固定资产的采购通常遵照部门申请审批采购的方式，许多昂贵的固定资产在采购后可能就直接归于某部门使用，没有进行实名登记管理，固定资产管理部门对于固定资产使用过程中是否需要维修和更换都无法了解，有些固定资产因采购年份已久可能无法使用，然而由于找不到维修机构就被放置在一边，在其他部门人员需要使用时也无法及时提供，这样不仅会导致资产的闲置浪费，也会导致资产容易丢失。因此，资产管理部门要对可以移动或者使用次数不多的昂贵设备进行统一保管，在部门人员使用时进行实名登记，定期邀请专人对这些专用设备进行维修检测，邀请专人以讲座的形式传授设备使用技巧，这样不仅可以使这些固定资产得到最大化利用，提高单位的工作效率，同时也能保证资产的完整性和准确性。

四、结语

固定资产是行政事业单位中需要重视的金额较大的资产，是许多科研单位赖以生存的物质基础，是其履行职责、开展业务的保障兵，在日常的管理过程中如果使用不当，就会给行政事业单位带来较大的经济损失。随着行政事业单位资产数量和规模的不断增加，固定资产管理难度也在不断提升，在新形势下为顺应时代发展要求，加强对固定资产的管理，完善各项固定资产管理制度，加强对固定资产管理工作的监督，减少财政风险，只有在程序和制度上形成一套规范的良好的机制，才保证国有资产的完整性。