从医院档案编研工作看档案价值创新

文/德阳市第二人民医院 郭欣仪

医院在从事管理、医疗、科研等各项活动中形成的档案是医院的重要信息资源，也是医院开展各项工作的基础依据和重要参考。伴随着我国医疗卫生改革的不断深入，医院的竞争已不仅仅是技术和设备的竞争，还包括医院的人文环境和服务理念的竞争。档案编研作为开发医院档案信息资源的重要形式，代表着一个医院的形象与精神，在医院管理及医疗服务中发挥着潜移默化的作用。例如最近在应对新冠肺炎疫情的诊疗工作中，若能将医院在2003年应对“非典”疫情时留存的有价值的档案资料加以利用，必将对当前的工作发挥重要作用。如何在对库存档案科学整理、筛选的基础上进行有效的提炼和升华，将静态的档案资源转化为便于传播和共享的编研成果，为管理者及社会公众提供科学系统、优质全面的档案信息服务，显得十分必要。由于医院的各类档案具有明显的行业特征，医院档案编研工作的开展也有其特殊性，笔者通过梳理目前我国医院档案编研工作的现状及难点，分析其原因并提出切实可行的改善措施，以期为今后医院的档案编研工作提供有益的参考，共同提高编研成果的质量，为医院发展及社会公众服务。

一、医院档案编研工作现状

笔者统计，刊载于“档案学”核心期刊上有关医院档案编研工作的论文仅有6篇，总体数量极低且几乎未涉及医疗事业与档案发展的热点领域。其中：韩静在《关于加强医院档案编研工作的思考》一文中，首先强调了加强医院档案编研工作的重要性，然后从“更新观念、培养人才、丰富室藏”三个方面阐述加强医院档案编研工作的途径。谢莹的《从档案编研成果透视医院文化》一文，指出结合医院优秀文化的医院档案编研成果，能展示出现代医学由传统模式向“生物-心理-社会医学模式”转变的过程，也是医患文化沟通的新元素。张红的《医院档案编研工作之我见》首先阐明了医院档案编研工作的意义，然后从“了解各方需求、围绕中心工作、力求内容准确”三个方面说明了医院档案编研工作的步骤，最后对医院档案编研工作提出了一些改进措施。陆蓉《对做好当前医院档案编研工作的思考》一文，作者首先阐明了目前医院档案工作普遍存在“重视不够、水平不高、不能满足医院发展要求”的状况，指出要结合档案编研工作“目标环节、实施环节、利用环节”的要求，加强理论探索、拓宽领域和形式、注重质量地开展档案编研工作。毛方芳在《医院档案编研工作的实践与认识》中，首先介绍了医院开展档案编研工作的基本程序和编研体裁，其次表达了自己从事档案编研工作的几点认识，力求让编研工作为医院改革、建设、发展服务。朱小燕在《中医医院档案编研工作初探》一文，通过介绍中医医院档案编研工作的特殊性和工作范围，阐明中医医院档案编研工作的重要作用及意义。

纵观目前有关医院档案编研工作方面的学术研究成果，大部分文献对医院档案工作目前存在的问题做了阐述，如：领导重视程度不够；档案人才不足、人员素质有待提高；档案编研的领域狭窄、针对性不强；档案研究成果少、推广途径缺乏等等，但对于如何解决这些问题，却缺乏切实可行的措施。诚然，以上问题在每家医院都或多或少存在，但是，档案编研作为开发利用档案信息资源的一项创造性工作，不仅是为医院加强业务水平和提升科研能力提供服务的重要手段，还是医院文化建设的生动教材和珍贵资料，档案编研成果自身也是医院文化建设和内涵建设的一部分，档案编研人员只有充分发挥主观能动性，才能使档案工作做出成绩、摆脱平淡、逐步参与到医院的中心工作中去。如何既突出医院特色，又遵循档案编研的特点，做出实实在在的成果，梳理医院发展脉络，弘扬医院优良传统，推广先进医疗技术，褒奖医院先进人物，外塑医院形象、内促人心凝聚，充分调动职工爱岗敬业的积极性，充分发挥档案服务的主动性，让医院和社会切实提高对医院档案编研成果的认知度、认可度，是让医院的档案工作走入良性循环的重要议题。

