医院文书档案的电子化管理思考

文/济宁医学院附属医院 汲洪国

党的十九大报告指出：应推进信息化建设，构建数字中国、网络强国与智慧社会，实现互联网、大数据、人工智能与产业发展的深度融合。随着社会经济快速发展、医疗技术不断进步，人们对健康更关注，期待优质的医疗服务，医院从业人员数量增多、流动性加大，对文书档案管理提出了新的要求。而推进医院文书档案的电子化管理，不仅使传统的纸质+人工存档、查阅及管理工作更加便捷、高效，更将助力医院档案管理朝着智能化、数字化、信息化方向迈进，显著提高文书档案利用率与管理水平，助力医院的信息化建设。

一、浅议医院文书档案管理存在主要问题

（一）文书档案收集工作不规范。济宁医学院附属医院作为省属综合性三甲医院，现有79个临床科室、9个重症监护病区，在职员工近5000人。同时，我院历史悠久，原始文书档案、新增资料等不仅种类繁多，数量也十分巨大。传统的文书档案管理多凭借纸质+人力的管理模式，在工作开展的过程中，很多档案整理人员多由科室医护人员临时兼任，这便可能因专业差异造成文件保管、传达的错误。例如：在下发院内通知时，有的工作人员不清楚书写规范、格式，造成传达文件的内容缺失、表达不连贯。还有关于人员表彰、经费划拨等没有及时进行文件存档，或是造成重要批复文件的遗失、破损等。当档案管理人员进行文件归档时，收到的是不完整、有问题的文件资料。

（二）文书档案管理制度较落后。无论是传统档案管理还是现代化档案管理，工作开展都具有较强的专业性。尤其在“互联网+”时代背景下，院内通知公告的传达更加信息化。而在纸质文档与电子文档并存的过程中，应完善医院的文书档案管理制度，使档案管理工作有据可依，让档案归集更及时。但因医院文书档案管理制度与实际管理有出入，使文书档案管理工作变得繁杂，需要耗费大量的人力、物力及时间。

（三）工作人员的素质参差不齐。院内文书档案从业人员数量有限、综合素质参差不齐。办公室文件处理人员日常工作存在一定的随意性，很多时候对文件的处理、存档不及时，且多为轮换制，这便造成工作开展缺乏连续性，很多公文处理人员仅负责自身本周轮值内的工作，对文书档案汇总不重视，存在问题也不能得到及时修正，后续接替人员很有可能继续“将错就错”。这也从一定程度上加大了院办档案工作人员返工的成本。

（四）医院对文书档案不够重视。部分院领导认为医院文书档案工作仅是对工作痕迹的留存、保管，其不会对医院的运营产生直接影响，因此更重视对医疗服务的升级、创新，忽视档案管理。这便有可能引发连锁效应，造成相关部门对档案管理不关注、工作配合力度有限。并且，忽视对档案高新人才的引进与培养，造成整体档案管理工作落后，阻碍了档案管理的电子信息化发展。

（五）档案管理工作存在局限性。推进医院文书档案的电子化管理，需要资金的投入，建立信息系统、购入先进的设备。例如：有的医院档案室电脑、系统较为陈旧，对文件的传送、处理十分缓慢，且缺少室内温湿度的调节设备，造成部分原始纸质文档霉变、受潮。

（六）信息化建设水平相对较低。新时期医院业务办理系统趋于智能化、电子化，服务在不断升级。但在文书档案的处理中，很多时候还要依靠人力查阅、文件复印，信息化建设水平低、意识淡薄，不仅难以实现对文书档案的开发再利用，也会影响院方信息库建设的进程。例如：档案管理人员缺乏防护意识，外加信息档案管理系统存在漏洞，给黑客可乘之机，造成资料泄露。

二、推进医院文书档案电子化管理的必要性

（一）确保文书档案的完整性。鉴于传统档案管理形式不能满足医院工作发展需求，构建一体化智能档案管理系统既有助于减轻各个科室汇集文书档案工作的压力，也将使档案工作更加完整化、规范化。同时，以云存储、系统存储等方式进行档案留存，有助于快速地进行档案资料调取，加强对文书档案的利用。

（二）实现档案信息有效共享。文书档案包含的种类众多，其中既包含着院内党建工作开展情况、人事调动，也记录着医疗科研、防疫工作开展过程等等，这些文书档案来自不同的科室、部门。引入电子化管理，有助于建立本院档案管理大数据库，实现与各项医疗工作的对接，促进档案资料的共享。

（三）提升档案工作服务能力。看似无关轻重的档案管理工作，实际却关系着医院各项工作的开展，是促进各科室工作有序推进、相互衔接的重中之重。促进医院文书档案的电子化管理，有助于收集各科室的档案信息服务需求，完善电子信息系统的功能研发，实现对档案信息的深入挖掘，提高医院文书档案综合服务能力。

