探索大数据背景下电子档案管理创新途径

文/济南市教育教学研究院 李勇

大数据，又称为巨量资料，是指对事物的处理模式进行创新之后，能够形成更强的决断力、洞察力和流程优化能力。档案管理发展至今，虽然在形式上已经全面转化为电子档案，但在思维、方式、理论等方面依然停留在“纸质”时期，引发了诸多新的问题。基于此，在大数据背景下，全面梳理并创新电子档案的管理途径势在必行。

一、大数据背景下创新电子档案管理的重要意义

大数据的本质是海量资源，即通过计算机的计算速度，将所有资料进行全面、客观甚至是无遗漏的分析。经此过程，社会各界的资料数据均可以得到整合，进而总结出规律。不同行业的人根据自身的需要，基于自身的侧重点，进一步探究数据之间内在的逻辑关系，为自己或单位的发展提供可行性建议，最终推动社会发展。基于此，在电子档案管理中心应用大数据分析方法，既可以使电子档案的价值得以提高，又可以从宏观角度带动社会的整体进步。除此之外，纸质档案转化为电子档案的本质原因是出于安全性的考量，即电子档案在存储、保管的安全性上远远超过传统的纸质形式，只要存储芯片这个载体不受损害，档案数据的安全性即会得到保障。然而随着技术的不断升级、管理方式的不断更新，部分电子档案的管理已经无法满足时代的需求，以个人（单位）端为主的档案存储模式受到的安全威胁正在逐渐加大。基于此，充分运用大数据技术，为档案数据提升防护等级，已经成为很多档案管理机构的工作重点。近年来，公共信息泄露事件频发，凸显我国电子档案管理制度上的不足，甚至在淘宝等网络平台上，公然出现上百条私人信息明码标价、公开售卖的情况，无疑为我们敲响了警钟。故而运用大数据技术，重新梳理电子档案管理制度，找出一切漏洞，最终使公民的隐私得到保护，从而维护社会的安定、和谐。

二、当前电子档案管理存在的问题

根据实际情况分析可知，当前电子档案管理水平可提升的空间较大，主要问题在于：第一，部分管理人员对电子档案及其管理模式的认知水平严重不足。如上文提到，仅仅完成了形式上的转化，对其内在的改变缺乏探究，部分机构甚至出现了管理水平倒退的现象（一些工作人员对纸质档案的熟悉程度远远超过电子档案，计算机操作水平较低，出现问题时无法及时解决）。第二，部分单位的电子档案管理系统应用时间较长，没有及时更新，致使档案处于零散状态。总体来看，档案管理成本投入虽然较低，但却影响了档案管理整体性的建设。很多档案在缺乏整理、归类的情况下，出现了丢失、数据错乱等现象，给有需求的使用者造成了不小的麻烦。第三，电子档案通过计算机等智能设备进行登记，但在实际操作中，管理人员经常出错，比如录入信息时，随手多按了一下键盘，致使信息改变，不查之下作为常规档案存入数据库，最终造成一系列不良影响。第四，当前社会对电子档案管理的要求不仅限于“整理”，还应该进行精细化的分类，经过必要的分析，为有需求的人提供相应的建议。而受传统档案管理思维的影响，在“数据分析”这一关键环节上，很多电子档案管理机构实际呈现的管理水平并没有达到人们的要求。

三、大数据背景下电子档案管理的创新途径

（一）拓宽大数据分析在电子档案管理中的应用范围。在大数据背景下，创新电子档案管理模式，必须拓宽大数据分析在电子档案管理中的应用范围。首先，电子档案自身的优势如下：信息具备非人工识读性（即自动辨识，无须人工介入）、信息的存储密度较高（节省空间）、信息与载体之间具有可分离性（需要时方便调取）、多种信息媒体存在较强的继承性（相同的信息可以在多个载体之间进行分析、操作，无须担忧兼容性、制式不符等问题）。基于此，通过大数据分析，能够将上述优势进一步扩大，从而为管理提供更大的便利性。其次，建立档案的目的在于出现同类问题时，能够拥有参照，不仅可以在最短时间内制定出最佳的应对方案，还可以在后续的整合过程中，对流程进行优化，从而提高各级单位的处事效率。比如非常稀有的RH阴性血型（俗称熊猫血），在我国各省、市血库内的存量较少，经常出现具备此种血型的人身患重病却无法及时输血的情况。针对此种现象，很多医院和血库建立了基于大数据分析的电子档案管理模式，将区域内存储熊猫血的位置分布、具备随时献血能力的“特殊人群”全部纳入电子档案，实行系统化、高效率管理，一旦出现紧急情况，根据患者、医院、血库（献血者）的实时位置进行动态分析，计算最短“供应”时间，从而挽救患者生命。最后，在电子档案管理管理过程中，结合大数据分析，管理人员能够从中总结出很多规律，进而制定出更加完善的管理体系，最终目的是提高管理水平，为广大人民群众提供优质的服务。