二、医院档案编研工作对策

医院的档案包括医院各科室及职能部门在日常医疗及管理活动中形成的文书、科研、医疗、教学、设备、基建、会计等纸质载体档案和荣誉奖牌、奖杯、照片等实物档案以及音像制品、电子档案等。我们应当利用档案的历史文化载体优势，充分发掘馆藏档案的潜在价值，从档案编研工作的视角，打造新时期医院档案编研文化精品，使档案文化成果更贴切于社会大众。下面，笔者就医院档案编研工作的流程、方法及选题为大家提供一些建议。

（一）医院档案编研工作流程。档案编研是以馆(室)藏档案为主要物质对象,以主动提供档案信息为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的主题或题目范围，收集筛选档案信息，进行不同性质、不同程度的科学加工，使之转化为相关的出版物，供社会和有关方面利用的工作。根据以上定义，档案编研一般分为五个步骤：拟定计划、确定主题、选择素材、编排加工、审核批准。首先，任何工作都要有规划地进行，档案工作在每年年初就应确定当年档案编研的主题，并制定开展工作的计划，总领全年的档案编研工作，有的放矢、重点突出地对医院档案信息进行开发；确定主题是编研工作开展的重要依据，主题可以本医院工作需要为出发点，也可以患者及社会的需求为出发点，具体的选题参考方向在下一小节着重介绍；选择素材则要站在广泛收集医院档案的基础上，选择内容可靠、问题典型、素材适用、形式多样的有价值的档案材料，以确保档案编研成果的真实全面、准确实用；对于选择的素材，要按照确定好的成果体裁和恰当的表达方式进行必要的加工编辑，确保编研成果的可读性和系统性。最后，在对初步成型的编研作品进行校对、审核后，报请医院批准印发。

医院档案编研人员要以高度的责任感，按照规范的工作程序，准确把握档案信息的真实性及编研成果的实用性，力求结构完整、语言精练、数据准确、重点突出、可读性强，使档案编研真正服务于医院发展和社会需要。

（二）医院档案编研工作方法。1.汇编为主，层层递进。档案编研依据加工程度主要分为三个层次：即文件汇编、综合参考、专门著述，它们是层层递进的关系。由于档案部门在大型综合性医院中并非核心部门，有时甚至由兼职人员承担档案工作，而各类档案资料也不一定都是集中保管，且档案介质多样。因此，编研人员可以手边的资料为基础，编辑文件汇编，再根据资料的搜集程度，结合医院发展历史、专科特色、人才优势等，选择性地编研专题参考资料，有条件的，再就某一选题编辑专门著述。档案的编研工作并不是档案材料的简单罗列，而是根据选题对档案信息进行“去粗取精、去伪存真、去劣存优”的分析、研究和加工的过程，即“编中有研，研中有编，编研结合”。“编”是对档案材料进行整理加工与汇集，“研”是对档案内容的研究与考证。只有编研结合，才能创造出高质量、高层次、对医院业务活动和社会公众有利用价值的编研成果。2.结合实际，选好专题。医院档案编研选题需紧密围绕医院年度计划和中心工作，创新思维，寻找可为本部门、本医院、本系统乃至本地区服务的选题。要在平时的工作中增强档案意识，建立和完善归档制度，特别注意收集第一手材料，在重点工作的关键环节尽力保留有价值的档案，如公文、通知、规划、大型手术录像、奖励、媒体报道等，做到真实、客观、完整地反映事件原委。同时，还应主动了解医院当前动态、新技术、新项目的进展情况及重大活动日程、重要会议等，做档案的“有心人”，从小处着眼，从身边入手，利用编研成果充分展示医院的业务水平、科研实力、服务理念等，如果编研成果脱离医院和社会的需求，就失去了档案编研的意义。3.多方协作，联合编研。当医院面临重大医疗卫生事件或特殊疫情或疾病时，所涉及的业务科室众多，甚至还会接受当地卫健委以及政府部门的指令。因此，在编研一些特殊性或专业性较强的选题时，档案部门要突破自身局限，积极与医院内部甚至外部的专业人士合作，共同筛选素材，联合编研，这样不仅拓宽了档案编研的范围，也使编研成果的利用范围更广泛，有助于扩大档案工作的影响力，得到领导的重视和社会的认可。同时，对档案工作人员自身而言，联合编研也能促进自身涉猎多方面知识，不断提高业务水平，增强工作的参与感、获得感。4.载体丰富，成果多样。一直以来，编研成果基本都是纸质化、馆藏化，较少展示在普通职工或公众面前。而现在网络传播及新兴媒体的大力发展，促使档案人员也应结合时代特征，改变档案的利用及宣传方式：对内可采用OA系统、医院宣传栏等形式，不仅可方便广大职工随时浏览编研成果，且由于一些编研成果如医院《组织沿革》《大事记》等，其素材本就来自于职工之中，与职工的工作岗位息息相关，也是增强医院向心力的一种途径，而《科研项目成果汇编》等编研成果还能为医院员工提供可参考的学术资料，从而增进职工与档案工作的密切程度。对外，可结合微博、微信以及摄影展板、画册发放、录像播放等更加活泼的形式，通过档案编研成果展示医院的医疗技术、医德医风、文化理念、学术成果等，提高医院的知名度和信任度。

