普通高中的档案如何实现有效管理探究

文/山东省济宁市育才中学 陆卫歌

普通高中的档案是反映某一时间段学校教育与管理等工作的真实材料，涉及诸多方面，其中比较典型的便是党务工作、制度建设以及行政管理等，为指明普通高中前进方向的主要材料。另外，普通高中的档案管理工作还是一项服务性工作，其可以分析与见证教学资源的分配情况，能够给学校和教师之后的管理和教学提供参考，在工作中总结经验，为学校更好地教学与发展夯实基础。在普通高中的管理工作中档案管理是核心组成部分，不但和学校管理工作效率有关，还和教育教学质量有莫大联系。因此，相关人员要给予档案管理工作高度重视，通过采用行之有效的管理策略，将其存在的有效性充分发挥，为普通高中长足发展做铺垫。以下主要内容为普通高中的档案管理与如何实现有效管理的方法。

一、普通高中的档案管理现状

（一）对档案管理工作缺少重视。普通高中的档案室存储了财会、文书、教学、影像、人事等多种档案，内容牵涉到学校的各个方面，而学生自身档案涵盖了学生在高中时期的全部信息，可以全面反映出学生的道德素养和学习情况，并且能够通过档案了解学生的社会关系和家庭现状，这些信息通过整合研究可以对学生的情况形成系统认识，对学校充分掌握学生实际情况具有积极作用。但如今诸多普通高中并未意识到档案管理工作的重要性，和预期的有所差异，很多普通高中的档案管理也欠缺行之有效的管理措施，这在某种程度上导致普通高中的教学管理工作意义渐渐下滑，诸多普通高中不管是人力还是资金都十分匮乏，缺少相关支持，导致普通高中档案管理工作处在劣势位置。

（二）没有形成完善的制度体系。现如今，诸多普通高中还没有形成系统的档案管理制度，或者尽管构建了管理制度，但是没有明确要求，工作中分工混乱且权责不明，致使工作质量低下，失误增加，普通高中的档案管理有效性一直无法最大化，诸多普通高中的档案管理者工作态度不端正，秉持着想做就做的想法，档案管理工作十分混乱。

（三）信息技术未得到普及运用。在信息时代背景下，信息技术在教育领域中得到了广泛的应用，但是在教育管理工作中，信息技术和网络媒体技术并没有得到广泛的应用。目前，高中档案管理工作始终还停留在操作方面，档案管理人员工作量较大，而且还易失误，另外工作水平也停滞不前，导致普通高中的档案管理工作深入发展受到影响。

二、实现有效管理的几点措施

实现有效管理的措施有很多，我们需要结合学校实际情况，通过科学合理的手段，加强档案管理力度，详细内容如下：

（一）增强对档案管理工作重视程度。对于档案工作而言，档案意识是其存在与发展的基本条件，其不但影响档案事业未来发展，还与档案资源的开发与应用有密切联系。普通高中的主要任务是给国家培养优秀人才，其涵盖了很多方面，比如管理、教学以及科研等，构成了一个系统的管理网络。另外随着普通高中各项职能活动与工作的开展，也产生了诸多档案资料。而准确、真实且完整的档案为学校领导决策研究提供了参考条件，进而让各级领导反思过去、分析现在、拓展未来，从中找出学校发展的基本路径，制定行之有效的决策，推动学校长足发展，促进学校工作的开展。

（二）创建完善的管理制度体系。想要有效提升档案管理质量，需要具备完善的管理制度体系。因此，在实际工作中，我们需要注重对管理制度体系的建设。第一，应创建具有较强可行性的档案管理制度，如档案整理制度、档案收集制度、档案交接制度、档案阅览制度等，指派专人负责档案收集与整理工作，并且贯彻落实责任制度，实现责任到人，进而有效提升档案管理质量。第二，根据学校实施情况，对档案资源加大开发力度，充分发挥档案室功能，对档案资料进行科学合理的利用，使其可以更好地服务教育教学。第三，结合学校建设需求与改革需求，把短期规划与核心工作作为基础，对档案资料进行深入研究，注重汇编工作，便于工作人员查阅，为学校教学和管理提供更好服务。

