浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

闫海生 河北省平泉市委宣传部

随着我国互联网以及信息技术的广泛应用，将事业单位档案管理与互联网相结合，实现档案信息电子化，有利于事业单位档案有效的管理。将传统的以纸质版档案转化为电子档案，方便了事业单位档案储存与转换，提高了电子档案储存的效率。同时，将传统的电子档案转化为电子档案，有利于加强管理，同样也面临着风险，事业单位在档案管理过程当中，应当对电子档案起到保障作用，将互联网技术与电子档案有效的融合，提高事业单位电子档案管理效率，优化信息管理网络，从而提高事业单位档案管理效率。

一、电子档案管理工作优势

提高电子档案管理工作，有利于提高事业单位行政运转的效率。事业单位在开拓电子档案管理系统过程当中，应当完善电子档案的管理体系，从而有效的提高行政效率，事业单位在开展电子档案管理工作时，应当打破传统的纸质档案管理的局限，开拓新型的档案管理系统，实现互联网的价值。将传统的纸质档案转型，有利于提高事业单位的工作效率，降低其工作成本，降低人力与物力成本，有效的借助网络资源以及信息资源，实现更加快捷、高效的办公，处理各类信息资源，将档案进行有效的筛选、分类、处理，有效的提高了工作效率，降低工作成本，解决了由于人工问题导致的档案管理的遗漏，提高了档案管理的准确性，为行政事业单位的档案管理高效运转提供了有效的保障，节约了人力和物力资源。

解决了信息共享和传输的障碍。由于电子档案能够实现远程运输，极大地降低了传统纸质运输的成本和障碍，电子档案能够借助网络技术和信息技术实现信息传播，极大程度实现信息共享，有效的解决了档案管理的传输和共享水平。一方面，由于电子档案可以实现多次传输和共享，方便同事之间相互使用和借鉴，同时也可以在信息化平台进行信息共享；另一方面，将传统纸质档案转化为电子档案，方便电子信息进行合并与储存，最大可能的将电子档案进行存储和共享，丰富了档案内容，降低了档案存储的成本。

由于电子档案具有易储存性，其电子档案信息能够摆脱传统的人工档案管理低效的问题，借助计算机将档案处理成电子化，利于档案的存储，实现广泛信息的全面存储，进一步提高了行政事业单位电子档案管理工作效率，提高了行政事业单位档案的存储量，丰富了传统的档案管理体系。将传统的纸质档案进行转型，实现了档案的文字化、数据化和直观化，可以借助计算机将电子档案当中的文字数据以及图片、视频等信息进行存储，保障了电子档案的稳定性和客观性。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理策略

（一）革新管理理念，奠定电子档案管理思想基础

由于电子档案的传播需要借助互联网以及电子信息设备，因此，合理存储与加密电子档案，保障档案信息安全尤为重要。因此，档案管理人员应当树立正确的行政事业单位电子档案管理理念，保证电子档案的安全。行政事业单位应当加强对相关管理人员的技术培训，定期开展学习培训活动，使每一名电子档案管理人员树立正确的档案管理理念。此外，相关负责人还应当加强对管理人员开展定期的基础文化知识的培训活动，使每一名档案管理人员都具有良好的道德品质，行政事业单位应当加强对档案管理理念的宣传活动，使正确的管理理念深入人心，提高行政事业单位文化核心，打造精神支柱，使“软文化”和“硬实力”灌输给档案管理人员，加快人才队伍的建设。行政事业单位应当将大量资金拨入到人才队伍建设过程当中，实现传统档案管理转型为电子档案。为了保证每一名电子档案管理人员都能树立正确档案管理理念，行政事业单位应当加强绩效考核的范围，行政事业单位应当将档案管理人员的道德品质纳入绩效考核目标当中，使每一名档案管理人员都能将正确的道德管理理念深入人心，创建完善的电子档案行政管理人员的薪酬奖励制度，多措并举实施，保障每一名具有良好道德品质的管理人才得到其应有的薪酬和奖励，促使每一位档案管理人员都能在其岗位尽职尽责。