（三）医院档案编研工作选题建议。档案编研工作的根本目的就是通过有效开发馆藏档案信息资源，把一系列原始的、零散的档案信息经过提炼、加工，使之形成条理化、系统化的编研成果，达到信息资源共享，方便社会各界利用的作用,从而增强档案部门与单位内部及社会各界的沟通、联系与相互了解，为医院发展提供智力支持。根据以上方法，还需有好的选题思路，才能最大限度地发挥档案资源的作用，体现档案人员的价值。同时，也让更多人认识到档案编研、档案管理在医院发展中所起的作用，从而更理解、更支持档案工作。笔者结合实例，就医院档案编研工作的选题提出几点建议，供各位同仁参考：1.围绕医院综合管理及利用率高的档案资料，体现编研成果的规范性、科学性。医院的各项管理活动都需要健全的制度体系作为理论决策的依据，如医院章程、人事制度、绩效分配制度等，这些规章制度和技术规范一般以医院发文的形式碎片化地在院内运行，档案部门可根据这些档案的使用频率及范围，编写相应的规章、制度、职责汇编，如《医院行政岗位职责汇编》《医院重要文件汇编》等，为领导决策提供全面、便捷的支持；而国家、省、市的一些医疗卫生相关政策、法律法规、发展规划等，也能够启发领导思维，从而准确分析和判断医院未来的发展方向，及时制订重要决策或调整资金投入。因此，还可编写如《医院收费制度汇编》《大型医疗机构巡察制度汇编》等，指导医院综合管理活动；对于一些科室常用的管理规范，可编写如《医院办公区域6S操作规范》《大型医疗设备操作规范》等，方便各科室员工随时查询参考。2.围绕医院中心工作或重大活动，体现编研成果的系统性、专题性。近年来，国家卫健委在全国各级医疗机构中相继开展“以病人为中心”的医院管理年活动、以构建和谐医患关系为目的的创建“平安医院”活动、提倡服务好、质量好、医德好、人民群众满意的“三好一满意”活动、为“助力分级诊疗、引导人民群众有序就医”的专科医联体建设活动等等，这一系列重大课题即是医院某一阶段的中心工作，可据此编研如《创建平安医院文件汇编》《专科医联体义诊图文荟萃》等系统性材料。汕大医学院第二附属医院另辟蹊径，从媒体报道的角度编写了12万字的《我们的心灵比白云高洁——1990年-2001年汕大医学院第二附属医院医德医风媒体报道集萃》，对医院的医德医风建设工作进行了系统梳理，起到了较好的宣传效果。此外，对于医院的重大活动、重要会议，档案部门一定要注意档案材料的收集、归档工作，如职代会会议材料、医院办公地点迁移、院领导任免等内容，不仅对全院职工熟悉医院历史、增强凝聚力、加强医院文化建设有重要意义，同时也是医院或地区编纂大事记、年鉴、院史、院志、组织沿革等不可或缺的素材。例如，可将历届职代会的提案做分类、统计和分析，充分了解医院管理与职工诉求之间的动态变化，明确医院所推行的改革措施是否有效，打牢医院管理的群众基础等。在建院几十周年或一些重大时间节点，可根据医院实际情况编写专题性材料，作为医院的献礼。其中，大事记又分为反映医院全局性工作的综合大事记和反映某一方面工作如基建、科研等的专题大事记，一般都以时间顺序阐明事件的发展脉络，为医院的总结、迎检、统计、报表等提供参考；院史、院志则是综合反映医院历史与现状的百科全书，选材需真实、全面、准确；组织沿革则是系统记载医院的组织机构、人员编制、体制变革情况的资料，尤其是发展改革过程中的重大事件和重要节点，不仅包含了医院成立、筹建、运营等各个重要阶段，还包括历届领导班子、长期发展规划、重要荣誉、大型项目及医疗设备、新项目新技术等重大事件材料，对医院运营发展、业务开拓、未来规划具有重要的决策导航作用。