新时期大型国企办公室管理人员面临的挑战与对策

文/中铁十六局集团第一工程有限公司 魏艳芳

在大型国企办公室管理工作中，管理人员具有不可忽视的重要作用，他们需要发挥基本的协助性职能、督办职能及中枢职能、服务功能、参谋功能等，进而为企业管理层提供信息参考，为各部门沟通搭建桥梁，为员工顺利开展业务提供帮助。但是考虑到当前办公室管理工作过程中出现的一系列问题，企业如何采取科学措施对问题加以处理，值得思考。

一、大型国企办公室管理人员的工作职能

（一）协助性职能。协助性职能是指管理人员要协助上级完成好企业组织机构的建立、业务活动的经营、员工的管理等工作，根据上级领导的指示，对各项工作的具体落实进行必要的查验，从而帮助企业营造高效的管理环境。

（二）督办职能。督办职能，顾名思义，指的是管理人员在切实落实好上级部门与领导所要求的各项本职工作基础上，组织对国有企业内部其他部门的办事效率、作业流程、规范化程度等进行必要的监督管理，以免企业运营过程中存在不规范的行为等。

（三）中枢职能。大型国企办公室管理人员履行中枢职能期间，要求其在长期的管理工作中发挥全面协调的角色，进而帮助营造良好的企业运行环境，及时对上级下发的命令、下级提交的报告等进行处理与传送。

（四）服务功能。与国有企业核心业务的经营不同，办公室管理工作更多的属于“服务类”工作，因此管理人员要具备较强的服务意识。具体来说，办公室人员必须在做好日常工作的同时，紧跟企业管理层的战略决策，对不同部门间的彼此合作、资源调配、信息流通加以协调，实现服务基层部门的基本目的，为企业系统内各部门井然有序开展工作提供良好的基础条件。

（五）参谋功能。正是因为办公室本身具有突出的服务性能，成为辅助领导的重要的“左右手”。在其日常工作中，必须以企业战略为中心，及时为决策层提供其需要知道的与企业内部运营及外部市场相关的基础信息，帮助管理层正确决策。

二、大型国企办公室管理人员现况分析

（一）管理人员业务素质有待提升。目前国内诸多大型国有企业在运行时，存在相对普遍的办公室管理人员素质不高的问题，这表现在诸多方面，例如对相关法律政策的掌握不足、对思想政治工作流程不熟、对工作的反思欠缺、不能根据社会局势变化提出具有前瞻性与科学性的重要意见等。这一系列问题都进一步制约了国有企业管理办公室作用的实际体现。尽管某些企业单位出于现实局势的考虑，在办公室管理人员队伍建设方面投入了一定的资金、资源，帮助其逐渐提升了素质，但成绩依然有限。尤其是现在许多管理人员的年龄较大等问题，许多老员工不能快速接受新思想与新技术，而年轻工作者的经验不够丰富，这都使得办公室的整体实力大打折扣。

（二）与国有企业运营实际联系不够。受传统观念影响，不少国有企业单位及员工都以为办公室管理人员只是为了应付形式而存在的工作，其内容也仅限于工作人员的日常开会、发文件及写宣传稿，其与企业的经济运行及基层业务联系不大。正是因为这种成见的影响，使得办公室管理工作长期未能得到企业管理层及全体员工的广泛重视，因而未就其突破性发展、设施配备、队伍建设等给予足够的资金与制度支持；基层员工因为对该项工作的认识局限在“形式化政治任务”的层面上，不能支持并参与该项工作的开展，这就导致管理人员长期浮于国有企业核心业务圈之外，无法与基层紧密联系起来。

（三）办公室管理人员责任意识短缺。由于办公室管理工作的开展具有一定的综合性特征，因此对员工的素质要求不只是局限在专业理论知识方面，还需要有极强的责任意识。但是在当前许多国有企业内，不少办公室管理人员对其本职工作的重要价值把握不到位，例如员工认为其工作不会直接创造经济收益，只能处于边缘化地位，且具有自由性特征，企业管理层也不会将资金与关注力度较多地放在办公室管理方面，这就导致工作人员不能保持较高的责任意识与工作积极性，在日常工作中，完全机械化地按照章程办事、完成简单的上传下达任务，反而对更具全局性意义的政策解读、局势把握有所忽视，这就进一步降低了工作的实效。

（四）国企管理体系缺乏科学性。由于国企办公室管理工作具有一定的复杂性与综合性特征，这就要求企业据此形成一套完善的管理体系，并且建立与之相关的管理机制，从而规范办公室工作。但是因为许多大型国有企业领导层对办公室的重视不足，未形成体系化的科学管理体系，使得办公室管理工作不能有条不紊地进行。例如，因为缺乏明确的管理体系对工作方法加以指导，办公室人员无法摸清正确的着眼于工作的方向；也无法对其在企业内部不同部门的彼此沟通方面的作用做出正确的认识，进而影响了办公室工作的顺利开展。

