社会保险业务档案管理创新途径研究

张静

[摘 要]社会保险在今天已经逐渐被人们接受，从大城市的专属产物开始走向乡村，人们参与的主动性和积极性越来越高，推动社会保险行业不断发展。但是，大数据时代信息千变万化，给社会保险行业的档案管理工作带来了很大的挑战。目前，人们开始追求更加便捷的生活方式，推动行业的未来发展由传统模式逐渐向信息化、电子化、数字化的发展方向转变，社会保险行业的管理和运营也不例外。社会保险行业想要融入大时代的发展趋势，需要更加高效地开展工作，提升整体管理水平。其中，档案管理工作是非常关键的一环，只有加快档案管理工作转型，才能尽早跟上时代步伐，满足时代需求。基于此，文章主要从社会保险档案管理在信息化过程中遇到的问题入手，逐条分析后提出了相应的建议，旨在为相关研究提供参考。

[关键词]社会保险档案管理;信息化;大数据

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.089

[中图分类号]G271;F842.6[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02

0     引 言

我国社会保险行业的发展呈稳定上升态势，社会保险体制越来越完善，这是深化保险体制改革给社会保险行业带来的优势，但也对社会保险行业提出了更高的要求。参保人数的大幅度增长，使社会保险档案管理任务增多，管理工作日渐艰巨。为了建立更加优质的管理方式，提高档案管理水平，社会保险行业必须充分利用大数据时代的优势，将资源档案管理工作向信息化管理转型，实现数据电子化。这需要身处社会保险行业的工作人员认识到目前档案管理工作的不足，并根据企业的实际情况，提出应对方案，早日建立档案管理信息系统。

1     社会保险档案管理存在的问题

1.1   体制陈旧，阻碍社会保险档案管理的创新发展

对于大多数机构来说，信息化建设不是一朝一夕就可以完成的事情。对于信息化在社会保险档案管理工作中的推进，部分人感到心有余而力不足。例如，领导层提出了对档案管理转型的需求，下级部门也做出了响应，学习了运用大数据工具进行管理的相关知识，但随后准备开展工作时，却发现无从入手。因为社会保险机构并未形成一套完整的信息化管理体系，部门与部门之间缺乏沟通，信息不能有效传达，具体执行任务还停留在规划阶段，并没有落到实处。现阶段，档案管理人员利用大数据技术管理社会保险档案时，管理体系不完善，各个环节缺少沟通，执行人员孤立无援，没有得到应有的支持和帮助，接二连三的问题给管理工作打上了“无法完成”的标签，导致档案管理信息化的发展规划无法真正落到实处。

1.2   社会保险档案管理方式老套，信息化意识薄弱

社保档案工作作为党和国家档案事业的一部分，如果拥有的信息资源非常齐全且丰富，就可以起到为人们服务的良好作用，不过不同部门对档案管理的重视程度存在差别，导致该工作还存在一些问题。与其他行业相比，社会保险的运营工作具有一套独特的体系。社会保险具有独特性，是为了保障一部分在生活中遭受损失的人的权益而衍生的保险体系。现阶段，随着社保档案信息的健全和完善，各项缺陷也随之暴露出来，难以满足社会各方面要求，社会保险档案管理方式老套，信息化意识薄弱，特别是失业职工退休、特殊工种提前退休等在退休年龄上存在误差，因此，更大规模地收集、记录社保信息，是时代赋予相关部门的责任。随着时代的发展，人们对社保档案工作提出了更高的要求，现在的社保档案工作起到承前启后的崭新作用，档案工作要发挥主观能动性和积极性，更好地服务社会各界。

1.3   设备落后，档案数据缺失

档案管理关乎社会保险行业的长远发展，是社会保险机构总结过去经验、科学规划未来方向的重要依据。由于很多社会保险机构一贯采用传统的档案管理统计模式，即目前默认的文件、影音等资料保存方法，导致社会保险档案数据缺失现象时有发生。这主要因为政府机构对档案管理不够重视，使用的设备陈旧，文档存档环境恶劣，达不到国家统一要求的标准。除此之外，还存在这样的情况，社保机构为了减少支出，不愿意在档案管理上投入更多的资金和资源。即使管理人員已经报告过设备落后无法使用的情况，也被管理层选择性地无视。这些都不利于社会保险档案管理与信息化融合，改革之路困

