信息社会视角下公司文书档案管理变革与创新

夏 艳

一、引言

办公室文书工作的科学开展，主要包括行政文件的管理和归档、人员接待、印鉴管理、事项通知、执行和汇报等有关工作。工作内容较为琐碎、繁杂，需要办公室文书具备细化、规范的工作素养和能力。在管理工作变革发展中，需获得制度上、人员素养上的可靠支撑，尤其对办公室文书人员提出了较高的工作能力提升要求。

二、加强企业办公室文书档案管理工作创新的必要性

企业办公室工作开展中，需要对较多的文书档案进行管理，在文书档案管理工作开展中，常常有一定的管控要求，文书档案本身存在内容多而杂的特点，在文书档案管理工作的开展中，需要提升管理效率，而在信息化技术不断应用的过程中，企业管理、利用文书档案的能力提升，更加有利于企业稳定、高效地发展。因此，文书档案管理工作必须进行可靠的创新，以满足工作需要。

（一）提高档案管理效率

档案管理效率提升，主要是依靠企业办公室文书档案管理规范模式，提出创新的档案管理工作模式，解决好档案管理的实际问题，提升档案管理价值，在档案管理工作中提升工作效率。

（二）加深对档案的认识

档案管理工作的开展，是办公室文书档案管理的重要内容，提升档案管理工作效率，重视利用档案信息，有效探索档案管理的实际价值，在档案管理过程中，探索各种科学的资料信息的价值利用模式，以更加到位准确地获得档案管理分析和决策指导，有关工作人员也能加深对档案管理工作的认识，有效服务企业发展。

（三）改变档案管理模式

档案创新工作开展，能使档案管理的基本模式更加科学，档案管理效果有效增强，在档案管理工作开展中，有效改进档案信息的收集、甄别、整合、归类、储存模式，避免档案管理失误风险。通过信息化档案管理工作，可以对文书档案进行规划，保护档案的价值。

三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作改革方法

（一）开展“三全式”管理改革

“三全式”管理模式是对文书档案管理的系统化管理，“三全”即全流程、全员、全方位。档案的全流程管控体现出对档案管理各个管控阶段环节的有效管控，能实现在档案管理过程中，提升对文书档案管理的主动性，对各种档案管理的方式都能有效确定，具备更加明确的文书档案管理的具体方式，对档案管理期间的问题进行有效整合，有利于企业对文书档案资料的实际信息内容的整理收集，提升档案资料的精确度，以全流程管控模式，加强对档案数据真实性、完整性的管控。而在全流程文书档案管理过程中，通过对唯一档案文件建立识别标签，提升对档案进行整理、调用和分析的能力，具备全面管理的价值。全员式管理工作的开展，是通过对企业所有人员的相关档案信息建档管理，在档案管控过程中，具备较高的档案管理价值，以实现在档案管控过程中不断提升对人员工作成果的评价能力，落实好人员管理制度，不断为提升人员岗位工作效率发挥作用。在文书档案管理控制的基本前提下，要保障具备较大的管控优势，应建立全方位文书档案管理模式，比如在档案安全、档案管理流程、档案信息利用率控制方面都具备较高的管控能力。

（二）系统化管理改革

系统化管理工作的开展，要具备较为可靠到位的管控模式，更加全面地落实管理目标，以系统规范的管理，作为提升管理价值的重要依据，办公室档案文书管理工作的开展过程中，应分析企业具体的办公室文书档案管理对象内容，在档案管理工作开展中，建立良好的文书档案管理模式，以做到在档案管理价值的提升上，具备更加可靠的统一化管理能力。系统化管理改革就是要在确定管理模式的前提下，有效引入管理系统设备，在文书档案存储、使用等环节，全面增强实际的系统化档案管理效果。

四、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作创新方法

（一）科学建设信息档案管理系统

信息化时代下，在档案管理过程中，应不断提升档案管理效率，切合时代表现。在信息档案管理系统的建设发展过程中，数字化档案管理形式不断发展，其具备较为突出的管理、传输、分析、分享优势，使得数字化文书档案管理模式被全面深入接受，在信息档案管理系统的发展过程中，能获得良好的档案管理效果。数字化、信息化档案管理的关键是消除交流传递壁垒，以统一的格式、存储方式，具备较好的管理效果。构建系统明确的文书档案处理流程，在一定程度上能获得较高的文书档案管理效率，避免不规范操作导致的隐患问题，在企业的发展过程中，需要对工作开展具备良好的效率管控优势。对工作人员的工作方式提出明确科学的要求，使其适应系统化文书档案管理改革的具体表现。企业的文书档案管理要具备更加到位的制度指导能力，在文书档案管理规范化、精确化、全面化工作指导中，突显出制度优化效果。

（二）提升文书档案管理人员综合素质

信息化社会的企业办公室文书档案管理工作，需要管理者具备较高的专业知识素养以及良好的职业道德。文书档案管理工作的开展，应发挥出较为突出的文书档案管理优势，提升人员的综合素质，不断挖掘档案管理优势价值。文书档案人员在专业素质方面要具备较强的保密意识。企业文书档案资料内容、部门的信息内容可能涉及企业重要的管理信息，对企业的稳定发展、竞争至关重要，因此文书档案管理人员必须增强自身的档案管理保密意识，一般以企业专业保密培训，确定可靠的档案管理操作流程，落实安全管理措施，提升档案管理价值。应提升文书档案管理人员的管理操作能力，主要是提升人员工作效率，规避不良操作管理问题，一般要增强人员的责任意识，树立良好的岗位工作职业观念，以企业文化引导、职业道德教育宣传等有效方式，提升企业对文书档案管理人员职业道德的管控力。对文书档案管理人员要提出持续学习的要求，随着技术水平、档案管理模式的不断升级发展，企业在文书档案管理中要不断提升自身管理能力，更加可靠地服务企业发展，就要使文书档案管理人员具备较高的管控价值，要能在管理过程中发挥出良好的档案管理发展改革适应能力，与主流档案管理模式相适应。

（三）健全管理制度

企业在信息化办公室文书档案管理工作开展中，可能面临较多的档案管理模式、安全等方面的问题，在档案管理工作开展中，要提升制度管控价值，不断保障在管理层面上具有良好的管理优势，在管理过程中不断挖掘档案管理价值，要在办公室文书档案管理工作中，体现出良好的规范指导能力，同时规避风险，明确人员的工作任务分工，有条不紊地开展相关工作。档案管理工作开展中，要保障具备较高的档案管理信息化管控价值，获得良好的信息化发展优势，在信息化系统建设中，具备更加到位的安全管理能力，有效协调好安全管理和文书档案管理功能保障的矛盾，在提升文书档案信息分析、传递价值的过程中，避免核心档案信息外泄。企业需要对档案安全防控管理模式以及档案的管理使用模式进行深入的研究分析，以提升档案管理的应用价值。

五、结语

文书档案管理工作的开展，要求具备发展的理念，积极在文书档案管理模式、指导制度方面可靠布局，提升人才培养和储备能力，增强文书档案的管控效果，在档案管理工作中突显出对高效管理、精确管理模式的建设探索优势，不断提升对文书档案信息资源的挖掘和利用能力，获得更高的管控价值，发挥出较好的管理效果。