高校本科教学秘书如何实现高效办公

摘要：随着国家对本科教育的日益重视，高校教学管理工作也面临着巨大的挑战与机遇。在教学管理工作中，本科教学秘书作为教学一线的管理者，其工作质量与效率直接体现了教学工作的管理水平，但是目前部分高校尚未深刻意识到提高教学秘书工作效率对推动教学管理工作的重要性。本人通过多年的工作经验，对现存问题进行梳理，提出了高校教学秘书实现高效办公的可行性建议与策略。

关键词：高等学校;教学秘书;工作效率;管理制度

2018年，教育部在四川成都召开新时代全国高等学校本科教育工作会议。会议强调，坚持“以本为本”，推进“四个回归”，加快建设高水平本科教育、全面提高人才培养能力。在这样一个大背景下，全国高校都积极响应并全面贯彻落实。作为高校的教学管理工作者——本科教学秘书，提高工作效率对提升教学管理质量起到了重要作用。本人针对教学秘书素质提升、管理制度完善等工作中面临的实际问题，提出如下建议。

一、组织工作技能提升的培训

学校应对教学秘书进行针对性的岗位培训。培训内容包括学校的规章制度解读、办公软件使用、公文写作技巧提升等方面。

（一）全面解读学校各项制度，重点讲解教学相关的管理制度。只有对规章制度烂熟于心，在工作中才能有的放矢。目前，新进教学秘书在工作的第一年中，遇到问题不知道怎么解决，其中一个重要原因就是对相关管理制度不熟悉。比如：学生结业后还能拿到毕业证、学位证吗？要解答这个问题，必须了解《中南民族大学普通全日制本科学生学分制管理办法》《中南民族大学普通学士学位授予工作实施办法》。

（二）对常用办公软件使用进行培训，对学校教务系统操作进行重点指导。教学秘书工作中，经常要制作各种表格，例如：在做实践工作量核算工作时，要完成明细表与汇总表两个表格数据的关联。我们可以用比较传统方法，将明细表数据核算后进行汇总并录入汇总表。而如果熟练运用EXCEL的数据透视表、VLOOKUP等功能，即可将一天的工作缩短到几十分钟完成。

（三）注重公文写作技巧培训。日常工作中，教学秘书需要起草教学文件，撰写工作总结，其与学术写作有一定区别，也应该进行专门培训。公文写作培训不仅能提高工作效率，还能增强发布文件的严谨性、规范性。

（四）定期进行后续培训，开拓教学秘书工作思路。在很多职业中，都有后续教育，例如财会人员每年要进行后续教育培训。教学秘书这个职业，也应该有其稳定的专业的后续培训体系。工作年限越久，工作的思路与方法越容易固化，工作的技能也越容易跟不上时代的进步，在工作中就会出现举步维艰的局面。只有通过不断提升思想政治素质、业务能力、职业道德水平，开阔眼界，教学秘书才能在岗位上持续地提高工作的效率，使教学管理工作更上一层楼。

二、建立健全的规章制度

（一）及时更新管理文件。2019年学校教务处匯编了本科教学管理制度，文件包括教学基本文件、教师与教学基层组织、专业建设与课程建设、教学运行管理文件、实践教学管理文件、质量监控等内容，涵盖了学校教学相关的各项工作。汇编中最早的文件是2003制订的，距今已经十几年，有些文件滞后于当前发展水平，或是与其他高校存在差距，对于这些不符合现有发展水平的文件要进行及时修订，才能让学校的教学管理真正做到“有法可依”，不至于使教学秘书在遇到相关问题时再去咨询教务处现有的工作如何处理，从而节约工作时间。

（二）严格执行规章制度。在“有法可依”的基础上，实现“有法必依、执法必严”。比如教学管理工作中，如有学生作弊，应取消其学士学位，但因为某些特殊原因作弊学生仍可申请学位，这就造成了原本一次可完成的工作要多次才能完成，既增加了工作量，又损害了制度的权威。有时超过通知的时间节点，未完成的学生、教师仍能申请，教学秘书须再次进行处理，降低了工作效率。学校教务处、学院应该严格按文件执行，事务性工作才能减少重复劳动。

（三）分编管理文件。学校教务处可按不同的用户需求，汇编教学管理文件，以省去不同用户查找相关文件的时间，从而提高工作效率。例如：按教务处、教学秘书、教师、学生等不同用户分编成册。查看分编的教学秘书工作相关管理文件，对于新教学秘书尽快适应岗位，能起到事半功倍的效果。在分编教学管理文件的同时，教务处应制作不同用户常见问题解答的小册子（Q&A）。一册在手，使教学秘书、教师、学生更轻松应对常见问题，减少教学秘书重复解答共性问题的工作量。

（四）教学管理权力下放、责权制度化。教学秘书的高效办公，必须有一个高效的团队。高效的团队要有相应的教学管理权限，团队成员的责权要制度化。学校教务某些工作需要层层审批，如将一些学院能掌控的权力下放，则可简化中间审批程序。例如：在期末录入平时成绩时，系统设计不合理、老师对系统操作不熟悉等原因，导致提交成绩后要撤回修改。目前撤回程序包括：教师写申请，教学院长签字，交到教务处办理。对这类事务，学院不会随意乱审批及操作，相关权限可下放学院。另外，要明确教务处各科室人员的工作责权，明确学院教学管理人员的工作责权，对于教务处各科室有交叉工作的，要安排具体负责人统一协调，并将其制度化。避免出现责权不明，互相推诿的现象发生，提高工作效率。

