信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择

文/西安市高陵区投资环境投诉中心 周艳

在机关档案管理工作中，由于档案数量庞大，管理工作非常复杂，传统的人工管理方式难以满足现代化的机关档案管理要求，加强管理方式信息化建设，实现更高效率的网络信息化管理模式，是现代社会经济发展对机关档案管理提出的必然要求。除此之外，应用网络信息化的管理模式对机关档案实施管理，能够实现快速查询，而且查询方式多种多样，能够有效满足档案使用者的要求。信息化的管理模式能够有效实现档案的完整保存，促进档案信息共享，保证能够实时为档案使用者提供必要的档案信息。由此可见，实施信息化的档案管理方式，不仅给档案管理带来了极大的便利，而且对档案的实践应用，提供了极大的便利，促使机关档案能够更好地为社会发展提供服务，大幅度提高机关档案服务质量，对我国社会经济发展建设，具有极为深远的意义。

一、信息化技术进行档案管理的优势

在信息化时代，办公实现了自动化和信息化，而机关档案管理工作也正走向无纸化办公模式。利用信息技术实现无纸化办公，不仅能够提高档案保存管理的完整性，同时还能够有效降低管理成本，实现低碳环保作用，无论是对机关档案管理工作质量的显著提高，还是对促进生态环境保护与社会经济建设的和谐发展，都具有极为重要的意义。在信息化时代，在机关档案管理工作中应用信息技术，实现档案管理的信息化发展，比传统的档案管理方式更具优势。

（一）能够存储海量的档案信息。在机关中，档案的数量非常庞大，而且随着发展，档案数量不断增多，在传统纸质档案管理模式下，需要使用更加庞大的存储空间来存储保管档案。而且纸质档案对存储条件要求极高，为了延长纸质档案的使用寿命，在存储过程中必须要具有良好的通风、采光、防虫等条件。一旦存储条件不合格，就会造成档案损失，信息丢失。此外，面对数量庞大的纸质档案，传统的人工管理方法，不仅工作量巨大，而且在分类归档、查询应用等方面，程序极为复杂，便利性极差。而运用信息化管理方式，以电子档案的形式对机关档案信息进行存储，只需小小的硬盘，就可以存储大量档案信息，真正实现大容量快速储存，既节省了空间又节省了管理成本。而用在管理上，不仅查询应用档案更加便利，而且对存储环境要求低，还能实现无纸化。

（二）档案信息管理更加规范，存储更准确。在传统的机关档案管理过程中，采用人工方式对档案进行归类处理，这就导致工作人员在管理档案的过程中，可能因为大意疏忽或业务不熟悉等因素，造成档案不正确存储，管理不规范。甚至个别人员会私自篡改档案信息，造成档案信息严重失真，最终在查询应用档案时造成误差。而在信息化时代实施信息化的档案管理方式，利用档案管理系统，能够将档案信息与办公自动化系统实现无缝连接，档案资料实现自动化存储，在对档案进行信息化管理的过程中，还能够对档案信息的修改操作设置权限，防止人为篡改档案信息，从而有效保证档案信息的准确性和规范性。准确的档案信息以及规范的档案管理模式，不仅方便人们对档案进行查询或使用，也使机关的档案服务质量得到显著提升，使档案信息充分发挥作用，为社会经济发展建设提供必要的支持力量。

二、信息化时代档案管理面临的困境

（一）传统档案管理方式无法满足信息化时代的发展要求。现代社会科学技术快速发展，而且在社会各个领域中得到广泛应用，科学技术已成为推动社会经济发展的关键因素，对生产和生活都产生了极为深远的影响。当今社会已进入信息时代，办公实现了自动化和网络化发展。在新办公环境下，传统的机关档案管理方式已无法满足现代办公要求。因此，加强档案管理信息化建设，成为办公自动化管理的必然要求，同时也是实现办公自动化建设的重要组成部分。随着办公自动化管理模式在各个机关中的广泛应用，借助计算机等信息化手段实施档案管理已成为发展的必然趋势。

（二）机关传统档案管理模式影响了办公效率的提升。目前，在机关办公中，已广泛应用办公自动化管理模式，但档案管理工作还没有实现从传统管理模式向信息化管理模式的有效转变，这就造成传统的档案管理模式与现代化办公模式无法实现有效衔接，进而严重影响了机关办公效率，甚至对办公自动化和网络信息化发展造成了严重的限制。除此之外，当前很多机关单位的领导对档案管理工作不够重视，无论是经费，还是人员、设备等方面，都没有得到很好的保障，这就导致机关档案管理信息化建设发展极为迟缓，难以满足办公自动化、网络信息化快速发展的要求。由于机关仍应用传统的档案管理模式，导致档案管理难以为自动化的办公管理工作提供有效的服务，进而影响了办公效率的提升。

