浅谈高校档案管理的多元化发展构想

文/湖南食品药品职业学院 廖建兵

档案是人们在社会各项活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，具有记录历史事实及指导决策等重要作用。高校档案是高校开展各项工作、从事各项活动的原始记录，真实地记录高校在科学研究、教育教学、办学规模、师资、招生等方面的真实情况，属于一类重要的教育资源。高校档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是高校实现管理模式转变和管理方法现代化的重要途径。然而，当前高校档案管理工作正呈现出比较明显的单一化问题，主要表现为档案类型单一、档案管理人员结构单一、档案管理方式单一及档案调用服务方式单一四个方面，这一趋势严重阻碍着档案管理工作水平的提升。为此，高校应提高对于档案管理工作的关注力度，把握档案管理的最新发展趋势，正确认识档案管理多元化发展的重要价值和具体内涵，并通过科学策略有效实现档案管理多元化发展。

一、高校档案管理多元化发展构想的具体内涵分析

多元化是与单一化相对应的一个概念，高校要想实现档案管理工作多元化，就必须从以下四个维度把握档案管理多元化发展构想的具体内涵。

（一）资源种类多元化。高校档案按照教育部相关规定，主要可分为基建档案、行政档案、教学档案、科研档案、学生档案、财会档案等十一类档案，这些档案及其相关信息可以文字、图像、声音、视频等多种形式存在。当前高校档案以文书类纸质档案为主，呈现较为明显的单一化特征，且其单一的文书档案缺乏统一标准，呈现出比较混乱的状况。因此，实现高校档案管理多元化发展构想，首先应实现档案资源种类多元化，不仅注意搜集整理文字类档案材料，还应完善对于声音、图像、视频等多种形式档案材料的搜集与分类整理工作，使得档案资源更为完整丰富、能够全方位呈现本校整体面貌和历史发展进程。随着信息网络技术的快速发展，信息化技术和信息化观念的普及，高校应着力借助互联网手段及现代科技信息技术来完成这一工作，打造特色档案资源库，有效地改善档案管理工作。

（二）人员结构多元化。档案管理工作人员是高校档案管理工作的实践主体，其专业知识背景、档案管理业务能力及思想道德修养对于档案管理工作的质量和管理水平有着直接影响。为此，高校必须着力调整档案管理工作人员结构，确保档案管理工作人员结构合理，实现多元化发展。高校应改变从其他部门调任人员担任档案管理人员的做法，增强档案管理工作人员的多样性，推动档案管理与档案服务实现从内向到外向、从封闭到开放的发展，保证档案管理队伍多元化发展，形成内部协同配合效应，推动不同人员各司其职，打造权责明确的档案管理团队。

（三）管理手段多元化。过去，高校在档案管理手段上十分单一，主要简单地将学校各行政管理部门的文书资料进行搜集、分类、整理、档案信息排序、档案材料编目及装订的一套简单流程进行档案编排和管理的手段，存在比较突出的缺陷：首先，传统的档案分类体系不能将档案进行合理分类，这就导致一些复合型档案的种类很难具体确定，即使确定也很难实现对于这部分档案资源的高效利用。其次，分类管理的做法导致一些具有关联性的档案材料以分散的形式存在于不同的类别之中，在调用相关材料时很难完整找到所需要的全部信息，可能会造成大量时间和精力的耗费。要想切实促进档案管理工作多元化发展，高校就必须突破这种单一的管理方式，力求实现档案管理手段的多元化发展。

（四）利用方式多元化。档案管理各项工作的最终目的是为高效利用档案资源提供便利。因此，高校要实现档案管理多元化发展，还必须着力推动档案利用方式多元化，使得需要利用档案资源的人群能够根据自己的实际情况和具体需要快速获取相关档案信息资源。高校必须着力突破以档案阅览室单一模式为主的档案利用方式，推出多样档案资源获取与利用途径，在为学校领导、教职员工、学生及社会主体提供相关档案资源的同时，进一步改善档案管理相关服务水平。

