信息时代科技档案管理工作的创新研究

文 / 杨国典,中国石油庆阳石化公司

在科研过程中会形成很多数据资料，这些资料会以图像、声频等形式归入档案之中进行储存，所以被称之为科技档案。在如今信息化技术的持续完善与发展时代下，针对科技档案所展开的管理工作开始引入信息化技术，但这也为管理工作造成了一定的困难与挑战，并限制管理工作朝向信息化方面的建设步伐。因此，在相关企业开始引用信息化技术对科技档案展开管理时，一定要针对这些困难与挑战展开深入探析，从而创新出更加完善的管理措施。

1 信息时代下科技档案管理工作的主要挑战

1.1 应用价值

科技档案主要指的就是在对科学技术展开研究与完善的过程中，所产生需要进行保护与储存的数据资料，这些资料对于科研发展而言至关重要。在信息时代下，科研档案的应用价值主要有以下几点：

1）能够有效加强科研过程中的规划性，针对已存档案中的数据资料展开深入探析，就能够找出之前科研过程中失败的主要原因与问题，再对问题制定有所针对的解决措施，从而有效提升科研工作的准确率。

2）能够有效增加科研项目的经济收益，在针对科研项目中所有环节形成的档案展开探析后，既可以大幅度缩短各个环节所需要的时间与成本，还可以提升档案应用的实际效率。

3）能够应用到相关法律之中，并具备一定程度的培训效果，这主要是因为科技档案中的数据资料较为真实，其中所记录的数据可以将科研过程与结果呈现出现，将其应用到教学培训中，能够有效增加教学工作的质量与效率。

1.2 应用效率

针对科技档案所展开的管理工作，指的就是在科研工作后针对相关数据展开整合，但大部分科研工作都会在时间方面存有相应的限制，一旦将许多环节的相关内容涵盖其中，就会导致记录工作也更加复杂。这时在以往的传统管理工作中，就需要管理人员亲自在档案室展开全面搜寻，但科技档案的种类与数量较多，在搜寻过程中难免会浪费一定时间，这样就会严重降低档案应用的实际效率，也会减少档案对于科研项目的价值与作用。但在信息时代下针对科研档案展开管理时，就可以充分利用信息化技术，这样就可以在有效提高管理工作的实际效率同时，提升科技档案在应用过程中的价值与作用。

1.3 载体变化

在对科技档案展开管理时主要载体也会不断变化，最开始是纸质载体后来逐渐变成软件、硬件等载体。特别是信息化技术的发展过程中，科学技术的档案分类、存档、管理等方面的工作量，一直处于持续上涨的状态，如果依旧应用较为传统的纸质载体展开管理工作，不仅会严重降低管理工作的实际效率，还会对科研工作造成一定影响，这主要是因为纸质载体更改较为困难，如果在科技档案中的数据资料出现错误的话，需要一定的时间才能够及时对其进行更改，但在这个过程中科技档案被应用的话，就会对科研工作带来严重影响，甚至会导致科研项目的直接失败，从而浪费相关企业的资金成本。得知，在信息时代中科研档案的主要载体，逐渐由最开始的纸质模式转变为信息化数据模式。

2 信息时代下科技档案管理工作的创新措施

2.1 加强信息化构建

在构建档案管理的信息化平台时，一定要加强对于档案查找、备份等环节的实际构建。主要可以按照以下几方面进行构建：

1）可以构建科技档案的共享平台，在其中管理人员能够通过目录对科技档案展开查找，从而在真正意义上实现科技档案的自动处理，并以此提升档案管理的工作效率。

2）由于以往的科技档案都是通过纸质形式保存，但如果在管理方面出现问题或储存时间较长的话，就会导致科技档案的丢失与损坏，并对科研项目造成一定影响。因此，就可以充分利用信息化技术对科技档案展开备份，这样不仅可以有效预防档案因为管理问题丢失，还可以增强档案管理的工作力度，使科技档案在相关项目中发挥出主要作用。

3）在加强对科技档案的信息化构建时，也需要随之加强对信息化构建的管理，例如在设计信息化平台的档案目录时，就可以将查询方法分为关键词、项目、类型等方式，或是通过信息与图像展开深入处理，在利用计算机对所有资源展开集合操作，从而在根本上实现科技档案的多元管理。

2.2 设计全面化制度

在管理科技档案时一定要有较为全面的制度与体系，例如：科技档案的下载方法、阅读时间、查询范围等环节，都需要具有相应的管理制度，这样就可以有效提升管理工作中的规范性，从而在加强管理工作力度的同时，确保科技档案的安全。在设计档案管理的全面化制度时，由于科技档案和网络发展之间有着紧密关联，所以在档案安全方面的管理制度需要重点关注，这时就可以逐渐加强相关人员对于网络安全的相关意识，并加强其自身对于计算机的操作技术，还需要设计相应的登录页面与身份识别。在管理过程中一定要针对防火墙展开定期检查，以免防火墙遭受不法分子的入侵，对于科技档案的借阅审核也需要全面加强，通过这种较为全面化的管理制度，以及较为多元化的管理技术，就可以在确保科技档案的应用安全同时，增强管理工作的实际质量。

2.3 培训专业化人员

在信息化时代针对科技档案展开管理时，如果相关人员自身缺少较为专业的技术与知识，就无法在管理过程中发挥主要作用，因此，就需要加强对于管理人员的培训工作，从而在提升管理人员的综合素质同时，为档案管理工作的开展提供基础保障。主要可以参考以下几点：

1）可以定期针对管理人员展开专业技术与知识的培训，其中涵盖了计算机的基本操作、网络安全的管理意识、网络数据库的管理能力等，从而为管理人员奠定更加专业化的工作基础。

2）可以加强工作人员对于科技档案的管理能力，对于科技档案的内容、编号等都需要有所掌握，对于其中的数据资料更需要有所了解，这样在相关人员借阅科技档案时，管理人员可以依据标准流程展开档案管理，从而预防科技档案出现流失、丢失等问题。

3）在管理人员对科技档案展开全面管理时，一定要遵守相关部门的标准方式展开管理，不能在管理过程中过于随意，从而在根本上确保管理工作的规范性。因此，对科技档案展开管理工作的相关人员，既需要具备较强的专业技术，还需要拥有一定的管理天赋，从而为科技档案的管理工作起到一定程度的保障作用。

3 结束语

综上所述，档案对于各类企业而言都有着十分关键的价值与作用，尤其是科研这一行业中，档案更是研究过程中的主要参考与数据，因此，相关企业就需要加强对于档案管理的关注度。而且还需要在信息时代中针对档案管理展开全面创新，并通过加强信息化构建、设计全面化制度、培训专业化人员等创新措施，有效提升档案管理的整体效率与质量，并以此来促进相关企业的持续发展。