大数据技术在国企单位档案管理中的应用

高勇 承德清泽水务有限公司

随着大数据时代的到来，社会的各行各业都面对着庞大、繁杂的信息，这需要我们接受这些大量的信息和大数据时代带来的各种各样的变化。在大数据时代背景下，国有企业的档案管理工作也面临着模式的转变。档案是记载着企业发展历程、人员背景、信息资源的重要媒介，对于企业的经营管理和未来的发展方向有着较大的价值。大数据技术的日渐成熟也为现代化、科学化、规范化的档案管理提供了一定的技术支撑，大数据技术的应用也提高了国有企业在档案管理工作上的效率，也为之后的经营管理提供了更加科学的依据。

一、大数据技术

大数据是计算机和互联网结合的产物，进行对海量的数据存储管理与分析。大数据具有海量的数据规模、多样的数据类型、快速的数据留转、巨大的数据价值等特点，种类也是多种多样。快速的数据转换能够满足我们的数据需求，能快速收获我们需要的信息或服务，是一种强大的变革之力。大数据技术对于我们日常生活中的政治、经济、思想、文化和教育等方面都产生加大的影响，促进了互联网信息技术在相关行业中进行有效应用。

二、国企单位档案管理工作

国有企业是国民经济的中坚力量，同时国有企业的发展对于国家和社会都有很深远的影响。档案对于一个企业有着很重要的意义，关乎企业的未来发展规划，是一个企业的精神财富与物质财富。在社会的不断发展中，出现了非常多的企业，导致市场中的竞争非常激烈。很多企业在架构上逐渐往现代化发展，但在档案管理的工作上还十分的封闭，就出现了很多企业被淘汰的现象。因此，国有企业的档案管理工作显得尤为重要。国有企业想要在时代发展的大潮中实现大进步，就要走专业化，科学化的道路。在档案管理工作上专门化，科学化的道路就是完善档案管理制度、流程、环节等一系列硬件，软件设施，为企业的发展创造源源的动力。国有企业档案管理是一项长期系统的管理工作，其专业化、科学化的建设需要从多方面共同进步。国有企业的档案管理，需要接受大数据技术的支撑来完成专门化、科学化的目标。要加大科技和人才的投入力度，引入现代化手段，创新档案工作的管理。在促进国有企业档案管理专业化建设的道路上，国有企业单位要不停的学习借鉴行业内其他企业的做法，多角度、多层次、多渠道提升档案管理专业化、科学化水平，促进企业更好更快发展。

三、大数据技术在国企档案管理中的应用价值

在大数据时代，大部分的国企档案管理工作没有顺应时代的潮流而做出相应的调整，还继续沿用较为老旧的纸质档案时期的管理理念，导致档案管理工作的开展较为困难，工作效率低质量差等问题涌现出来。那么如何应用大数据技术去改变当前现状呢？大数据技术在国企档案管理领域中的应用价值有哪些呢？一方面随着大数据时代的推进，使用大数据技术在国企单位进行档案管理要比之前纸质档案的模式更加便利快捷，不易丢失损坏。纸质档案比较容易受到外界环境的影响，例如纸张受潮、欲火燃烧这些不可控的因素的发生，一旦发生就会产生不可逆的影响。在翻阅的过程中，次数的增加也会对纸张档案有磨损，大大增加了保存难度。在档案管理工作中大数据技术的引入会大幅度优化这些问题，提升了档案的保存品质。另一方面，在档案管理工作中引进大数据技术，大大提高了国企单位档案管理工作的效率。将大数据技术应用于档案管理工作，更加便于取阅查找，摆脱了纸张在查阅档案中的难度。将档案数据导入数据库后，在搜索引擎中输入相应的关键词，可以在海量的数据库中快速查找，节省了纸质档案翻找的时间和查阅的难度，解放了工作人员的劳动力，大大提高了工作效率。大数据的应用可以更快速的获得有效的信息，在解放大量劳动力后，更多的时间可以用在数据的分析和研究上，拓宽了国有企业档案管理的业务范围，也提高了国有企业的核心竞争力。能够促进档案管理行业的未来发展，满足时代发展的需求。

四、大数据技术在国企档案管理中的应用策略

（一）完善管理制度，健全工作体系

在大数据时代背景下，完善国有企业单位的档案管理工作制度，健全管理工作体系是当前档案管理工作需要关注的首要前提，面对多样类别、部门的档案管理工作，对于工作人员来说应该明确对于不同的数据和信息的不同处理方式与存储形式，对档案录入与编辑都要建立在个人专业能力之上。在实际的日常工作中，工作人员要做到能够充分了解档案中不同类别不同部门的信息，增进自身能够迅速检索信息的能力，使自身的思维逻辑能力更加缜密、专业能力更加精进，直至能够从容面对各类复杂突发问题并完美解决。构建完备的档案管理制度对于国企单位是档案管理工作是一个有力保障。在实际管理档案的过程中兼顾质量和效果，让档案管理工作真正实现制度化和规范化。对于国有企业的领导层来说，加强档案管理的效率和相关人员的工作质量，通过人员日常培训提升档案管理工作人员的专业能力，做好监督管理工作，落实责任到人的管理模式，全面做好国有企业单位的档案管理工作。

