高校公文精简及规范化问题思考与对策

文/天津医科大学 宋磊

公文是高校行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的公务文书，具有较强的政策性、业务性和技术性。通过公文的印发，把上级机关的方针、政策、工作意图贯彻下去，把下级机关的工作情况反映上来，使各部门互相协调配合，是学校工作正常有序开展的重要途径。公文处理工作是检验办公室工作扎实与否、服务水平高低的重要标尺，关系到学校各项职能运行的质量、水平和决策能力，也事关学校的形象和权威性。

2012年12月，中共中央政治局审议通过“关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定”，将“精简文件简报，切实改进文风”作为“八项规定”的重要内容。自“八项规定”实施以来，各地积极贯彻落实，取得了一定的实效。2019年3月，中共中央办公厅印发《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》，习近平总书记专门作出批示，2019年要解决一些困扰基层的形式主义问题，并将2019年确定为“基层减负年”。文件指出：“要严格控制层层发文、层层开会，着力解决文山会海反弹回潮的问题。”2020年4月，中共中央办公厅印发了《关于持续解决困扰基层的形式主义问题为决胜全面建成小康社会提供坚强作风保证的通知》，通知文件中进一步指出：“要坚决杜绝形形色色的形式主义官僚主义，持续为基层松绑减负，让干部有更多时间和精力抓落实。”

一、关于发文必要性存在的问题及对策思考

（一）存在的问题。1.过度依靠文件行政的传统思维依然存在。一些部门推动工作、抓落实缺乏有效手段，习惯依靠发文推动工作，重复发文、过度制定贯彻落实意见和实施细则的情况仍然存在。2.部分文件规格偏高。表现在一些部门职责范围内的工作或部门常规工作的安排部署，部门认为工作由校级行文推动更有利于推进落实。3.部分文件确实存在由于上级文件修订变动、领导职务变动或部门名称变动而需要重新修订的情况。4.文件合并精简力度不足，诸如任免、处分类文件同期连发的，可做合并处理，以达到精简发文数量的目的。5.制度规章类文件印发的前瞻性管理不足，由于计划性不强，存在临时、突击印发文的情况，一方面不利于文件质量优化，另一方面易导致文件数量超标。6.部分上行文的印发主要基于上级主管部门相关要求或是由于某些阶段性重点工作的开展，属于客观确需印发的文件，强行精简可能不利于工作顺利开展。

（二）对策思考。针对以上问题，转变观念，创新工作方式，改进工作方法，不断加大公文的审核力度，是精简文件的有效途径。1.确保领导干部重视。精简文件工作效果如何，领导干部的重视是关键。要结合《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》和《关于持续解决困扰基层的形式主义问题为决胜全面建成小康社会提供坚强作风保证的通知》文件要求，同发文量较多的职能部处负责人强化沟通，达成共识，在转文风、改作风上下功夫，严格审批和审慎把控印发文件标准。从校领导层面严格把关，校长办公室或党政办公室负责审核，本着严谨务实、切实为基层减负的原则，没有实质性内容、发文必要性不足的坚决不发，深入研究文件归类，结合实际发文情况，对可以归类合并发文的进行合并，确保发文的质量和必要性。2.加强公文管理制度性建设。定期对公文处理工作出现的问题进行系统性梳理，修订学校公文管理办法。从制度建设的角度提升公文精简力度，真正达到为基层减负的目的。主要可以从以下几方面入手：一是结合上级文件对公文管理的规定，特别是公文精简方面的最新要求进行修订。二是从事务重要性角度考量，对重要性不足以达到印制文件标准的事项改换传达方式，避免过度依赖文件。三是适当关注被动发文情况，例如临时性机构人员变动导致的调整文件印制，可探索建立柔性表达范例，避免无意义的重复发文。3.加强对制度规章类文件印发的前瞻性管理。如学校还未制定规范性文件管理办法，可探讨制定学校规范性文件管理办法的可行性，探索实施各部门规章制度类文件年度计划与特殊事务应对相结合的审核管理方式，进行计划管理，综合考虑国家政策变化及学校实际情况，年初对部门拟发规章制度类文件进行规划，并给予一定弹性旷量，以应对紧急的计划外事项。规范学校规章制度类文件制定程序，提高文件的质量和制定效率，构建系统完备、科学规范、运行有效的文件管理制度体系。4.进一步落实文件规格管理，严格控制发文规格。文件规格要遵循“就低不就高”原则，严禁随意提高文件规格。建立发文规格清单制标准，对于符合发文规格标准的文件方可印发，综合高校工作实际，清单制标准至少应为学校重大事项或重要工作安排、规范性文件以及其他必须以校级文件明确的事项。针对高校各管理部门职责范围内的工作，如例行性、周期性的工作安排、工作计划、各种节日和纪念日活动方案以及贯彻落实上级相关部门文件、会议精神的意见等，原则上应由各管理部门自行下发通知，不应以学校行政或学校办公室名义下发。5.探索建立拟稿前的发文必要性审查机制。在现行公文印发过程中，高校办公室往往是接到带有领导签字的文件签发单后才进行相关工作，如果文件不符合发文要求进行退回，容易导致部门间的矛盾。因此要变被动接受签发单为主动的文件发文必要性管理，打出提前量，减少高校办公室与各管理部门之间工作摩擦，提前做好沟通协调，使工作事项以合适的形式进行传达布置，提升行政管理效率。

