智慧时代视域下电子档案管理系统的构建

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

随着大数据的广泛应用，人类的生活、工作和学习进入了智慧时代。智慧时代视域下，档案管理工作既遭遇了前所未有的挑战，也面临着千年难逢的发展机遇。为进一步推动电子档案管理系统的开发，笔者基于多年的工作实践和思考，谈谈如何构建电子档案管理系统。因种种原因，一孔之见疏漏在所难免，不足之处还请各位专家补充完善。

一、智慧时代电子档案管理系统的基本特征

构建电子档案管理系统是智慧时代给档案管理工作提出的必然要求。智慧时代构建电子档案管理系统就是要把“互联网+”技术、大数据应用和智能化服务有机地结合起来，促进档案管理工作的高效发展。由此可知，智慧时代电子档案管理系统具有以下几个方面的特征：

（一）档案信息采集智能化。传统的档案都是纸质形态的档案，几乎没有电子版和其他形态的档案。智慧时代，传统的档案管理变成了电子档案的管理，除了传统的纸质档案以外，数字化的电子文档走向前台，成为档案管理的主角。电子档案是电子版的档案，不仅包括电子文档、音频、视频、图片等资料，还可以把档案的信息碎片化。而电子档案管理系统则能够发掘各类新的信息资源，并对一些碎片化的信息进行收集、分析和深度处理。可见，档案信息采集的智能化是电子档案管理系统的一大突出特点。

（二）档案管理智能化。智慧时代，基本上所有的档案管理部门都建立了智能化的档案管理平台。借助这种智能化的平台可以对档案实施安全、职能化的管理。一是在档案信息的采集阶段，能够完成电子档案的全面收集记录、整理分类、编目存储和区位存储等。二是文件转化为档案后，能够轻松地对档案进行盘点、实施分类统计和使用登记等。三是在档案调阅方面，能够对档案的查阅范围和查阅人员进行控制。四是可以借助平台深入挖掘档案中存在的深层次信息和数据，提高档案的使用效率；五是平台可以对档案的保存环境的湿度、温度等进行控制，使档案的保存更加长久、完好。

（三）档案服务的智能化。智慧时代，不仅实现了档案信息收集和档案管理的智能化，同时还实现了档案服务的智能化。一是智能化的平台实现了档案实体、档案内容和档案管理信息与互联网的对接，能够实现档案、档案设备、档案管理人员和档案客户彼此之间的实时沟通与交流。二是档案管理的任何产品和资源的信息都能够及时、快速、高效地得到处理，档案的查阅和咨询并行不悖，档案资源得到充分发掘和使用。三是档案管理与服务的信息反馈及时，档案管理人员可以对档案的利用数据进行深度的挖掘与分析，及时摸清用户的需求，进而提供更好的优质服务。

二、智慧时代档案管理工作存在的问题

在智慧时代的推动下，虽然档案管理开启了电子档案管理的新时代，但是我们的工作依然存在不少问题，归纳起来主要有以下几点：

（一）专业的管理人才奇缺。构建电子档案管理系统，对档案实施数字化管理，人才是关键。受传统档案管理观念的影响，目前我国档案管理系统普遍缺乏高素质的复合型人才，一是计算机操作综合能力较差，档案信息采集的真实性和准确性大打折扣。二是很多档案管理人员是半路出家，没有专业的档案管理知识和技能，普遍存在敷衍心理。三是既掌握一定的档案管理专业知识和技能，又比较精通计算机操作的复合型档案管理人员极少，制约了电子档案管理系统的构建和开发。

（二）档案管理工作的规范化不够。档案管理是一件非常重要也非常严肃的事，但是在日常的档案管理工作中并没有引起人们的足够重视，由于认识不深刻，观念不到位，致使档案管理工作说起来重要，做起来不重要，存在一些非常重要的缺陷，一是档案管理制度不健全，工作处于随意状态，平时无人管，用时随意翻。二是档案管理没有健全的机制，从信息采集、管理到使用，都还停留在传统阶段。

