大数据时代档案工作需要变革

赵楠

摘 要：随着信息化技术的不断发展和进步，我国各行各业不断将大数据时代引用到不同工作中，为了顺应形势的变革，只有制定适应变革的策略才能满足当前新时代的需求，本文主要对大数据时代档案工作需要变革的应对策略进行探讨分析。

关键词：大数据;档案工作;档案管理

引 言

近年来，随着信息化技术的不断发展和进步，大数据显著推进了变革发展，同时也给其它行业和单位带来很大便利，例如，在短期内可达到获取、传递、接收等海量化信息等，其中影响较大的则是档案管理工作的推行，因此，档案管理工作需全面适应和顺从新时期变革的需求，进一步实施现代化变革管理。

一、理论概述

目前，在针对大数据的研究中，对其概念的界定有诸多诠释，较为主流的观点认为大数据是由海量且复杂的各类数据构成的信息库，主要依托于云系统进行数据的采集、分析、处理以及应用，并且通过有效的传递，构建起智能化的资源服务系统。通过这些研究资料以及大数据在实际中的应用我们可以发现，大数据具有巨大的数据承载能力以及较大的数据吞吐量，其内容包含极为广泛，但是对于普通用户而言则难以在短时间内进行数据的获取及应用。

二、大数据时代对于档案工作的作用及意义

在传统的数据采集、处理、分析以及存档基本依靠人工的方式进行处理，也就是将资料收集排序后再进行上报，这种档案处理方式的工作效率极低。而将大数据有效的结合在档案管理工作中可实现底层数据的智能采集，通过优化分析将其中有效数据整合汇总，从而实现工作效率得到质的提升并能降低工作中的成本投入。例如在实际的人口普查工作，以往传统的工作方式往往是逐区域的层层普查、采集数据，之后以人工的方式将数据汇总并层层上报进行数据再次分析处理，而应用大数据技术后可直接进行人口登记的处理，通过云处理技术实现数据的职能分析、处理，极大的改善了档案管理工作的方式方法。此外，大数据信息技术还能进行实际的分析处理，如区域人员统计、道路交通情况等，具有极强的实时性、时效性。通过对大数据技术的支持，获得数据的途径、数据的处理更加便捷，因此，有效的利用大数据技术对各项工作均具有重要的作用。

大数据技术在档案管理工作中的应用可看作是将思维方式由定性性质向定量分析的转变。随着科技技术的迅速发展，数据的的处理量成几何式的发展，人们在工作中决策的处理方式也由以往依经验主义、情感主义，逐渐转变成以数据分析为基础科学技术的方式，由此可见，大数据发展将工作变得数据化，这种形式不仅是个体行为方式的转变，也是一种思维方式的转变，因此，大数据技术不单单对档案管理工作，更是对人类的发展具有重大的意义。

三、大数据时代中档案工作实施的途径

（一）强调档案收集的广泛性。档案管理工作中档案收集是将工作进行下去的先决条件，在大数据时代背景下，处理工作的方式不能仅依靠被动的收集档案，而要增加工作中的能动性，如在乡镇档案工作的城市建设发展中，通过诸多相关部门之间主动建立有效的联系，增加档案收集的渠道可保证档案收集工作中资料的完善性、真实性，这种将被动变主动的工作方式可有效的确保档案工作的有效性。

（二）档案收集形式方面，档案资料形式的多样性。进行档案收集时不仅需要纸质档案，并且也要注意数字档案的采集，不仅收集传统的档案，而且归纳一些新兴媒体档案（例如微博客，微信，手机消费记录等）都可以成为潜在的收集对象。

（三）关于档案馆藏的对象，重点放在民生档案馆的收藏上。在数据时代，不仅有一些传统的政府信息文件，而且还有各种“草根”文件。如今，诸如微博和微信之类的社交软件的应用以及新兴的社区文件也值得关注。甚至个人档案的建立，开发和利用也是未来的发展趋势。在大数据时代，每个人每天都会生成大量数据，其中一些数据可以组织到相关文件中以管理和服务个人。

（四）档案收集重视系统性的档案。由以往传统式的单一档案收集而逐步的转变成为多元化的档案集成信息收集，要去除原有针对个人分散的档案收集方式，在当下的大数据时代，应当重视建立以个人作为收集的不同网络节点的中心点收集信息。比如构建个人的完整系统档案，把个人的相关信息、财务信息、婚姻信息、医疗信息、驾照信息等全部集成在一块，并构建一个档案体系来把这些数据集中越来，以此为用户提供更好的服务。

四、提升档案管理的技术性

（一）在档案整理过程中可以使用虚拟整理技术。在当前的大数据这一背景下，对档案的收集数据量非常庞大，并且呈现各种形式以及多样化，而对档案的有效分类则可以不按照以前的档案分类加以整理。当下的档案分类规则无法适用于数据量十分庞大的工作之中，另外，受到档案室的技术和工作人员水平的局限而导致其无法应对对数据的整理。针对档案的整理，其大部分的工作内容是相关的电子资源，所以可以运用虚拟整理的技术对电子学案进行整理，即“脱离实体的档案，只使用一整套的符号和符号语法进行记录，并揭示出各个档案间的历史联系。”此类虚拟技术主要受大数据时代的影响变化成为电子化的档案，进而促使其对档案的相应整理逐步的脱离原始载体，并能够依据不同的历史要素而构建出新的系统，从而可以揭示出各档案间的相关联系。

（二）保存档案可以运用云存储技术。针对档案的保存应当构建出新的“大档案”观念，并把可以利用的资源均归为档案，无论该档案所处的过程和载体以及类型，还有格式和媒介等均要妥善的预收保管。另外，需要改变传统的观念，把档案收集保存在档案馆的观念予以改变，当把所有的档案均保存在档案馆时，受制档案馆的空间不足以及工作人员不足的局限而无法有效的管理。信息数据每天均会产生，并且产生的信息数量十分的庞大，因此可使用云技术的存储保存在网络之上。云存储主要是把在网络中的所有不同的存储设备运用相应的软件予以集合在一块，共同构建出一个对外提供存储服务的系统。在当前的大数据背景下，运用云存储是档案存储的发展方向，由此能够有效解决存储空间的局限和人员的不足。

五、提升档案管理的便利性

构建新型的共享平台，提升档案的利用效率，为用户提供方便的查询。针对档案的利用率可以参考部分以大数据信息化技术而构建的档案数据库，其主要包括档案的数据库和目录档案数据库，进而方便交换和分享档案的系统信息。档案全文的数据库主要是由数据库和数据仓库的技术对档案全文通过分类和排序的方式进行排列而成的集合。档案目录数据库则主要是把档案目录进行整理并重新进行组织的数据库，最终构建出新的检索方式。针对各种形式的电子类档案，比如音频档案和视频档案，可以为其构建专门的多媒体数据库。另外，对档案的信息进行分类便于查找利用。档案工作人员利用Web技术和档案的利用者构建出双向的互动，并以使用用户为中心，了解用戶的档案使用需求来为其服务，帮助其挖掘信息和发布信息，以此来为大众提供良好的服务。

六、结语

通过上述的分析可以看出，当前大数据时代的发展对档案管理工作来说是机遇也是挑战。档案工作人员应当积极的抓住机遇，对档案管理工作进行重新的定位和思考，并对档案工作进行新的谋划，运用科学的技术为用户提供有良好的信息服务，以提升在大数据时代下档案工作的有利发展。

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