三、医院文书档案的电子化管理有效策略

（一）构建文书档案电子化管理体系。伴随着新时期医保改革纵深推进，医院文书档案管理工作也应与时俱进，提升服务意识，构建信息化管理体系，出具电子化发展战略，使医院综合管理工作迈向智能化、信息化、可视化与数字化。为此，应提高院领导的重视，加强对文书档案管理工作的投入力度，引入新的理念把握档案管理工作的关键性节点，从全局着眼，促进档案管理工作的创新。从而使文书档案数据的收录、整合、应用等标准化、规范化，完善平台功能，构建数据模型，实现对文书档案的有效运用。例如：可依据使用需求，开设账户权限，使Admin后台界面更清晰、简洁，档案填报、查阅更快速、精准，同时有助于避免产生人为损坏、保管不当等问题，使档案管理工作健康有序发展。

（二）加快文书档案电子化建设进程。加大对文书档案电子化管理的重视，引入专业人才、成立运维部门，促进其电子化建设进程的提速。同时，这将实现对数据资源的开发利用、使各部门工作协同并进。首先，应推进档案电子化管理系统的精细分类，促进其与教研工作、办公系统、财务数据及人事管理等形成对接端口，以信息流转的方式，确保各部门能够及时获取自身所需文书档案信息，提高档案服务能力。其次，促进纸质档案与电子档案的并行管理，并将原始档案进行电子备份、分类及存储，从而体现电子化管理的优势。最后，展开档案信息、大数据的挖掘研究，通过智能分析平台、建立信息关联，形成智能化档案分析系统，在保护电子化管理信息安全的基础上，实现对档案的有效开发。

（三）创设安全的档案电子管理环境。促进互联网与医院档案管理工作的融合，也需确保网络安全，避免院方工作信息及重要档案被篡改、损坏等，应当重视网络信息安全问题。为提升医院文书档案电子化管理工作的开展质量，保障档案存储、运行环境的安全，医院可对电子信息进行备份，并构建安全预警系统，一旦遭遇非法访问便触发警报。并且，医院电子档案运行系统24小时处于工作状态，为保护电源供应的稳定性，要对运行设备进行多重保护，为其建立独立的电源室。此外，也需普及工作人员的网络安全意识，使其规范操作，不在工作期间使用私人U盘下载资料、不访问不可靠或未知来源的网站等等。

（四）重视工作培训提升职工的素养。医院文书档案从业人员综合素养的高低将决定档案管理及服务工作的开展质量。在促进医院档案电子化管理的过程中，应拓宽档案人员招聘渠道、引入高新人才，重视对现有职工职业素养、服务能力、信息操作水平等的培训，使其具有良好的职业意识。从而，让档案管理人员不仅清晰地认识自身的工作职责、信息化体系建设的重要性，掌握基础的档案电子信息平台维护技巧，具有信息安全防范意识。为此，可定期组织档案管理人员外出进行学习、深造，使其了解电子化工作理念、模式。

（五）建立文书档案电子化工作规范。对于习惯传统档案管理模式的老员工来说，适应电子化管理需要经历一定过程。为配合工作开展，还应建立医院的文书档案电子化工作规范，并完善工作手册，使每位职工清晰地了解日常工作流程与规范，依照工作标准开展工作。一方面，应加强与技术人员的沟通、学习，充分了解电子档案系统各项功能与应用，依据实际工作需求提出建设性意见；另一方面，还应规范工作人员的行为，构建绩效考核机制，促进文书档案电子化管理的科学发展。例如：实现对档案管理工作的量化，促进精细化管理，对工作态度散漫、行为不端、工作失误给档案工作造成损失的员工，进行不同等级的划分，依据具体行为实施惩处；对于爱岗敬业、服务意识强、为系统建设提出可行性建议的员工，视情况给予一定的奖励。从而使医院文书档案电子化工作的开展更加规范化。

四、结语

综上所述，新时期信息技术的迅猛发展既为医院档案管理工作带来新机遇，也使其面临新的挑战。而提升医院文书档案管理水平，促进电子信息系统建设，更非一朝一夕之力。故此，院领导应加强对文书档案管理工作的重视，规范其工作的开展形式，提高对信息化平台建设的支持力度，提升工作人员综合素质。同时，应建立完善的文书档案电子信息系统管理制度、关注网络安全问题。从而，通过对互联网、大数据及人工智能的创新应用，使医院文书档案的采集、整理、汇总、存储、分析及管理工作更加高效、便捷、精准，助力医院管理的现代化。