（三）应用现代化管理模式。在新时期背景下，档案管理工作是普通高中教学管理工作的重点内容，为了跟紧时代发展的脚步，满足教学工作的多元化需求，需要从多元化视角看待自身发展。摒弃以往不满足现代教学发展的工作方式，积极引入前沿的信息化管理方法，应用新型的软硬件设施，构建学校和学校间、学校和老师间、学校和学生间、师生间的高效交流制度，从传统档案管理和信息技术的相同点切入，形成纸质和电子档案并存的良好局面，推动普通高中的档案管理工作良性发展。

（四）加强档案管理人员的综合素养。1.增强知识修养。现代档案管理者务必要具备较强的专业知识，能够自觉充实和丰富自己，积极拓展知识面，及时学习新技能与新技术，扩大视野，增加才能，给单位提供具有较强应用价值的资料信息，努力形成高水平、高价值的档案。2.增强档案技能培训。档案工作具有较强专业性，从一开始就有规范性较强理论体系做支撑。因此，档案人员应增强自身学习，掌握现代技术方法，让自己能够熟练运用多元化的现代信息工具，给更高效的开发档案资料奠定良好基础。另外，还要具备信息收集能力与处理能力，给档案的应用者提供良好服务。3.增强职业修养。普通高中档案人员主要负责档案收集与整理等工作，因此，需要其具备较强的业务素质和责任意识。同时还要有端正的工作态度，负责的档案工作要做到清晰明了且真实完整，手续均符合相关要求，保证档案的系统性，最后还要保证档案资料信息安全，防止出现泄漏的情况。4.增强政治素质。档案管理工作为一项系统且繁杂的工作，不能粗心大意，否则会发生违背事情发展原本路线的情况，要确保一开始就依据档案规定进行办理，如此才能保证档案满足档案规范的具体要求，详细记录宝贵的文字信息。若想保证档案管理工作的有效性，档案管理者一定要热爱自己的工作，不因名利做事，本着对单位和自身负责的态度，做好本职工作。

（五）提升档案管理质量。1.保证满足档案管理标准。档案管理人员要切实依据归档文件整理操作规范展开工作，严格依据相关规范设计案卷目录，统计台账，结合合理的归档原则与方法收集、整理、存储、检索以及统计等档案。立足于学校实际情况，构建行之有效的工作原则，应用切实可行的手段，提升档案管理工作的规范性。2.增强业务培训工作。档案管理者一定要定期参加培训活动，积极学习各种理论知识，参与各种业务培训，并和兄弟单位的档案管理者展开业务交流活动，实现相互学习取长补短的目的，不定期对兼职人员展开业务指导，倾听他们的意见和想法，及时解答他们的疑惑，调动他们工作的主观能动性。通过共同努力，提升学校档案管理工作的有效性。档案管理人员在实际工作中，需要将重点完全凸显出来，提升档案行文与移交管理手段的规范性。并在档案规范行文和档案移交时严把制度关。切实结合相关规定做好档案检查工作，如果有档案不满足行文要求，及时进行处理，等到其满足相关标准之后再入库。3.加强安全管理、依据档案管理的具体要求加强归档管理工作，仔细查阅档案记录，严格保守档案信息，保证档案室的温湿度适中，增强防火防蛀等安全管理工作，保障档案资料万无一失，给档案科学运用提供基础保证。

（六）加大档案开发与应用力度。1.真实记录档案信息。档案人员要脚踏实地做好本职工作，时刻努力创新，将档案工作的真实含义充分展示到社会各界人士与各级领导面前，将学校全体职工一同奋斗的发展历程记录在册。2.合理应用档案资源。首先，应用档案现有信息向上级部门提供活动信息，给学校管理者决策和制定校规等提供真实的档案资料。其次，应用现有的档案资料，给学校制定教学评价和科研等提供有用资料。努力配合学科确立、教师评选等工作完成。

三、结束语

综上分析，当前，普通高中的档案管理还存在几点问题，其中比较常见的是对档案管理工作缺少重视、没有形成完善的制度体系、信息技术未得到普及运用。为了提升普通高中的档案管理水平，详细分析上述问题十分重要，只有找出问题的具体原因，才能将其优化。相关部门可以通过增强对档案管理工作重视程度、构建完善的管理制度体系、应用现代化管理模式、加强档案管理人员的综合素养、提升档案管理质量、加大档案开发与应用力度，来实现既定目标，保证档案管理工作的实效性。