加强事业单位人事档案管理工作的思考

文/山东省菏泽市单县人力资源和社会保障局 崔启顺

现阶段，我国国民经济发展速度日益加快，社会各个方面也在不断变革，各项事业得到了显著发展。同时，随着科学化、信息化技术的不断推进，人们纷纷将关注的重点放在人事档案管理工作上，特别是对事业单位来说，其最基础的一项工作就是人事档案管理工作，把此项工作有效做好，可以促进人事管理效率以及各项管理工作显著发展。在社会发展程度日益提升和科学技术不断发展下，事业单位的人事档案管理工作更要将规范性、科学性特征充分体现出来，有效探究实际管理工作的相关问题，并在此基础上提出具有合理性、科学性的解决措施，以促进事业单位管理效率显著提升。

一、事业单位人事档案管理的重要性

第一，人事档案管理，可以有效完善和保存单位内部的人事信息。新形势下，日益激烈的社会环境，加剧了社会竞争，不论是哪个单位，要想发展均避免不了竞争。虽然事业单位属于国家公益性单位，但社会环境对其影响较大，也会面临一定的竞争。通过对目前的实际情况进行分析不难看出，人才其实是事业单位竞争的实质，事业单位想在竞争中获得更好的发展，人才支持必不可少。通过对人事档案予以利用，可以帮助事业单位更好地掌握内部人事信息，尤其可以加深对个人情况的了解，确保科学应用内部人员，使人才与岗位的匹配更加合理，让人才的作用得到充分发挥，而这也是人事档案管理工作中非常重要的一项内容。可见，事业单位的发展离不开对人事档案管理工作的不断完善，因而需要进一步完善人事档案管理。第二，社会人才流通要求将人事档案管理工作有效落实。就目前的实际情况而言，不断发展的社会提供了大量的就业机会，促进了社会人才的流动。对此，在社会人才流通过程中，形成了一些重要信息，如人才走向、来源以及相关人才的信息记录等，这些既直接影响到单位对人才的选用，同时和社会人才流通的稳定性有着极为密切的联系。在开展人事档案管理工作时，事业单位不但顺利完成了本单位的工作，且满足了社会人才的流通需求，这充分体现了事业单位人事档案管理的重要性。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）未深刻认识到事业单位档案管理工作的重要性。如今，一些事业单位尚未充分认识到档案管理工作的重要性，管理岗位配置缺乏科学性；领导只对职能部门引起重视，而忽略了档案管理工作，工作中表现十分被动，岗位职责模糊；档案管理滞后，缺乏先进的档案管理设备，人力资源匮乏，也没有投入充足的资金，急需更新升级档案管理硬件；档案管理工作联系不密切，单位各部门档案工作不能顺畅沟通交流，很难做到有效配合。

（二）缺乏完善的档案管理制度。保障档案工作高效开展的一项重要条件就是档案管理制度，可提供重要的参考给档案管理流程。由于事业单位领导对档案管理工作不重视，因而部分事业单位未形成完善的档案管理制度，存在诸多缺陷。这些缺陷导致档案管理过程中效率不高、资料散乱、难以调取，甚至存在损毁、遗失的问题。档案管理制度的不完善，除了会遗失档案之外，还有可能出现造假的行为，为一些职业操守不高的员工提供了可乘之机。有些事业单位需要查阅职工档案的时候，因为前期管理不当，阻碍档案管理工作顺利开展，使事业单位改革的发展速度变慢。

（三）人事档案管理信息化建设严重滞后。当前，虽然部分事业单位已经将人事档案管理系统构建起来，但因为对人事档案管理系统缺乏系统性认识和了解，从而导致很多系统只是简单地对职工信息进行了记录和统计，而并没有对职工的生活、工作等信息进行记录，使档案信息化效果受到极大影响。同时，有个别事业单位因为领导不重视、经费不充足等原因，在促进人事档案管理信息化工作开展方面力度不够，仍采用传统的手工操作。这样不仅档案管理和保存难度加大，同时也对人事档案管理工作效率造成极大影响。