北京协和医院网站专门设有“院史馆”，四川大学（含原华西医科大学）网站也在馆藏资源专栏全面反映了其110年发展历史，可见国内综合实力名列前茅的大医院都对其历史及档案资源的开发利用非常重视。3.围绕医院发展特色、医院教学科研活动等，体现编研成果的指导性、实用性。医院的科技档案包括科研档案、基建档案、设备档案等，重视科技档案信息的开发，是加快科研成果转化，使之产生社会效益和经济效益的重要途径。体现医院发展成果的主题一般包括：学术论文、专利发明、医疗和护理技术创新、新技术、新项目及科研课题研究、科研成果运用推广、医院重点学科建设成果、医院自制药剂、医院基本建设升级、医院大型医疗设备配备等。可以通过介绍科室业务、承担国家、省市级科研项目、主创人员、发表论文情况、医院学术委员会、医院医学实验室、大型医疗设备技术指标等，编写《医院高水平论文集》《医院科研成果汇编》《医院学术活动剪影》等，打造医院发展特色，促进科研成果的技术转化。以科研课题为例，可将课题从立项到完成、从结题鉴定到成果申报全过程中的设计规划、实施方案、数据资料、应用推广、工作总结等加以分析、加工、提炼，编写成概括性强的综合成果材料，供医院领导和有关人员参阅，可让后来者加快研究速度，少走弯路，节约人力和财力。例如，早在20年前，广州医学院附属市二人民医院的科研课题编研成果《广东省体外受精胚胎移植妊娠足月分娩成功》，不仅填补了广东省试管婴儿研究方面的空白，而且为该领域的后续研究提供了有价值的参考。对于教学医院，还可借助临床实训或进修基地的建设，编写《医院人才培养情况综述》《中医师承教育规划》等，以图文并茂的形式，多角度展现医院的发展历程和建设成果。4.围绕医院医疗技术水平、临床服务能力、医疗质量与安全等基础数据，体现编研成果的专业性、服务性。现代医院管理围绕医院科室发展、资源利用、医疗护理质量、人员工作效率和医院经营情况等会形成大量的基础数据，如何将分散的数据资料按照一定的有机联系进行筛选、分类、分析、统计，使编研成果更具针对性，为临床一线及医院管理层提供更专业、更直观服务，是档案部门的重要任务。医院基础数据一般来源于以下三个方面：一是日常的医疗工作原始记录，如病案、各项检查原始登记等。二是基础数字报表，如门诊、住院人次数日报、月报、平均住院日、手术前后诊断符合率等。三是专题调查数据，如某诊疗方法疗效调查、死亡原因调查等。它们全面反映了医院内部的机构设置、人员配备、病床管理等情况、医院业务开展、业务量变化、外部医疗市场环境情况以及医院医疗护理质量、医院经济运行情况等，可以编写如《医技科室工作量及其内部构成比》《医院固定资产汇编》《医院财务分析报表汇编》《临床路径实施前后患者单次住院费用对比》等，从表象数据探究深层原因，在评价当前工作的基础上预测未来发展趋势，以便及时调整决策方向。