（三）机关档案管理人员水平较低，限制了档案管理的信息化发展。目前，在机关档案管理工作中，管理人员的管理水平参差不齐，很多管理人员存在档案管理意识淡薄、管理结构混乱、档案管理专业技术水平不足、管理人员流失严重等问题，这些都严重影响了机关档案管理人员的整体素养，进而限制了档案信息化管理的发展建设。其中，管理人员频繁更替，严重影响了对专业化档案管理人员的培养。要建设信息化档案管理模式，就必须要培养具有高素质和熟练掌握信息化管理技术的专业档案管理人员，这是建设信息化档案管理模式的重要前提条件。而人员频繁更替，导致难以对高素质的档案管理人员的培养，导致很多管理人员严重缺乏信息技术和网络技术素养，难以满足信息化管理的要求，进而限制了机关档案信息化管理的发展建设效果。

（四）安全意识薄弱，缺乏档案安全防范能力。大部分机关档案管理工作，没有意识到档案管理工作中安全防范工作的重要性，也没有针对档案安全防范问题，制定完善的应对方案。这对档案管理的信息化建设，具有极为不利的影响。档案信息防范能力薄弱，很有可能会造成档案信息丢失，例如黑客病毒入侵、操作不当导致信息丢失等等，这些都是档案信息化管理模式中的风险隐患。安全问题，已成为信息化时代制约机关档案信息化管理的重要因素之一。

（五）档案服务质量不高。目前，档案用户仅能被动接受档案管理方提供的服务，也就是说档案管理服务具有单一性，严重限制了档案资料的充分应用。造成这一现象，主要是由于档案管理者缺乏主动服务意识，更没有充分利用信息技术建设远程服务，从而限制了档案的服务质量和服务范围，也不利于对档案资源进行充分利用。

三、信息化时代机关档案管理的优化

（一）积极转变档案管理观念，加强机关档案信息化管理制度建设。在信息化时代，要做好机关档案管理的信息化建设，首先必须要转变思想观念，在思想上正确认识机关档案管理信息化建设的重要性，从而为加强机关档案管理信息化建设创造了必要的思想条件。在信息时代，档案信息具有更加重要的作用，是现代办公管理工作中，必不可少的重要组成部分。所以，必须要正确认识档案在信息化时代发挥的重要作用，从而有效提高对档案管理信息化建设的重视。其次，必须要根据国家相关法律法规以及信息化时代对档案管理提出的新要求，构建完善的档案信息化管理制度，为有效实施各项档案信息化管理措施，提供重要的制度依据。根据相关制度规定和要求，有效引导机关做好档案管理组织结构架设，做好管理分工，明确划分管理职责，保证管理工作落实到位，有效提高机关档案管理质量。

（二）加强管理人员专业化培训，建设高素质管理队伍。机关要建设信息化的档案管理机制，离不开专业管理人员的支持。因此，必须要加强对管理人员的专业素质和技能培养，提高管理人员的档案信息化管理技能，提高档案服务意识，建设绩效考核机制，从而有效提高管理人员的专业技能水平和信息化管理素养，为机关建设信息化的档案管理模式，做好人力资源保障。

四、提高档案人员安全意识，加强档案安全保护工作

提高档案管理人员对网络安全的认识，是强化档案安全保护工作的重要环节。同时还要加强对管理人员计算机应用能力的培训，提高管理人员的计算机应用能力。从而在档案管理的过程中，有效做好安全保护措施。

针对重要档案，必须要对原件做好安全保护。可以对原件进行数字化扫描，然后封存原件，以保证案件信息的完整性。除此之外，对计算机硬件和软件设备要做好安全防范建设，利用定期备份、异地保存等技术手段，全面保护电子档案的安全性。

五、优质高效地开展档案服务工作

第一，要优化档案服务，不能只依靠管理部门，还要与相关部门进行合作，共同推进档案建设工程，强化档案服务。

第二，必须要加强档案管理系统建设，提高系统的完善性，从而有效优化档案检索功能，提高查询效率和准确性，为提高档案服务质量奠定良好的基础。

第三，必须要做好日常查阅登记等接待工作，提高档案的服务功能，为其他工作的有效开展，提供重要的参考依据和凭证作用。

第四，必须要优化服务手段，通过使用先进的档案系统，加强档案数据库建设，有效提高档案服务质量。

第五，要充分利用网络，加强档案服务远程建设，实现档案的远程服务，有效扩大档案服务范围，优化服务质量。

六、结语

在信息化时代背景下，机关单位在进行档案管理工作的过程中，针对档案管理遇到的各种困境，应积极基于信息化管理角度，加强信息化管理模式的应用建设，从而有效突破档案管理困境，提高机关单位在信息化时代背景下对档案管理的工作质量，通过应用科学的管理方法，充分发挥档案的重要作用，为机关单位的发展进步，发挥积极的促进作用。