（四）档案管理人员素质偏低。一些事业单位的档案管理人员专业管理能力不足，同时并未和实际情况相结合，对管理手段进行调整。并未正确认识到事业单位人事档案管理的性质，不重视此工作具有较高连续性的特点，对管理人员的要求较低。同时大部分管理人员是从其他单位临时调过来的，管理经验不足。一些管理人员随意删减档案信息，造成信息不完整，对事业单位的持续、稳定发展极为不利。同时因为市场竞争日益激烈，一些单位针对档案管理工作的资金投入较少，造成档案管理人员选择离开单位，对单位的良好发展造成了严重影响。

三、加强事业单位人事档案管理工作的策略

（一）提高事业单位领导对人事档案管理工作的重视。事业单位领导者务必要正确认识人事档案管理工作，这对事业单位的良好发展起到积极促进作用，针对事业单位人事档案管理工作所发挥的促进作用，坚持用发展的眼光去看待。立足于事业单位的立场展开分析。科学有效的人事档案管理对事业单位挖掘和留住人才极为有利，同时借助创新档案管理模式，可以有效防止单位日常经营过程中的各种问题出现。在日常工作中，人事档案管理部门要加大和档案管理人员的合作力度，以单位具体管理现状为切入点，不断完善单位内部软硬件设备。同时，事业单位领导务必要切实了解所有员工身上存在的实际问题和困难，同时遵照国家相关规定的同时，给予员工帮助，使其问题有效解决。除此之外，单位领导要积极审查单位内部档案管理工作，在单位内部形成健全的档案管理体系，如此才可以使人事档案管理工作的价值得到最大程度的发挥。

（二）建立健全各项人事档案管理制度。完善的人事档案管理制度能够有效促进档案管理工作。第一，事业单位应集中所有的人事档案管理力量，并整合人才信息资源，集中开发、统一管理、科学保管人事档案和资源。第二，各级组织、档案、劳动、人事等部门必须加大合作力度，建立健全档案管理办法与条例，展开有效监督和科学指导，不断优化新形势下事业单位管理和服务职能。第三，要积极革新人事档案管理制度，对各项管理制度予以完善。充分结合人事档案管理工作要求与服务社会的需求，对管理工作细则、档案案卷科学管理、计算机辅助管理等制度进行完善，确保激励工作制度的科学性，积极对各项管理工作细则予以完善并落实，促进管理绩效显著提高。

（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案的人才信息资源非常丰富。因此，事业单位人事档案管理人员需合理利用各种资源，使其作用最大化发挥。还需将先进的科学技术应用到人事档案管理中，同时充分联系实际情况，对电子档案系统予以构建，从而将电子档案与传统档案的协同作用发挥出来，有效提升工作效率，同时有效保护纸质人事档案。要想将此目标顺利实现，需要档案管理部门提高工作效率，确保可以准确、及时传送人事信息，使电子档案和纸质档案保持同步。除此之外，还需发挥计算机的积极作用，对现代设备与技术（计算机、扫描仪等）的优势予以利用，第一时间在计算机中输入档案资料，再同相关技术配合，以数据资料的形式呈现包括文字、图片和声像等在内的各项资料，并对数据格式与纸质人事档案做同步储存。如此一来，便可根据需要，借助屏幕对相关内容进行查阅，避免档案长期翻阅而损坏。除此之外，还应对人事档案管理进行创新，但需用到计算机网络技术，以起到共享不同地域间的非保密档案信息的目的，以促进工作效率提升、节省成本。

（四）提高档案管理人员的全面素质。事业单位需要加强人事档案职能，以此使国家行政事业的良好发展得到保证。在事业单位中，人事档案的地位在人员流动和体制改革中处于中间状态。现阶段，人事档案管理人员水平和素质亟待提高，人事档案管理工作开展受阻，因此需要领导在档案管理人员的培训上加大力度，在对干部进行提拔任用的时候，将其作为重要参考依据，反映干部工作履历，同时调整优化体制。全面提高档案管理人员的素质，有利于促进事业单位档案管理工作顺利开展。

四、结语

总之，事业单位人事档案管理的机密性和专业性较强。新形势下，社会发展速度不断加快，人事制度改革不断深入，人事档案管理工作必须做到与时俱进，既要规范管理，同时还要大力创新，就新时期的人事档案管理模式展开积极探索与深入研究。事业单位中的人事档案管理部门应进一步重视人事档案管理，积极学习，大力革新，加强人事档案管理，及时对人事档案管理中出现的新问题与新情况进行研究解决，唯有如此，才能与档案事业的发展保持同步，从而确保人事档案管理工作顺利开展。