谈视频档案管理的规范化管理

■王秀/东莞广播电视台总编室

一、前言

近年来，互联网信息技术发展日新月异，单纯依赖纸质档案已经不再适应经济社会发展需要，迫切需要加强视频档案的管理和应用。在这个背景下，加快推动视频档案资料的整理和应用，就是当前档案信息化进程中的重要抓手和举措，规范化管理是大势所趋。

二、视频档案管理的规范化管理重要性

在当前视频档案越来越系统的背景下，做好视频档案规范化管理具有非常重要的现实意义。一方面，规范化管理能够将现有的视频档案进行统一的梳理，视频档案的查阅、存档流程更为规范，能够帮助使用者更快、更为便捷的查询到信息，达到了通过规范管理提高查询效率的目的。另一方面，规范化管理能够进一步规避视频档案在保存和使用中的安全性，鉴于视频档案在信息共享中的便捷，其信息安全也存在着较大的隐患，这个隐患比纸质档案要大得多，因此通过计算机系统对视频档案进行规范管理，能够进一步提高信息安全度，有利于档案工作的有序推动。

三、视频档案管理中的问题分析

（一）现有理念更为适合纸质档案，急需优化理念

在传统的档案管理工作中，绝对大多数的管理中心放在纸质档案上，视频档案由于出现的时间比较晚，导致视频档案管理的理念相对落后，主要表现就是用于视频档案管理的精力有限。例如，有些档案管理工作人员认为，视频档案是一个个电子文件，因此平时不用对其进行整理和维护，只要使用时利用计算机系统进行检索就可以。还有工作人员对视频档案的安全性不够重视，检索和维护资源时不够重视，导致视频资料严重流失。实践证明，这些理念都是不科学的，没有充分认识到视频档案管理的重要性，也没有认识到视频资料的保密性和安全性，应该在今后予以改进。

（二）视频档案资料的利用缺乏机制，不够系统

由于视频档案出现并不长，因此在如何利用视频档案并提高视频档案的使用效率方面的工作还有明显不足，集中表现为视频档案资料的利用缺乏机制建设，不够系统化。例如，有些视频档案在内容上具有重复性，但是在档案的名称管理上却没有一个明确的指向，关键词不够明显导致检索效率低下。此外，在视频档案的管理中，有些工作人员认为，随着掌握计算机基础知识的人群越来越多，视频档案的使用中可以开放给这些人群阅读和检索权限，从而可以解放出更多的人力资源。这些错误的使用方式，都导致视频档案管理混乱，效率偏低，甚至会出现一些原始视频档案资料被替换、信息失真等隐患。

（三）硬件设施的技术标准不统一

视频档案的管理工作和纸质档案有着明显的保密性，安全性也比纸质档案管理要弱，这些特点决定了在视频档案的管理过程中，要重视硬件设施的投入。但是，从整体上看，我国当前利用视频档案的各个图书馆、资料室中，用于存储和管理视频档案的硬件设施水平是参差不一的。比如，一些地级市级电视台的视频资料，有的用硬盘保存，有的用录像带保存。在磁带中有的用1/2录像带，有的用3/4录像带，严重影响了存储、查询和检索。一些大型的国有图书馆在硬件设施上更有保障，不论是视频档案的存储设施和查询和管理系统，都有专业的软件开发商进行售后服务。但是也有一些小型的图书馆和资料室，所使用的存储设施相对落后，更新维护不到位，这些都导致视频资料的使用存在安全隐患，也会在很大程度上影响使用效率。

（四）急需大批精通视频档案管理的专业人才

在我国大多数的图书馆和资料室，还存在着重视业务轻视资料后勤工作的现象。尤其是在一些大型企业的图书资料管理部门，更多的任务要放在了业务的产出上，能够为视频资料管理提供的人力相对较弱。有些地方的视频资料管理人员，大多数是职工的家属，虽然能够起到稳定职工情绪的作用，但是也导致从事视频档案管理人员的素质总体不高。由于视频档案管理需要掌握数量的计算机技术，同时要求这些工作人员对视频资料的整理、分类、维护有一定的基础知识，因此急需一大批优秀的视频档案管理人才。

四、视频档案规范化管理对策

（一）提高思想认识，加强对视频档案的重视程度

今后，在视频档案管理中，要进一步提供思想认识，充分认识到视频档案管理的重要性，通过开展教育活动、发放红头文件、加强监督指导等方式，提高全体档案管理人员的思想认识。在具体的工作中，要鼓励工作人员提高视频档案管理的责任意识，领导干部要更加提高重视程度，通过定期召开视频档案工作调度会议的形式，为进一步推动视频档案管理规范化提供必要的资金、设施、场地、系统和人才方面的支持。相信通过思想认识的提升，视频档案管理的重要性将深入广大档案工作人员的内心，视频档案的日常工作将更为规范化、科学化。

（二）建立视频档案资料定期审查机制，推动共享

要想进一步推动视频档案的规范化管理，还应该在建立定期审查机制方面下功夫，依靠制度建设来进一步加大信息共享的步伐。在审查机制的建设中，要将视频档案资料的主要内容、性质、关键词进行必要的梳理，避免出现因为数据混乱影响资料查询的情况。同时，在定期审查机制中，要将信息共享中的安全建设作为重要内容，做好信息共享中的数据安全建设，最大限度避免出现信息遗漏的情况，还应该定期更换密码信息，提高视频档案的整体安全性能。

（三）统一存储和查询的技术标准

在今后的视频档案管理中，还要加强对存储和查询技术标准的建设，进一步统一硬件和软件标准。在硬件设施层面，可以根据不同规模的视频档案管理机构指定等级不同的设施标准，重点将安全性能较高的硬件设施作为首选，积极做好电子干扰、电子辐射防护方面的预防。在软件层面，还要对视频档案的关键词等信息进行规范处理，必要的情况下可以依托行业协作制定行业内的标准，从而为不同档案存储机构之间的信息共享提供必要的支撑。东莞广播电视台在2017年开始，与东莞市档案局合作，投资一千多万元，对东莞广播电视台几十年来积累下的各种规格的视频资料进行规范化整理，统一设备型号、统一技术规范、统一检索级别、统一管理标准，初步实现了规范化管理。

（四）加大培训力度，推动视频档案管理人才队伍

今后，还要加大视频档案管理人才的培训力度，通过加强专业培训和业务知识竞赛的方式，提高现有的视频档案管理人员的综合素质，确保工作人员的技能水平可以满足视频档案管理需要。在培训中，要对现有视频档案管理人员进行分类的培训，对一些基础知识薄弱、计算机掌握不充分的人员，要从基础操作入手，定期开展阶段性的知识检测，确保培训取得实效。对一些新引进的具有一定视频档案管理基础的工作人员，要针对一些较为先进的视频档案管理知识进行精细化的培训，从而为提高视频档案管理效率奠定坚实的人才保障。

五、结语

本文认为，做好视频档案管理的规范化管理意义重大，不仅能够帮助使用者更快、更为便捷的查询到信息，达到了通过规范管理提高查询效率的目的，还能够进一步规避视频档案在保存和使用中的安全性，有利于档案工作的有序推动。但是，在当前视频档案管理中，还存在着很多的问题，例如现有理念更为适合纸质档案、急需优化理念、视频档案资料的利用缺乏机制、不够系统、硬件设施的技术标准不统一、急需大批精通视频档案管理的专业人才等。这些问题已经严重制约了视频档案管理工作的顺利推进，因此要通过提高思想认识、建立视频档案资料定期审查机制、统一存储和查询的技术标准、加大视频档案管理人才队伍培训力度等措施，推动视频档案的规范化管理。