浅谈建设工程档案管理工作的重要性及解决措施

卢琦

摘  要：随着我国社会经济的快速发展和人民生活水平的提高，近年来，城市特大型桥梁建设和既有节点交通改造工程越来越多。建设工程档案记录着城市变迁和发展，它虽然不是建设工程的主体工作，但却对工程管控和后期管理养护发挥着重要的作用。对建设工程的日常管理而言，其项目档案的归档管理工作是必不可少的一部分。如何做好城市桥梁建设工程档案的归档管理工作是我们当前工程项目管理中十分重要的问题。

关键词：建设工程;档案管理;重要性;解决措施

1. 建设工程档案管理的重要性及社会价值

建设工程档案通常是指一个项目从立项审批、勘察、设计、施工到竣工验收备案等建设及其后期运营管理全过程中直接形成的具有保存价值的不同载体形式的原始信息。档案对建设工程来讲也是必不可少的一部分，我们通过对档案信息资源的开发与利用，可以及时掌握建设工程各个环节工作的实施状态和责任落实情况，间接评价工程质量现状，可以起到对每一个环节的监督控制。建设工程档案，是解决工程相关问题的重要凭证，可为后期工程质量问题的追溯、维修改造以及管理提供重要依据。

2.完善建设工程档案管理工作的具體措施

2.1 建立健全档案管理制度。

要做好建设工程档案的日常管理工作，需要从顶层设计开始，全面抓好组织机构建设及制度落实。首先，建立一个科学有效的建设项目档案工作组织机构，明确工作职责，要求领导小组对项目验收工作进行组织和管理。对重大事项进行及时决策和明确指导;工作小组的组成需要覆盖面广、熟悉各相关业务的专业人员，对项目建设过程中的文件进行及时的收集、整理和预立卷工作;档案部门派专人进行档案收集、编制工作的指导，为项目档案归档工作顺利进行提供人力和业务支持。其次，建立完善的档案管理规章制度，从制度上规范档案日常管理，做到有据可依、有章可循。制定各参建单位包括档案案卷目录、卷内目录、备考表以及档案录入格式等在内的统一模板以及档案装具，严格落实档案编制规范管理制度，确保档案内容完整、真实。

2.2 抓好全程跟踪，推进档案管理与工程建设双同步。

项目建设施工过程中形成的文件材料较为分散、种类相对复杂，为确保项目文件的完整、准确、系统，必须加强建设项目全程管理，坚持事前介入、事中指导、事后把关的全程管理。在工程开工进场前，组织各参建单位档案人员开展全面交底，详细说明涉及工程档案收集、归档整理、验收、移交的各项要求，并由交底各方签字确认。在工程施工阶段，充分发挥主观能动性，积极参与项目建设例会、并联合监理单位不定期对施工单位档案收集情况进行现场检查指导，要求档案管理不规范、不齐全的单位及时整改完善，通过这些措施，不仅可以全面了解档案日常管理的进度情况，也对各参建单位档案编制工作形成了有效监督。在工程验收阶段，须组织相关人员对档案部分开展预验收，发现问题及时整改完善，确保档案资料符合工程档案管理的相关要求，为工程通过竣工验收和档案顺利移交创造条件。在工程结算阶段，明确规定以档案移交作为启动结算工作的前置要件，不仅有效推动档案编制工作，同时亦为科学结算提供了充足依据，更对后期开展的国家审计创造了基础条件。因此，我们要坚决执行档案工作与项目建设双同步原则，充分发挥档案部门的监督指导作用，唯有如此，才能更好地为完成工程项目竣工档案工作。

2.3 加强业务指导培训，提升档案人员综合素质。

由于参建单位档案人员业务知识参差不齐，人员更换频繁，流动性大，甚至有一些档案编制人员此前没有从事过建设项目文件的归档与管理工作。因此，需要定期组织对相关单位档案从业人员进行系统性培训。一方面加强档案管理水平较高的单位积极开展“传帮带”活动，加强不同施工单位之间的相互交流，以点带面，提高施工单位对项目档案编制和管理的认识。另一方面积极组织与其他建设项目管理单位的交流，通过学习借鉴先进做法，为提高参建单位档案管理水平发挥更好的作用。

2.4 建立质量审核机制，推动档案管理规范化。

通过建立层层把关、纵横结合的质量审核机制，全面加强竣工档案的质量控制水平，全面提升建设工程档案的齐全性、完整性和准确性。一方面，由施工、监理、建设、城建档案馆等四方主体，构建工程档案横向质量控制体系。档案归档整理完毕后，先由施工单位进行自查，形成自查意见并报送监理;监理单位对档案资料进行二次审查，形成质量审查意见反馈至施工单位进行整改，同时抄送建设单位;建设单位后期在收到提交的竣工档案后，重点对照审查记录复核档案的整改完善情况。过程中积极邀请档案行政主管部门全程进行监管指导，确保档案符合城建档案的相关规范要求。另一方面，将档案管理职责纳入建设单位相关人员的岗位职责，并在各参建单位内部形成档案员、工程管理员、技术负责人、项目总负责人的多级审核机制，通过逐级审查签认，构建工程档案纵向质量控制体系，从内容上严把档案质量关，确保档案真实、准确。

3. 结论

为确保工程档案文件的标准化、统一性，建设单位档案管理部门在项目前期编制项目文件实施模板，要求各参建单位严格落实使用。建设单位档案部门同时要编制《竣工文件编制细则》，明确各参建单位应该移交的竣工档案范围，以及对竣工档案的整理、编制、立卷工作的总体要求和具体说明，共同做好建设工程档案的编制和归档工作。

参考文献

[1]  冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案，2012，（S1）.

[2]  张继雄.工程档案管理的重要性及其措施[J].新西部下半月，2018，（07）.

[3]  浅谈工程建设国家标准技术内容审核要点[J]. 孙玉珍.  工程建设标准化. 2014（09）

[4]  浅谈工程建设中的成本控制[J]. 念家福.  门窗. 2013（01）

[5]  浅议工程建设中项目档案资料的收集[J]. 边文胜.  河北建筑工程学院学报. 2002（04）

[6]  浅谈公路工程建设项目档案管理[J]. 马杰.  黑龙江档案. 2011（02）

[7]  工程建设领域经济风险防范与规避[J]. 李秾.  中国科技信息. 2011（17）