（五）国有企业办公室管理信息化水平低。在新的经济形势下，国有企业发展面临新的机遇，其业务经营模式及管理方法都必须得到与时俱进的更新。对应到国企办公室管理工作领域中，企业需要不断引进专业的信息化设备与相关技术，解放劳动力，提升工作效率。但实际上，现在许多国有企业受传统观念影响，对人力操作有着较为严重的依赖，加上受制于资金不足的现实，其信息化建设程度不足，使得许多信息采集、数据整理、档案编辑等工作都只能采取传统模式，由人工操作完成，这就为工作效率的提升、准确度的改善设置了障碍。

三、新时期做好国企办公室管理人员工作的举措

（一）不断深化服务理念。鉴于办公室管理部门具有突出的服务型特征，因此管理人员首先要形成正确的“大服务”意识，通过履行日常职责，将服务落实到位。办公室人员要在做好企业内部上传下达工作的基础上，对信访接待工作等加以关注，通过完善科学的接待流程、安排专人处理来信、关心基层员工的生活与工作诉求、全面检查企业内部存在的不稳定要素等措施，为企业营造良好的经营环境，确保其发展的安全性。此外，由于办公室工作相对繁琐，管理人员需要保持较高的工作责任感，保持头脑清醒度，严谨细致地对待工作，甘于付出、不怕吃苦，讲原则、讲纪律。

（二）不断加强团队建设。在国有企业内部，其办公室作为公司的“服务中心、信息中心、督办中心、协调中心、参谋中心”，需要建立向心力和凝聚力强的人才队伍。抓好办公室队伍的建设，不仅要适合当前企业对办公室工作的需要，更要将队伍建设的方案纳入企业发展方向的前列。要坚守“以人为本”的思想观念，实现人性化管理。工作上做到公平公正，秉公办事，不偏不倚；思想上常交流、频沟通，做到以心换心，诚信待人；生活上做到互相关爱，全面展现企业办公室的人情味和亲切感，持续加强办公室的向心力和亲和力氛围。

（三）管理人员不断强化学习能力。根据国有企业办公室管理人员需要履行好的基本职能要求看，其必须具备与之相关的较高工作能力——这包括基本的写作、调研理论、管控资料等，以及与本职工作相关的、进一步延伸的能力，从而督促自己不断学习，持续跟进行业新资讯、了解工作领域的有关新技术理念。为了实现良好的人才培养效果，企业可以组织办公室人员与高校或协会合作，借助外培的力量，邀请高校专家为管理人员做必要的知识培训；同时，采取科学的系统内部对标、外部沟通等措施，借鉴行业内优秀同行的管理经验，丰富员工工作经验储备；再者，还可以号召员工进行自主自学，自觉接触企业其他部门的员工，与此保持信息畅通，了解其管理对象及内容的变动情况，进而提升工作的时效性。

（四）加大信息化技术在大型国企办公室管理中的运用。随着市场经济的高度繁荣，国有企业的发展面临着相对激烈的竞争，这要求企业必须引进先进信息技术，搭建完善的信息平台，用于企业内部、外部之间的信息沟通，帮助企业上级管理部门及决策层更快速、直接地获取来自各方面的信息与资讯，进而根据市场变动情况制定科学的发展策略——例如，针对大型国有企业集团下属的分支小公司，企业可以借助内部管理信息系统对其运营状况加以监督与调查，这既能保证调查的实时性，也能精简办公流程。不仅如此，为了解放劳动力，减少人为操作的工作量，企业应该为国企办公室管理人员配备专业的工作设备，并组织员工学习相关设备的使用技术。例如，大型国有企业办公室为做好文档管理工作，可以建立全面的电子数据库，储存多年来的工作信息资料，这就方便了其他员工后期对文献资料进行搜索、阅览及提取，并且提升了文档管理效率以及资料存储的准确度。

四、结语

综上所述，加强对新时期大型国企办公室管理人员面临的挑战与对策的探讨，意义重大。相关工作人员要在分析目前大型国企办公室管理人员现况——如管理人员业务素质有待提升、管理工作与国有企业运营实际联系不够、管理人员责任意识短缺、国企管理体系缺乏科学性、管理信息化水平低等基础上，提出科学做好大型国企办公室管理人员工作的举措，办公室要不断深化服务理念、不断加强团队建设，管理人员不断强化学习能力，企业要加大信息化技术在大型国企办公室管理中的运用。