三、协调管理机构

学校教务处有8个科室22名工作人员，但学院只有1-2名教学秘书，教学秘书不仅要面对教务处的各科室的工作人员，还要面对学院教学院长、全体教师、辅导员、学生。部分学院教学秘书还要承担档案管理、实验课安排、公共课任务等其他工作。教学秘书要实现一对多处理繁杂事务，同时又要使工作游刃有余，其中关键一点取决于教务处各科室工作时间的合理安排。每个学期，教务处各科室之间可以提前协调相关工作时间。比如排考与排课是教学活动中两项重要而又耗时的工作，考务科与运行科在布置这两项工作时安排不同时间段进行，既可以减少出错几率，提高工作质量，也能缩短单项工作时间。

教务处各科室发布通知都是各分管工作人员对自己分管的工作进行发布。时常会出现教学秘书接到教务处某一工作人员通知去教务处领文件，回到办公室后发现其他工作人员也发布了要领文件通知，造成一次可完成的工作要分两次才能完成。基于这一情况，教务处可安排一位人员汇总发布当天全部工作人员的工作通知，上午、下午各发布一次，以减少上述现象的发生。

目前，教务处通过QQ群发布通知，涉及到教务处建的群，教学秘书要加10个左右。个别群每天都会有很多信息，但真正有效的信息可能只有1%，但教学秘书往往为了获得这1%的有效信息要看99%的无用信息。因此，建議只保留两个群，一个群由教务处指定人员发布汇总通知，其他成员不允许发言，另一个群进行日常工作交流。这可以大大节约工作时间，保证重要信息不覆盖，垃圾信息可屏蔽。

四、教务系统的资源整合及升级

（一）加强教务系统资源整合。

学校各部门都有自己的管理系统，随着校园信息化建设发展，虽然各系统都可以通过信息门户平台进入，但由于缺乏早期的统一规划，这些管理系统之间相互独立，不同系统之间很难实现资源共享、信息交换和数据实时同步，给教学秘书工作制造了很多困难。只有实现资源共享，系统打通，才能为现代化办公提供保证，提高工作效率。比如：本科教务系统、研究生系统是两个独立的系统，在排课时，两个系统可以在同一时间段安排同一教室。由于两个系统不关联，无法排查教室冲突的情况，导致学生上课时才发现教室冲突，影响正常教学秩序。如果使用数据共享系统则可有效避免类似情况发生，减少工作失误。

（二）增加教务系统功能。

随着现代教育管理的发展，教务系统现有功能已经不能满足师生的基本需求。例如：学生国内外交流日益增长，越来越多的学生需要中英成绩单、成绩排名证明、学籍证明等材料。教务系统可以根据学生需求升级相关功能，让学生能自行打印材料，即省去了学生来回跑开证明的时间，也节约了教学秘书的时间。

目前的教务系统很多功能操作繁琐，不人性化。比如：毕业生四级成绩分数审核，系统要导出数据后再根据EXCEL数据人工审核填表，如直接用系统审核则可做到既准确又高效。教学秘书在做教学任务时，系统没有一键设置常用固定选项功能，若每个学院可根据自己的情况设置排课要求，而不是每一条任务都做一个限制，则可极大提高工作效率。

五、稳定的本科教学秘书队伍

国家强调“高校领导注意力要首先在本科聚焦，教师精力要首先在本科集中，学校资源要首先在本科配置，教学条件要首先在本科使用，教学方法和激励机制要首先在本科创新，核心竞争力和教学质量要首先在本科显现，发展战略和办学理念要首先在本科实践，核心价值体系要首先在本科确立。” 教学秘书作为本科教学工作中必不可缺的一个因素，对于稳定教学管理，促进教学管理质量提高起到了很重要的作用。因此，学校建设一支稳定的本科教学秘书队伍是提高教学管理质量和教学秘书整体工作效率的关键所在。根据我校2013-2018年间的数据统计，全校共计29位本科教学秘书，其中14人调岗到其他岗位。6年时间，本科教学秘书岗位调整了将近50%。学院教学院长、教研室主任几年一换，在这种情况下，教学秘书的长期稳定，对于学院教学管理的稳定，制度的延续有一定的积极作用。特别是几年一次的培养方案的修订，有经验的教学秘书可以有针对性提出建设性意见。

那么，我校如何稳定这支队伍？培养员工时，学校需要帮助他们寻找最合适的位置，而不是一味往高处爬，不断获得更高的职位和头衔。每个人都有自己擅长的方面，在低一层级表现优秀并不代表稍加训练，在上一层级也可以表现优秀。学校可以去拓宽职位的薪资范围，为这一个职位设计大幅度的浮动工资计划，使得低职位也可以拿到上一级职位的薪资范围，甚至超过上一级的上限。高水平的低职位比表现平平的高职位更有价值。

本文通过对中南民族大学本科教学秘书现有工作环境存在问题的分析，提出了提高教学秘书工作效率的若干建议。希望通过本文，推动高校本科教学管理更上一个新台阶。

参考文献：

[1]教育部：坚持以本为本 推进四个回归 加快建设高水平本科教育 .http：//education.news.cn/2018-06/21/c_129898414.htm新华网.2018.

[2]迈克·费廖洛.极简思考[M].九州出版社.2018.

[3]白金汉、科夫曼.首先，打破一切常规[M]. 中国青年出版社. 1999.

[4]查尔斯·都希格.高效的秘密[M]. 中信出版社 .2017.

[5]毛智灵，阳小飞.数字化校园管理下系统资源整合的重要性——论中南民族大学管理系统资源整合升级[J].管理观察.2018年2月中旬刊 第5期100-101.

基金项目：

中南民族大学教师教学发展中心2018年度教学改革专题研究项目，编号：CTLD201807.