做好新时期办公室行政事务管理工作的措施

2020-11-23福建省云霄县人民政府办公室何志贤

办公室业务 2020年20期

文/福建省云霄县人民政府办公室何志贤

在机关单位发展过程中，办公室行政事务管理占据着重要地位，对于机关单位的发展有着重要影响。办公室行政事务管理工作本身具有系统性与复杂性特点，所涉及的内容众多。为此，要注重对于办公室行政事务管理的优化，全面保障办公室行政事务管理工作的质量与效果。以下围绕当前办公室行政事务管理中存在的问题展开分析与探讨。

一、办公室行政事务管理工作概述

机关单位办公室行政事务管理发挥着至关重要的作用，其主要具备了以下几个重要特点：

（一）服务性特点。办公室行政事务管理本身是一项综合性工作，正因如此，其工作性质决定了其具有服务性这一特点。在单位发展与进步过程之中，办公行政事务管理是否高效，很大程度上会影响单位的发展。

（二）繁杂性特点。我们都知道，任何综合性工作都具有内容繁杂这一特点，办公室行政事务管理工作也不例外，这项工作所涉及的部门众多。作为行政管理人员，除了要负责本职工作，还要保持与各部门之间的密切沟通和联系。由此可以看出，要想做好办公室行政事务工作，所需要耗费的时间与精力较多，工作难度也较大。

二、现阶段办公室行政事务管理存在的问题

目前，办公室行政事务管理处于不被组织机构重视的状态，造成办公室行政事务管理存在多方面的问题，影响了组织机构的健康发展，具体而言，主要包括以下几个方面问题：

（一）准确定位行政事务管理工作。办公室行政事务管理是非常复杂的，所涉及的内容，在开展办公室行政事务管理工作之前，首要任务是准确定位行政事务管理工作。然而，现实情况是，目前相关部门忽视对办公室行政事务管理进行正确定位，造成实际开展工作中出现多种多样的问题，无法满足组织机构的发展需要。

（二）完善的管理机制是保证办公室行政事务管理顺利进行的基础。目前许多组织机构并不重视办公室行政事务管理工作，并未制定完善的办公室管理制度，在办公室行政事务管理出现问题时无法根据相关规章制度进行妥善处理，最终给办公室行政事务管理带来极其不良的影响。

（三）高素质的工作人员是保证办公室行政事务管理工作顺利进行的基础。作为工作人员，应当全面认识与理解办公室行政事务管理，并按照规定与要求认真开展办公室行政事务管理工作，充分保障办公室行政事务管理的质量与效果。然而，现实情况是，由于目前大多数行政管理人员本身的专业水平与综合素质不高，在出现相关问题时未及时制定出有效的解决方案，最终导致办公室行政事务管理质量大打折扣，难以发挥出办公室在组织机构中的重要作用，而这必然会给组织机构的健康发展造成阻碍。

三、改进与优化办公室行政事务管理的措施

（一）对办公室行政事务管理范围进行准确定位。办公室行政事务管理是一项综合性的工作，正因为如此，复杂性与系统性是办公室行政事务管理工作的突出的特点。此外，就目前而言，办公室行政事务管理范围不清这一问题在众多单位普遍存在，具体表现为办公室行政事务管理范围划分不明确，行政事务管理人员经常需要处理超出职责范围的工作，很显然，这不仅会给办公室行政事务管理工作质量与效率带来不良影响，而且将会严重影响工作的秩序，甚至会引发责任模糊问题。针对这些问题，作为各个单位的领导者与管理者，要及时制定有效的解决措施，全面认识办公室行政事务管理，明确办公室行政事务管理工作范围，切忌随意安排工作。与此同时，要根据本单位的实际情况，明确所有人员的工作职责，保证责任落实到个人。除此之外，要加大对办公室行政事务管理的宣传力度，深化全体工作人员对这一工作的认识，使其积极配合行政管理人员开展办公室行政事务管理工作。

（二）建立健全办公室行政事务管理工作相关制度。为了提高办公室行政事务管理质量与水平，单位要重视建立健全管理体系，明确工作人员的职责，规范办公室管理程序，充分调动工作人员工作热情。与此同时，单位要重视加强对行政办公人员的监督与管理，全面保障工作人员工作质量与效率。构建办公室管理制度体系过程之中，在立足于本单位实际情况与需求的情况下，充分考虑工作人员的真实想法，建立以人为本的管理制度，增强工作人员的忠诚度，挖掘工作人员的内在潜能，点燃工作人员的热情，为办公室各项工作的顺利开展打下坚实基础。与此同时，要重视提升工作人员的服务意识，只有办公室人员具备不怕吃苦的精神，才能够全面保障办公室行政事务管理工作的严谨性与高效性。

（三）全面提升办公室行政事务管理工作人员的综合素质。作为办公室行政事务管理工作的主要执行者与实施者，行政管理人员本身的专业水平与综合素质高低直接关系着工作质量与效率。所以，为了提升办公室行政事务管理质量与效率，单位要重视做好办公室管理人员的再培训工作，组织办公室管理人员参加各种培训与教育活动，全面提升办公室管理人员的整体素质。与此同时，作为办公室管理人员，要具有追求进步的意识，在平时工作中，要不断加强专业知识学习，不断提高自身素养与思想水平，提高办公室行政事务管理水平与质量。

（四）加快建设信息化行政事务管理系统的步伐。随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域得到充分的应用，而办公室行政事务管理也不例外，应当注重对现代化信息技术的运用，依托于信息技术的运用改进办公室行政事务管理方式，从而提升工作质量与效率。因此，单位要重视建设信息化行政事务管理体系，积极推进信息化改革的进程，强化资金与技术投入，不断改进与优化现代化网络信息系统与计算机设备，为各项工作顺利开展创造有利条件。与此同时，单位在开展信息化建设过程之中，对于网络安全这一问题要引起高度重视，由专业技术工作人员负责网络与信息的安全工作。与此同时，加强工作人员对网络信息技术的学习，使其掌握有关的专业技术知识。

（五）注重对办公室行政事务督查服务工作的优化。为了保证领导所制定决策的科学性与合理性，有必要积极开展相关的督查工作。新时期，为了树立起各级党政部门在办公室行政事务管理中的权威，保证各项工作有效执行，要重视改进并优化督查管理工作。在开展行政监督与管理工作中，办公室要保持与各个部门的沟通与联系，利用多种方式保证各项工作的落实。新形势下，为了更好地服务于领导、员工以及基层等，要积极开展办公室行政事务管理工作，改变传统工作思路与方法，积极探索新的工作方式与措施，全面拓展办公室行政事务管理工作范围，重点解决基层发展过程中遇到的种种困难，明确办公室服务管理新的发展方向。