（二）加强数据安全，优化管理理念

在大数据时代，数据库存储海量数据的同时也给数据的运行性能、完整性、系统性等方面带来不小的挑战，严格保障档案信息的安全是落实国有企业单位档案管理工作的重中之重，在加强数据安全方面有几个应用策略：1.对数据库中海量的档案信息进行加密保护，比如设置工作人员的登录密码、录入人脸、指纹信息；加强电脑的防火墙，抵御病毒、黑客入侵导致的信息丢失泄露问题。2.减少因工作人员的失误，网络或设备故障带来的不必要的损失，维修人员定期检查设备和网络等基础设施，工作人员加强培训，提高业务水平和专业能力。从这些可能会威胁到数据安全的危险因素入手，能够规避我们在操作过程中承担的不必要的风险。加强数据安全也意味着国有企业单位的档案管理部门要与大数据公司或机构开展相关合作，利用大数据公司或机构的专业技术，结合上国有企业单位档案管理部门的实际情况，开发并设计出适合国有企业单位档案管理部门的操作的系统，从而进行档案管理部门管理理念的优化，借助外界专业公司的力量来满足档案管理部门的操作需求。

（三）创新管理方法，优化管理结构

在国有企业单位的档案管理工作当中，创新管理方法，优化管理结构就是优化管理工作的关键。管理人员不能用以往在纸质档案时代的管理观念来管理国有企业单位的档案信息。纸质档案时代的管理模式较为封闭，跟不上当今时代发展的速度。现阶段的档案数据种类繁多数量庞大，传统的管理方法会导致管理工作效率过低。所以，在企业进行管理工作的时候，创新管理方法就显得尤为重要。既能满足大数据时代的变化，又能合理的使用互联网信息技术进行管理工作，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量。对管理方法的创新，也是应用大数据技术管理国有企业单位档案的一个策略。将以往存在问题的档案管理方法做出改变，加快互联网与大数据技术和国有企业单位档案管理方法的结合，建立并完善新的档案管理方法。此外，国有企业单位也建立奖惩的制度，对档案管理工作中表现突出的管理人员进行表扬和奖励，反之，表现不够优秀的工作人员也要进行相应的批评并督促他们改进。通过这样的方法，可以有效地激发管理人员工作的积极性，形成一个良性循环，提高管理部门的工作质量，更好的促进国有企业单位档案管理部门的发展以及企业的发展。

（四）提高人员素质，提升管理技巧

加强国有企业单位档案管理工作人员的培训，提高档案管理工作人员的综合素质。树立管理工作人员的大数据意识，随着时代的发展逐步更新，适应档案管理工作在大数据时代的新要求。能够充分发挥大数据技术在档案管理工作上的优势，在大数据技术的发展下，档案管理的工作人员需要具备丰富的管理知识、与时俱进的管理理念、巧妙的管理技巧，以及专业的管理能力。在提高工作人员综合素质方面，可以采用以下几个策略：1.对外招聘专业人才，对外招聘与档案管理工作所应用的大数据技术相关的人才，为团队储备一定量的专业人才。在招聘时稍微提高人才需求的标准，尽量的选择专业能力强、知识储备丰富、有一定该方向工作经验的优质人才。2.对内进行人员培训，提高企业内部工作人员的管理技巧、知识储备和专业能力，使得原有的企业内部工作人员能够较为快速的接受大数据技术介入后档案管理工作的改变，能适应改变之后的工作模式与思维方法，能够快速捕获大数据时代带来的有用信息，尽快适应国有企业的档案管理工作。3.国有企业的领导层也要定期开展培训，提升管理技巧，熟悉每一位员工的特长，充分发挥个人才能，有助于企业工作效率的最大化和工作质量的最大化。

五、结语

大数据时代为国有企业的档案管理工作带来的不仅仅是诸多的挑战，还是机遇。因此，完善管理模式，健全工作体系；加强数据安全，优化管理理念；创新管理方法，优化管理结构；提高人员素质，提升管理技巧是抓住机遇克服挑战的一大行动，这样才能更好的促进档案管理理念和技术的转型升级，大数据技术在为企业提供更优质信息与服务的同时，提高企业的核心竞争力，扩大企业未来的发展空间，更好的服务于企业、服务于国家、服务于社会。