档案电子信息化管理分析

2020-11-26李晓玉

经营者 2020年23期

李晓玉

现在人们已进入信息化时代，信息数据利用率不断提高，在此背景下，档案管理工作也面临更大的挑战，需要顺应时代发展的趋势，对原有的工作模式进行适当的调整优化，以满足新时代的发展要求。贯彻落实档案电子信息化管理，构建完善档案管理体系，积极运用各项先进手段，不断提高电子档案管理水平，是目前需要研究的重要内容。

一、档案电子信息化管理概述

新时代背景下的档案电子信息化管理，利用计算机、网络设备以及多媒体等设备完成对各项数据信息的管理，与传统的人工手动管理方式相比，具有更大的优势。简单来讲，就是将电子信息系统作为管理核心，采取有效手段实现对档案信息的标准化与统一化管理，整个管理流程具有更强的传递性与交互性。以信息系统为载体，构建功能完善的数据链，以便更好地实现档案信息资源的归档、分类、管理以及存储，每一个环节的保障性更强，对外部因素的抵抗力也更大，保证了档案信息的完整性与安全性，同时也可以进一步提高档案管理综合效率［1］。目前来看，信息的应用越来越广泛，社会整体信息化水平不断提升，开展档案电子信息化管理已势在必行。必须正视目前管理工作中存在的不足与缺陷，积极进行调整，不断丰富电子档案的渠道载体以及管理方式，改革创新电子档案管理模式，争取在最短的时间内取得显著的成绩。

二、档案电子信息化管理的注意事项

（一）创新意识不足

档案管理存在量大、专业性强的特点，所有信息的归档、分类、管理以及存储，不仅要保证较高的工作效率，更要确认档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。相比传统的手工管理，档案电子信息化管理的效率更高，但是因为相关领域起步较晚，目前部分文件依然采用封闭或半封闭管理方式。尤其是创新意识不足，导致相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，档案电子信息管理模式面临巨大的阻碍。同时，内部结构体制问题的存在，决定了信息化管理模式资金的不足，很多配置尚未完善，无法集中性地开展信息化建设［2］。维持档案管理部门运营的资源来源于财政拨款，但是因为思想尚未认识到此方面的重要性，无法为档案管理部门的信息化建设提供有力的财政支持，无疑加大了档案电子信息化建设的难度。

（二）专业能力较低

档案电子信息化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的档案资料，想要保证较好的工作质量，务必保证所用技术有较强的适应性与有效性，能够对所有档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用。这就对档案管理人员提出了更高的要求，相比以往的手工作业模式，信息化管理涉及的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将面临较大的困难。并且，鉴于档案资料的特殊性，必须保证其真实性与完整性，信息技术的应用对此具有至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用还存在较大的不足，在很大程度上限制了档案电子信息化管理效率与质量的提升。

（三）管理体制缺失

档案管理工作不仅工作量大，且对工作质量有十分严格的要求，所有信息的处理必须规范准确，严格按照流程进行，这就需要以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国档案管理相关流程已经比较完善，但是应用年限较短的电子办公依然缺乏统一的标准，导致管理质量参差不齐。档案电子信息化管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性［3］。

三、档案电子信息化管理执行方法

（一）调整工作理念

在信息化技术水平快速发展的前提下，进一步提高档案管理综合效率，首先要做的就是完成思想意识的转变，打破传统工作理念的限制，遵循时代发展趋势，树立信息化、数字化管理理念。相比传统的纸质档案管理，档案电子信息化管理模式的适应性更强，将信息系统作为核心，以计算机网络为载体，灵活运用各种信息化手段，实现档案资料的收集、存储、管理以及应用全流程的优化，在保证档案资料安全管理的同时，为后期灵活应用创造有利条件［4］。信息化管理模式的建立，还能够进一步提高电子办公效率，推动档案管理部门的信息化建设，实现内部系统的建立，为后期各项工作的开展提供保障。

（二）加强财政支持

资金是限制档案信息化建设的主要因素，必须正确看待其带来的系列问题，并争取获得更大的财政支持，为下一阶段的信息化建设管理提供更加有利的条件。可根据时代发展情况，适当扩大资金来源渠道，采取多元化的方式筹措资金，同时更要注重赢得政府部门的支持。档案管理机构要充分利用自身的优势，与政府保持良好的沟通，就信息化建设问题有效协商，争取进一步加强资金支持。并且，档案管理机构从上到下所有人员都需要实现思想意识的创新，明确信息化建设的重要性与紧迫性，积极争取获得领导的支持与肯定，可以将档案电子信息管理纳入政府重点项目［5］。还要注意工作模式以及服务模式的创新，不断提升信息产品的附加价值，更可以借助有效手段开展商业活动，利用更多的渠道获取资金。

（三）建立统一标准

计算机技术与信息网络技术现在被广泛应用到各个领域，将其灵活地应用到档案管理中，能够进一步推动整个管理工作效率的提升。现在档案载体呈多样化态势，与传统单一的纸质档案相比灵活性更强，因此传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子信息化建设的要求，在原有基础上对规范标准进行补充完善［6］。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证档案资料内容以及形式的规范，便于后期的管理与应用。修订完善相关制度，配合档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上提高工作执行的有效性。

（四）共享信息资源

相比传统的管理方式，档案信息化建设的另一大优势便是可实现信息共享，以电子档案资料为基础，推动整个档案管理流程的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的档案电子信息化网络体系，根据统一、规范的标准对档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化。各个部门之间应保持良好的共享关系，按照新制定的统一管理标准，真正做到信息共享，将信息化与电子化的优势充分发挥出来，不断提高档案管理整体效率。

（五）完善基础建设

基础建设程度低也是限制档案电子信息化管理实现的关键要素，很多档案管理机构的网站建设还存在诸多问题，包括未对自身网站进行准确定位，以及网站信息更新不及时等。必须加大对基础设施建设的投入力度，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。面对不同的客户群体，需要建设相应的服务体系，保证在第一时间实现信息资源的更新。注意提高网站信息的利用率，在真正做到信息共享的同时，保证信息的时效性与准确性。