难重重。

1.4   安全问题无法保障，档案管理转型困难

社会保险的档案大多涉及公民的个人隐私，能够接触到的人员都经过相关部门的授权，因此，档案管理部门应谨慎选择档案保管方式。采取信息化的新型管理方式，意味着将这些珍贵的档案储存在“肉眼不可见”的虚拟世界。而近年来，网络黑客盛行，即使是世界知名的互联网企业，也频频发生各种网络安全事件，令人忧心忡忡。例如，目前很多企业主要通过一些社交平台或者邮箱传输电子文档，一旦账号泄露，相关机密文件可能被不法分子窃取。这样不安全的网络环境，给数字化档案管理增加了难度，给档案管理部门提出了更高的要求。因此，保险管理机构必须采取强有力的措施，应对这种充满风险的网络环境。

2     促进社会保险档案管理信息化建设的举措

2.1   建立健全新体制，为档案信息化建设提供良好开端

想要实现社会保险档案管理从传统方式到信息化的转变，社会保险机构必须由信息收集、数字处理、电子传递等环节逐层递进，这些环节需要有一个完善的平台作为支撑。因此，社会保险机构必须加强基础设施建设，从设立一个研发部门开始，投入足够的资金，给予政策上的支持，快速搭建一个能为管理人员所用的“云档案室”，包括完善与之配套的处理设备，营造良好的氛围等。这需要社会保险机构制定规范化的管理标准，并督促各部门工作人员认真执行。

2.2   全面提升数据意识，深入了解时代需求

在数字化、信息化、电子化的时代，每个人都是时代的一朵浪花，如果不能汲取时代快速前进的动力，不了解最新的科学技术，最终只会被留在原地，看着时代浪潮渐行渐远。因此，社会保险机构的管理层必须首当其冲，系统学习信息化建设的相关知识，充分认识到信息化建设对社会保险档案管理的重要性，并制订相关方案，系统开展信息化建设。同时，管理层还要树立科学的管理理念，帮助社会保险机构在时代的快速变化中稳健掌舵，不被互联网的浪潮吞没。在社会保险的实际工作中，相关负责人应将信息化的建设理念尽可能地落到实处，充分了解信息化技术在生活中的各种应用，提升自己在面对信息化挑战时的能力。

2.3   优化管理环境，完成设备的更新换代

档案管理对环境的要求很高，但是很多政府机构并不明白这一点。从国家层面上看，各个省市级的美术馆博物馆之所以能够完好无损地保存中华民族5 000年来的艺术瑰宝，主要因为档案管理人员背后的默默努力。要达到怎样的存储条件，才能让陶瓷艺术品一直拥有盛世时期的光泽;保持什么样的温度和湿度才能保证书画不易破损腐朽等，这些都是管理人员经过无数的研究和不断的学习后总结出来的经验。然而社会保险档案管理工作部门经常灰尘飞舞，这些珍贵的资料在如此恶劣的环境下，逐渐褪去墨迹，失去意义，甚至很多文档已经被老鼠咬烂。陈旧的设备、恶劣的储存环境，既不能满足信息时代的档案管理需求，又阻碍了社会保险机构的档案管理工作。这要求机关单位必须采购最新型号的管理设备，改善档案存放环境，根据信息化的要求创新性地改变档案管理方式。

2.4   做好人员培训工作，提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作具有很强的政策性与业务性，这要求档案管理人员不但要全面了解相关法律法规与业务知识，还要具有较强的计算机实际操作能力。因此，社会保险机构应加强和档案行政管理部门的联系，积极组织社保档案管理人员参与相关业务培训，相互交流经验，稳定队伍，使档案工作的连续性不受影响，打造一支作风优良、业务精湛的社会保险档案管理队伍。

2.5   实现信息化档案管理

社保建档完成后，社会保险机构还需要不断补充材料，使其具有连续性，进一步发挥人事档案的作用。所以企业应加强档案管理，充分利用信息化技术，加强社保档案信息化建设，制定社保电子档案归档规范，使电子档案的收集、整理、存储有明确的依据，保障电子系统的安全性。同时，还应积极引进信息技术人才，采用良好的信息设备，促使社保档案管理更加规范、安全。

3     结 语

现阶段，信息技术的進步为档案管理工作带来了诸多新机遇，但也引发了一定的风险。传统的档案管理模式已经无法适应新时代的发展，因此，社会保险档案管理人员应抓住机遇，增强信息化建设理念，完善信息化平台建设，提升工作素养，养成数据化、信息化管理的习惯。同时，社会保险机构在招聘时，要吸纳更多专业性的人才，提升信息化建设水平，并采取有力的措施保护网络安全。

主要参考文献

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