（三）档案管理方式方法非常落后。目前，虽然档案管理系统都喊着要建立电子档案管理系统，也有的做了较大的投入，但是基本都停留在形式上，有走过场之嫌。一是信息采集依然采取传统的手工方式，信息质量得不到保障。二是没有对档案信息进行深层次的挖掘和处理，也没有这方面的服务。三是综合性平台的搭建率不高，使用率低下，不少单位的档案服务难以满足用户的需求。

三、智慧时代档案管理系统发展的方向

智慧时代，档案管理系统的发展前景非常广阔。从国际与国内大数据发展的背景来看，我国电子档案管理在系统构建和服务功能方面将进入快速发展的时代，其发展前景或趋势主要体现在以下几个方面：

（一）开启一站式服务管理模式。智慧时代，一站式服务将是电子档案管理系统发展的一大方向。一站式服务是基于全方位感知的档案信息资源的整合。一是档案管理系统把档案信息按照载体类型、资源类型、文件类型和主题等进行分类处理，为客户快速地匹配到所需要的档案信息和内容。二是档案管理系统把档案中的内容进行碎片化处理，让客户一站式检索时迅速获得所需要的档案信息内容。三是档案管理系统汇总大量的、异构的、分布广泛的数据信息资料，为客户查询、浏览和借阅提供多层次、全方位的快捷服务。

（二）开启多元化分众服务管理模式。信息时代，用户的需求呈现出层次化、多样化的特点，不同的用户对档案资源的需求在档案类型和档案主题上不一致，电子档案管理系统只有根据客户的多层次、多样化的需求调整服务，才能获得实现档案管理的最大价值。一是认真分析用户的信息需求，为其提供细化的需求服务。二是电子档案管理系统运用数据挖掘、数据分析等技术，深度挖掘客户需求，给不同的客户提供所需要的档案信息资源，进而满足各层次客户的不同需求。

（三）开启移动终端信息推动服务模式。智慧时代，信息分析、信息挖掘和信息推送已经进入智能化状态。未来，电子档案管理系统也必然会开启这种移动终端的信息推送服务模式。一是电子档案管理系统深入挖掘用户信息和用户状态等信息，根据用户的爱好和需求，推动相关的档案信息。二是深入挖掘和分析用户的行为、爱好等信息，减少用户不关心或不使用信息的显示。三是通过大数据处理对信息进行筛选，剥离使用率极低或几乎不用的信息，选出档案中利用率较高的内容，降低用户的时间成本。

四、构建电子档案管理系统的策略

构建现代化的电子档案管理系统是一个系统工程，既不能急功近利搞花架子，也不能应付差事搞形式主义，需要循序渐进地扎实推进：

（一）要扎实做好电子档案信息的采集工作，丰富数据库的内容，提高信息的质量。数据库是电子档案管理系统的基础，只有做好数据库建设，才能使电子档案管理发挥更大的效用。一是要加大采集和总结各类电子文件的力度，推动纸质档案迅速向数据化资料转变。二是要加强系统维护，确保数据库安全、稳定和健康运行。三是要想方设法提高数据库电子文件的可理解性、可实用性和可存取性，及时解决数据储存和查阅过程中出现的不良问题。

（二）科学构建电子档案管理的标准规范，为电子档案管理系统的高效运行提供制度机制保障。电子档案管理不但要遵循一定的标准进行，还要有合理的制度和机制作保障。加强制度机制建设，构建良好的标准规范，必须做到以下三点：一是要构建信息化标准体系，把档案的采集、整理、安全保障和管理等各个环节都纳入数字化的统一格式标准。二是要构建电子档案数字化管理规范，对数字化档案的接收、管理做出明晰的规定。三是要建立健全电子档案管理的制度，不断完善各环节的工作机制，确保整个管理系统顺畅运行。

（三）加强电子档案管理系统的软硬件设施建设，为实施高效的管理提供可靠的基础保障。电子档案管理系统的高效运行必须由先进的硬件设备、科学实用的软件和优秀的人才做支撑，这三者缺一不可。加强软硬件建设必须做好以下几个方面的工作：一是要加大投资力度，购置良好的计算机、网络服务器等硬件设施。二是要加大软件开发力度，开发、配置高效实用的的系统软件。三是要加大人才的培养力度，培养更多的既懂档案管理专业知识、又有高超的计算机操作技能的复合型人才。