二、实现高校档案管理多元化发展构想的具体策略

（一）创新档案管理的理念与模式。高校的档案管理理念及模式对于其实现档案管理多元化发展具有直接深刻的影响。因此，要想促进多元化发展构想，使其真正渗透至档案管理工作的实际过程之中，高校档案管理工作者就必须加强关于档案多元化管理的思想认识，从根本上转变档案管理观念，并促进档案管理模式多元化发展。为此，高校领导要重视档案管理工作，将档案管理工作列入议事日程，对档案管理人员进行相关的专业培训，使他们主动形成与档案管理工作多元化相适应的管理理念，为档案管理多元化发展创造良好的制度环境。与此同时，高校应跟随现代社会科技信息的快速发展，将各类创新性档案管理软件及管理手段引入到档案管理工作之中，有效地创新档案管理模式，快速实现档案管理模式的多元化发展。比如，高校可以应用现代信息技术，建立档案智能搜索系统，当使用这一系统进行搜索时，系统会自动推荐与目标档案相关联的档案信息。这样一来，高校能够有效地突破单一分类档案管理模式之不足，促进档案管理多元化发展构想的实现。

（二）建立完备丰富档案资源体系。高校要实现档案管理多元化，还需要进一步提高档案资源形式与内容的丰富度，才能全方位地呈现档案的历史记录以及更好地给领导提供决策指导功能。为此，高校在管理上应按照国家档案的相关法律法规，根据学校实际情况，建立一套健全的档案管理制度，如建立部门立卷归档制度，明确归档内容、归档时间、归档要求、归档手续等。以制度的形式明确规定，产生档案材料的各行政管理部门在递交材料时，除了文书纸质档案形式之外，一些材料还需递交图像、声音、视频等多种档案材料及载体，拓展档案资源形式并将不同形式的档案资源按照确定的制度标准进行合理的收集、归类、整理、保存，打造特色档案资源体系，使档案资源形式多元化和内容丰富化。同时高校应加强档案知识的宣传、培训，进行档案知识专题讲座，使全校教职员工加强对档案工作的认识，熟悉档案知识，归档内容，认识到档案管理工作的重要性，吸引所有人都积极参与到档案建设工作中来，积极主动递交各类形式的档案材料，使档案资源更完备更丰富，进一步提高档案资源利用效率。

（三）完善档案应用配套服务机制。档案服务的多元化是档案管理工作多元化落实必须关注的重要方面。因此，高校应积极探索阅览室模式之外的其他档案服务形式，建立完善的档案应用配套服务机制，丰富档案应用方式，使各个档案应用主体可以通过多种渠道获取档案信息，进而为其提供更好的档案应用服务。高校应加强档案工作信息化建设，落实电子文件与纸质文件同时归档制度，加大电子档案的收集、归档工作力度，逐步规范电子档案的收集、整理、归档。同时逐步推进对纸质档案数字化处理，完成全部馆藏档案的数字化录入工作，构建数字档案馆，实现档案的数字化管理。

同时，高校应将网络远程档案配套服务作为开拓档案服务方式的重点，积极探索以现代信息手段开展档案管理工作的有效方式，为档案应用主体提供便利。

（四）增强档案管理人员的综合素质。为使档案管理部门能够适应多元化档案服务的发展要求，高校还应着力增强档案管理人员综合素质，最大化实现管理人员结构的多元化，以此有效推动档案管理高效进行。因此，高校应开展主题培训工作，帮助工作人员掌握先进服务理念与方法。为了满足学校档案管理信息化，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率，工作人员应掌握现代信息科学技术，计算机专业知识等。为了实现档案的数字化管理以及档案服务的多元化，高校应完善档案管理工作人员招聘制度，力求引入兼具档案管理相关专业背景和实践经验的专业人才，为档案管理队伍注入活力，逐步形成一支结构合理的专业档案管理工作队伍，不断提高档案管理水平和服务水平。

三、结束语

总而言之，基于实现档案管理工作多元化发展在改善档案管理工作整体质量、实现档案管理水平综合提升及提供更好的档案管理配套服务等方面的重要价值，高校应正确把握档案管理多元化发展的档案资源种类多元化、档案管理工作人员结构多元化、档案管理手段多元化及档案信息资源利用方式多元化四个维度的特征，通过落实创新档案管理理念与模式、建立各类档案材料收录完备内容丰富的档案资源体系、完善档案应用配套服务机制及增强档案管理人员综合素质这些策略，切实推进档案管理多元化发展构想现实转化进程，有效提升档案管理工作水平，以此促进自身综合办学竞争力提高。