浅谈企业档案在人力资源管理中的重要性

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

一、档案在企业人力资源管理中的表现

企业发展的根本在于人才，人力资源管理是现代企业管理部门的重要组成部分，企业档案管理在人力资源管理中的重要性主要有如下几点表现。

（一）为人力资源管理提供真实可靠的材料。企业要想更好更快发展，就应当坚持做到知人善任、用人唯贤。以挖掘企业员工的潜力为出发点，发挥员工最大效能作为企业人力资源管理的基础。在人力资源管理中，除了企业派人考察之外，还要通过对相关人员档案进行全面的了解，主要内容包括对人的精神、道德、品质等多方面进行考察，实现企业对员工或者干部任免的真实性和可靠性，从而能够得到合适的人选，进而推动企业不断发展壮大。

（二）档案管理为企业的重大决策提供必要的依据。从人力资源规划的角度来看，企业要想拥有高质量的人才，就要发展相适应的人才，就必须保证人员需求和拥有量之间的合理匹配。组建科学的人力资源管理部门，通过对企业档案的查阅做出人力资源管理中的科学决策，保证企业人力资源规划的合理性，从而综合分析企业的领导与员工的业绩和素质能力等。

（三）保证人员与档案相统一的管理原则。保证和提高人力资源的使用效率。企业中人与物的高效组合才会实现合理的人力资源配置。因为人力资源具有动态性的特点，所以企业档案不能只是固定保存人事与劳动档案，应随着时间的推移出现人员流动岗位变化等多种现象。随着岗位人员的流动而不断改变，实现档随人走的档案动态现象，这就防止“档存人走”“有人无档”的现象，影响人力资源对员工的了解培养，从而使人力资源能够在企业建设的过程中实现最好的配置，使人才在各行业与组织之间能够得到合理的利用。

二、档案管理在人力资源管理中存在的不足

（一）内容单一。在企业的人力资源档案中，需要对人事管理活动中形成的员工个人与家庭情况进行全面的记录，但是从目前钢铁企业人事档案的管理内容来看，通常只有员工的简历和自然状况，例如姓名、生日、家庭成员、学习和工作经历等等，对于工作期间的表现和业绩情况并没有详细的记录，从个人档案中完全无法看出一个人的特长。所以，钢铁企业人事档案无法成为企业选用人才的根本性依据。

（二）管理手段落后。近年来，随着现代技术的不断推广，人事管理的要求越来越趋向信息化和规范化。但是从钢铁企业角度来说，人事管理档案仍处在传统的管理模式中，经常会出现一些档案收集与管理不科学的现象，许多档案分散甚至丢失，严重影响了钢铁企业在人事管理过程中的整体性与科学性，降低了人力资源的效力，无法适应信息时代人力资源管理的发展趋势。另外，许多钢铁企业除了人事管理档案失真这一问题之外，还存在着档案缺失的现象。在市场经济发展的新时代，终身雇佣制已经被打破，人员流动非常频繁，企业用工现象出现时期性。在人力档案管理中，出现了对档案内容不重视的现象。例如在许多钢铁企业中，由于工作条件和人员流动的限制，档案管理部门在员工试用期间不建立员工档案的现象非常普遍，这种人事档案的缺失性不但为企业选择人才带来麻烦，而且也为企业带来一定的安全隐患，档案失真会为企业带来一定的安全隐患。

（三）缺乏真实性。钢铁企业人事档案的失真现象近年来表现非常突出。因为近年来信息水平的进步为造假提供了便利条件，使个人信息失真现象屡见不鲜。例如，现阶段存在的假身份证、假年龄、假学历等等。一方面，钢铁企业的人事档案管理人员对于真假这个问题的认识并没有提上日程，在审查上没有严格把关；另一方面，由于档案管理人员自身人力资源管理水平的限制，在面对真假信息时没有进行有效的鉴定工作，最后形成了被动接受信息的现象。而这些不真实的信息，不仅会导致人力资源管理者无法真正地对员工进行科学的评估，从而为企业带来一定的危险。例如：一些有作案前科或者一些带有传染病的患者，持有假身份证和假健康证在企业打工多年，这样对企业就会造成一定的危害。

三、提高档案在企业人力资源管理中的作用

（一）加强对档案管理的重视程度。从如上的分析中我们可以看到，在钢铁企业中出现的人事档案管理问题基本上是观念问题。企业的管理者应当将人事档案管理提升到战略的角度。人事档案能够为企业提供全面的人力资源管理客观依据，例如员工的业绩评估、员工的晋升、薪酬奖惩等，都要从人事档案中提取出来。企业管理者通过对档案的分析，完成对员工个人的特点素质能力的综合分析，决定管理者在人事培训和调往何种岗位时作为主要依据。因此，必须在认识上重视人事档案管理。

（二）健全档案内容。因为传统档案的单一性，使人力资源管理出现了一定的困难。那么，企业就应当在传统的档案基础上增加一些能够反映个人能力与素质特征爱好的个性化的材料。使档案能够更加全面地反映一个人的成长历程与个人的能力和道德水平，同时也能够为管理者考察个人成绩并为企业储备后备干部提供第一手资料。

（三）保持准确性和完整性。企业档案是开展人力资源工作的重要材料之一，材料的准确性与否将是管理者对人才管理与提拔的重要依据，材料的准确性是企业管理者在做决策时能否发挥档案作用的重要前提，档案在人力资源工作中的地位取决于其内容的准确可靠性。在档案管理的过程中，应当基于原有真实的档案材料的基础上，对企业人员信息进行相应的扩充与存档，将个人公开信息进行分类储备，建立企业的人才数据库，这些数据具有一定的动态性并且能够及时更新，对于企业的重要人员，例如中层管理人员、高层管理人员和专业技术人员，都应当进行详细的个人信息收集。

（四）提高档案的时效性。档案应当根据时间的变化与现实情况的需要，加强动态性管理，从而实现人力资源管理的最新变化，使人力资源档案的信息能够及时更新，从而方便管理人员及时了解与认识人才的全部实际情况，其中包括过去与现在的所有信息。

四、结语

虽然一直以来企业的人力资源管理部门对于档案管理都有不同程度的关注与重视，但是因为受到外界各种因素的影响，导致档案在管理方面存在不同程度的制约，导致档案材料出现缺失现象，为人力资源管理带来了巨大的损失。因此想要牢固把握新时代建设带来的一切机遇，就应当在认清当前形势的前提下，加快人才信息与效益观念的推进，推动档案工作制度化、规范化、实效化。使档案的量化与质化观念、管理观念、效益观念有机结合在一起，充分发挥企业档案在人力资源管理中的重要性。