如南宁市第三人民医院根据住院病人档案信息编撰的《前十位疾病顺位统计基础数字汇编》，不但为临床流行病学调查、分析发病规律提供了第一手资料，还帮助管理层掌握周边市场需求，对医院专科定位、主攻方向、新技术引进、大型设备投入的决策作出科学合理的预测，指导医院制定以“大专科小综合”的运营模式服务社会的定位，为医院特殊时期的发展起到了不可替代的作用。5.围绕患者及社会公众关心的话题，体现编研成果的公众性、广泛性。在新医改推动医疗卫生服务体系重构的今天，医院的竞争力除了体现在医疗技术水平上，还集中体现在能否为患者提供优质便捷的医疗服务上。要让患者了解医院、信任医院，让医院更好地为社会服务，就要把医院的特色优势、知名专家、重要设备、就医常识等介绍给患者，为社会公众提供可靠的信息来源，树立医院的良好形象。如可编制包含医院布局、科室介绍、设备专家、就医须知等内容的《就医指南》；反映本院中医专业特色、介绍自制中成药、三伏贴、名老中医等的《中医工作室及专家名录》；宣传具有特色诊疗方案及卓越诊疗效果的《国家、省市级重点专科介绍画册》；为促进医患交流、和谐医患关系的《患者故事》《医疗保险科普知识》《常见医疗纠纷解决方案》等，利用宣传册、画报、纪念册、视频宣传片等方式，将医院文化渗透到档案编研产品中，使其以关注民生的形式，成为社会了解医疗行业及医患沟通的平台，真正服务于医院、服务于社会。如广西南宁市第三人民医院编纂的印刷精美、风格活泼的《爱心100救心行动》，用大量的文字资料和108幅照片介绍了医院的办院宗旨、经营理念、惠民政策、专科技术、专家风采和加入“广西红十字博爱救心行动”救治先天性心脏病患儿的内容，不仅突出了医院特色，对于促进医患间全方位信息交流、建立共识也起到了良好的效果。6.其他。医院的档案编研还可从内部合作的角度出发，如与党委部门合作开展党建专题编研、与信息部门合作开展疾病统计分析、与人事部门联合挖掘医院先进人物典型事迹等。伊犁州友谊医院在全面整理库藏案卷的基础上，创新编研了专题片《〈医疗在发展，人才是根本〉——援疆干部陈良玉同志先进事迹》《〈生命卫士急救先锋〉——急救中心优质服务专题报道》等，创造性地发展了档案编研工作。总之，将融合了医院文化理念、体现着医院高水平医疗技术的档案编研成果，以不同选题、多种方式、有针对性地进行公开展示，不仅可弥补医院专业性强、让人敬而远之的形象，还可与医院的发展相辅相成，并将医院发展过程中新的优秀成果反哺于档案工作，为医院的改革创新提供可持续的活力源泉。

三、结语

优秀的医院档案编研成果不仅能为社会公众提供多样化的民生服务、文化体验，还能让其感受医院历史追溯、名人精神熏陶，提升大众的文化审美和鉴赏能力。同时，通过对档案信息的深入开发，还能有效提升医院的知名度和品牌影响力，营造全社会关注、参与、支持大健康产业的浓厚氛围，在弘扬时代精神、宣传先进文化，构建“健康中国”等方面也大有作为。医院的档案编研工作更是要从方法和内容上发挥医院档案的专业性、实用性特点，将医院档案史料反映出来的医院传统、精神与医院当前工作相结合，力争从馆藏的档案中提炼出符合医院中心工作目标的档案编研产品，提炼出有深厚群众基础、反映医院特色且深受医院职工拥护、又符合患者利益需求的档案编研产品，让广大职工以及社会公众了解医院，从而认同医院、信任医院，进而选择医院，推动医院向前发展，为区域医疗卫生事业及建设“健康中国”贡献力量。