（二）提高专业水平，建设电子档案管理人才队伍

由于传统的纸质档案转型为电子档案，需要更多专业的电子档案管理人员。因此，行政事业单位就应当加快专业人员的建设，组建新型的师资队伍，加大资金的投入，广纳人才，提高相关管理人员的工资薪酬制度的改革，提高管理人员的专业素质。同时，相关管理人员要加强电子档案专业管理人员的整体水平，根据工作内容的需要来建设人才队伍，提高专业人才的技术工作水平。行政事业单位还应当注重员工的培训，此外，事业单位应该定期对管理人员进行技术培训，加快管理人才的更新与专业素质的提高，及时的处理工作上的问题，保证电子档案管理人员能够自觉处理好电子档案信息，拥有专业的档案管理技术。同时，行政事业单位还应当广纳人才，推进人才引进计划，将专业的管理人才引入到档案管理部门，提高档案存储、共享以及提取的效率，从而提高档案管理人员的管理能力。同时，事业单位还应当针对档案管理人员的档案管理水平和档案管理的专业能力进行绩效考核，采用创新性的工资薪酬战略来加快鼓励管理人员技术改革，提高其自主学习能力，以人才激励的方式留住更多的人才和招纳人才，加快行政单位的人才建设，保证电子档案数据的安全，降低行政事业单位遭受到网络攻击或者突然停电等意外的情况的发生，由此导致电子档案信息无法被正确、详细的储存在计算机之中，出现计算机当中的数据丢失、漏泄等安全风险，对于信息档案管理人员造成很大的负面影响，因此行政事业单位应当加快对人才队伍的建设，将数据的安全性得以保证。

（三）提高设备建设，加强电子档案管理物力保障

行政事业单位在现有的基础设备情况下，还应当加大资金的投入，引进先进的信息化基础设备，从而为传统的纸质档案管理改革提供物质保障。行政事业单位应当加快信息化基础设施的建设，将传统的档案进行革新，创新电子档案。同时，公司事业单位还应当保证信息存储安全的前提下，来增设信息设备。将传统的纸质档案转型节省的费用转化为投资建设信息设备，有效的解决了物力资源的浪费。此外，将传统的电子档案管理进行信息化改革，将节省更多的人力资源，将其投入到信息化管理当中，有利于档案的合理分配和共享。行政事业单位应当合理播放入金资金，将资金合理利用到信息化设备建设当中，提高资金的使用效率，避免由于行政事业单位高资产、高负债导致经营下降将更多的闲置资产浪费影响行政事业单位其他部门的其他业务不能周转。行政事业单位在拥有技术保障的同时，还应当加大对物质的投入，工欲善其事，必先利其器，加强对人才以及物力的建设，将传统的档案进行改革，加快档案存储的效率，保障电子档案存储更加稳定，将传统的档案存放在存储柜当中，由于存储室的环境潮湿，纸质档案不能很好的保存，导致纸质档案被破坏。将传统的档案进行转型，降低了储存的空间，还避免了存储条件差，导致档案保管不佳等问题，总而言之，加快纸质档案的改革有利于降低管理费用。

（四）完善管理制度，规范电子档案管理操作实践

行政事业单位应当根据电子档案管理的相关法律法规以及行政事业单位自身的发展情况来完善电子档案管理制度。事业单位应当结合电子档案管理工作的特点来制定符合公司发展的档案管理制度，对档案管理人员进行工资薪酬制度的奖惩，选拔专业的管理工作人员对档案管理工作进行一系列的督促和指导。此外，规范档案管理人员的工作规范以及档案管理人员的道德品质等一系列的档案管理制度进行合理的制定，行政单位应当将制度进行严格的制定和规范，保障每名管理人员都能恪尽职守，在其位，谋其政。除此之外，对于档案管理过程当中的档案信息进行安全的整理，制定档案整理的一系列重点的环节，应当制定一套符合公司发展的、规范化的方案，从而将档案管理科学化、有序化、规范化。行政事业单位应当采取多种措施来建立符合公司发展的制度，定期开展绩效考核，提高电子档案的质量，降低由于系统性问题和个人操作不规范等问题造成的失误，行政事业单位应当对相关管理人员进行明确的任务划分，使其能够尽职尽守并投入到电子档案管理当中。

三、结语

综上所述，事业单位在电子档案管理工作当中存在一系列的问题。因此，行政事业单位应当考虑到自身的管理制度、人才以及物力等方面的不足，加大资金的投入，提高电子档案管理人员的工资薪酬，使其在工作岗位上尽职尽责。行政事业单位应当加大对人力和物力资源的投入，建设一批具有专业的能力的人才队伍，加快传统纸质档案转型为电子档案，充分发挥电子档案的优势，从而有效地开展行政事业单位一系列的工作，保证电子档案的安全高效，加大对物力的投入，加大对电子信息设备的投入，从而保证基础设施完整，实现传统纸质档案转型为电子档案的目标，促进行政事业单位电子档案管理的可持续发展的目标。