（二）全面梳理并改进现有电子档案管理模式。如上文提到，一些单位的电子档案管理模式较为松散，没有形成体系，造成档案数据遗失的同时，在整体上影响了管理效率，与引入电子化管理的初衷背道而驰。基于此，必须全面梳理并改进现有的电子档案管理模式。第一，从档案的录入、存储、保管、调取等方面详细审查相关流程，找出疑似问题。比如一些单位的档案管理人员年龄较大，对传统的纸质档案几乎如数家珍，在短时间内即可迅速找到；但通过计算机搜索目标档案时，或是因为操作水平有限，或是由于设备本身性能有待提高，实际处理过程花费的时间甚至比原来更高。面对此种问题，负责人员应该予以重视，查清根源所在并及时解决。第二，电子档案相比纸质档案优势明显，但这并非转变工作态度的理由。管理人员在日常工作中，应该以更加严格的标准要求自己，对档案中的每一个细节均应该反复对照，保证信息真实、准确。比如城市公安局下属街道派出所户籍科，主要负责居民身份信息的管理，包含户口迁入、迁出。根据国家相关规定，具备外省户口的居民通过结婚，以“夫妻投靠”的方式进行户口迁入，办理时间为40天。在此过程中，如果身份证号、生日（具体到“日”）、姓名等任何信息录入出现差错，均会耽误至少半个月的时间，给居民的正常规划造成极大的“破坏”。很多时候，计算机系统端的档案数据并非即时可改，而是需要经过层层审查。因此，改进现有电子档案管理模式已经成为人们的迫切需求。

（三）提高电子档案管理人员对大数据的认知水平。很多管理人员认为档案管理与大数据关系不大，而此种看法恰恰引发了很多问题。为了从根源上提高电子档案管理质量，必须提升管理人员的认知水平。首先，大数据是基于历史发展的必要而出现，能够推动并解决很多实际问题。比如基于大数据开发的工程建设数据驱动软件，使工程能源消耗的平均值降低了近40%。其次，在互联网时代，网络上的数据五花八门，世界各国政府、大型企业披露出的信息十分驳杂，只有在其中“提纯”出有效信息，才能使自身制定出正确的发展路线而不会受到错误信息的影响甚至误导。再次，大数据时代来临是历史趋势，任何人、任何团体均无法阻挡也不应阻挡，其将会在众多领域掀起多番变革巨浪，本质在于为需求者挖掘数据中心蕴藏的核心价值，并非软、硬件的堆积。近年来，很多人民群众在政府机构办事时，普遍感觉效率偏低，根源正在于此。最后，大数据是互联网技术发展到现阶段的一种表征，档案管理人员应该对此拥有清醒认知，通过不断的学习提高自身综合能力，最终用更加科学的方式提高管理水平。

（四）加大资金投入力度，构建智能化档案管理体系。为了真正实现“拓宽大数据应用范围”，必须加大资金投入力度，构建全新的智能化档案管理体系。所谓智能化，是指在互联网、大数据、物联网以及人工智能等先进技术的支持下，采用“能动”方式，满足人们的需求。智能化档案管理体系应该包含以下三个特点：第一，即时纠错系统。上文提到，在进行电子档案录入时，经常出现错误信息，而通过大数据分析、计算，围绕已知的、全部的错误类型设计出自动纠错系统，能够极大地提升档案录入的准确率。第二，智能感知系统。档案的调取、存放、管理等必须经过严谨的流程，而在日常工作中，由于管理人员的失误造成的档案缺失现象频繁出现，而应用此系统之后，能够起到良好的提醒作用，时刻监督工作人员严格执行既定流程。第三，智能验证系统。“电脑”不同于人脑，通过程序控制执行相关命令，一旦设置上出现逻辑错误，其自身无法发现，而在档案管理的关键环节加入验证程序，能够搜索出很多档案中的逻辑错误，从另一个层面提升档案的管理水平。

四、结语

电子档案管理在很多人的认知中，只是从形式上完成了转变，即由纸质档案转化为电子档案。然而大量事实证明，此种认知不仅较为肤浅，还会因为重视程度不足而引发新的问题。基于此，在大数据背景下，对海量数据开展分析，尽可能找出管理过程中存在的一切问题并加以改进，最终目的是全面提高电子档案管理质量，让“电子”二字充分发挥应有的作用。