二、关于发文规范性方面的问题及对策思考

（一）存在的问题。1.目前高校中院系、管理部门内的公文管理制度还存在不够完善的情况。对发文标准的把握缺乏客观的依据，对哪类工作事项需要发文，哪类事项不需要以文件形式印发，缺乏客观依据标准，常根据工作人员和部门负责人的工作经验进行主观判断。2.存在院系/管理部门发文流程不够规范的情况。高校内各院系、职能部门发文流程不尽相同，有的以签发单进行流程管理，有的则以党政联席会议的会议纪要作为公文印发依据，既缺乏规范化统一的标准，也难以保证流程的科学性。3.管理部门、院系相关工作人员普遍对正式公文的体式、语言、标点符号、数字、计算单位以及文字表述的规范性使用等掌握有限，缺乏相关专业性培训，行文中泛口语化表达，导致公文缺乏严谨性，易导致执行难等问题。4.发文过程中部门间的协调机制不够健全。在校级层面印发公文中一般设有会签制度，而学院与管理部门层面缺乏相应的协调机制，存在院系/管理部门印发文件与其他部门现行公文规定间存在潜在冲突的隐患。

（二）对策思考。针对上述问题，进一步建立健全院系/管理部门文件管理制度，加强相关培训，开展人员工作交流活动，建立评价机制与落实检查督导责任是解决问题的有效途径。1.建立健全院系/管理部门发文管理制度。在健全校级文件管理规范、修订学校公文管理办法的同时，对院系/管理部门发文的规格标准、发文流程等关键问题进行明确，做到有据可依。在学校范围内，对院系/管理部门发文所使用的红头纸张、文号等进行规范统一。指导各院系、管理部门以学校公文管理办法为参考依据，制定本单位的公文管理规定，并探索建立学院系与管理部门层面的协商会签机制，为院系/管理部门公文的规范化管理夯实基础，避免文件冲突造成基层额外负担。2.加强公文培训工作。指导各院系/管理部门设立兼职公文管理员，提升公文管理工作的专业性。采用邀请校外专家等方式定期组织公文管理员专题培训，培训工作要兼顾理论与实际操作。一方面，要加强公文管理的理论培训，讲解上级对公文管理的最新文件要求，帮助公文管理员了解最新的政策并建立系统的管理思维，使他们理解公文规范的意义，为做好公文管理工作打好基础；另一方面，需针对日常公文管理中发现的问题，特别是公文格式规范性及语言规范性问题开展培训，切实提升文件的有效性。3.开展公文管理人员交流沙龙活动。兴趣爱好是最好的老师，利用公文管理交流沙龙活动，培养高校各级公文管理人员对公文管理的兴趣，把为基层减负的主题融入其中，提升他们对公文管理的主动性与积极性。一方面，引导他们交流日常公文管理中的问题，针对问题进行讨论和专项学习，提升公文管理水平；另一方面，可以从中发现系统性问题，理顺公文管理体系，提升高校公文管理系统的整体运行效率。4.建立院系/管理部门公文管理评价机制，加强发文的检查督导。定期开展抽样检查督导工作，以“短实新文风，篇幅简短、结构严谨、表述准确、文字精炼”为文件规范性的基本要求，对各院系/管理部门的公文管理水平进行评价，将公文管理水平不高的院系和管理部门作为重点督导对象，帮助各院系/管理部门发现问题、解决问题，针对部分在实际业务操作中存在困难的兼职公文管理员，可以进行专项辅导培训，提升公文管理水平。

三、结语

公文是高校进行行政管理的重要手段，在中央不断要求为基层减负的大背景下，高校在各级机构中把文件质量提上去、把文件数量减下来是积极落实相关文件的必然要求，也是高校适应“双一流”建设，打造一流公文管理的必然选择。因此，不断在实践中发现问题，并结合上级要求，有针对性地改进，不断完善管理体系，将学校公文处理效率持续提升是一项持之以恒的工作。