关于事业单位档案管理的现状及对策

杨莉

摘 要：事業单位的档案管理工作的主要任务就是对社会信息进行完善，同时对档案记录工作进行管理，全面促进事业单位在新形势下的改革与发展速度。文章在此背景下就事业单位的档案管理工作的重要意义进行了分析，同时结合目前实际工作中存在的不足提出了几点创新性的改革方案。

关键词：事业单位;档案;管理;现状;对策

1 引言

在新时代背景之下，事业单位正在不断的改革与发展过程中，在转制以及重构重组转型的过程中事业单位都取得了一系列的成就。其中档案管理作为事业单位发展过程中的一项十分重要的内容之一，需要及时的对管理方法以及工作手段进行创新，确保事业单位的档案工作能够得到有效的利用以及管理，从而为接下来事业单位的稳定以及高效有序发展提供可靠的保障。

2 事业单位档案管理的现状

从目前的事业单位实际发展情况来看，档案管理工作主要是对事业单位中的一些工作内容、人事资料、重大决策以及单位发展过程中的事迹和历程进行记录的过程，整个记录内容对于事业单位的长久发展以及社会公众服务事业来说具有很大的价值。同时档案管理工作能够有效的协调单位内部工作，原始档案信息的整理、归类以及统计保存工作等等也是单位工作高效开展的重要保证。随着信息技术的不断发展与进步，事业单位也在对内部的一些机构、体制与人事制度进行深入的改革中，这也从侧面突出了档案管理工作对事业单位改革的意义。目前事业单位面临新的机遇与挑战，有些事业单位将单位绩效与经济效益工作的开展放在首位，档案管理工作缺乏完善的计划方案仅仅是流于形式，甚至有些单位还出现了被动应付工作的现象，难以针对档案管理工作实施严格的协调与控制工作，结合这种现状事业单位需要加强对档案管理工作的重视，采取措施将其纳入每一个具体的工作环节当中，真正实现事业单位档案管理工作的高效发展。

3 当前事业单位档案管理工作的缺陷

3.1 缺乏专职管理人员，且业务素质不高

首先专职管理人员的配备对于各项工作的开展来说具有十分重要的意义。档案工作不同于其他的系统的工作内容，大部分的档案都处于一种分散的管理状态，一些工作人员往往是兼职对档案进行整理，由于缺乏培训对于一些档案的整理标准并不是十分的熟悉，在很多情况下工作人员难以分辨什么是档案什么是资料，有时候为了应付工作便将觉得是档案的资料放进盒子里进行保管。其次对于配备有专人来管理档案的单位对档案管理工作认识不到位，因此在会选择一些年龄结构偏大的员工来管理档案，难以结合现阶段先进的设备来开展工作。有些工作人员缺乏专业的培训工作，因此无论是从基础理论方面还是专业意识方面都比较匮乏，加之实践经验不够丰富常常会出现一些失误。例如在档案的收集以及整理装订过程中如果不按照程序容易导致工作产生疏漏，对于档案的保管与利用产生不利的影响。

3.2 科学化、信息化管理程度不高

目前在很多事业单位的档案管理工作都引入了一些先进的管理设备，但是有些单位依旧采用传统的管理模式对档案进行管理，不仅降低了工作效率也为工作人员加大了工作量。在目前很多单位对档案管理的软硬件设备进行了更新，但是设备更新之后工作人员的技术水平很难及时跟上，一些应该备份的档案没有明确的数据文档的备份位置，十分影响档案工作的效果。其次在档案管理工作中常常会出现一些管理疏漏，对于档案物质载体的管理要求没有做到及时的明确，同时对于电子档案的管理未能树立正确的安全意识，对于电子档案信息数据的保密工作做的不够到位。最后，对于档案管理的硬件设备以及软件系统需要及时的进行更新与维护，在实际的使用过程中如果缺乏维护很容易造成系统出现漏洞，进而进入病毒出现泄密，对于单位的工作以及整体数据信息的安全埋下了隐患。

4 事业单位档案管理的对策

4.1 建立健全档案管理制度

对于基层事业单位的档案管理工作来说，一项完善的法律与法规制度是十分重要的，可以使得具体的档案管理工作做到有理可循、有据可依。要想真正的改善目前的档案管理工作不够清晰以及不够规范的现状，需要真正建立起来一整套完善的档案管理制度，对相关的档案管理标准进行统一，确保每一个制度与规范都能够与具体的工作细节环环相扣。同时在完善档案管理制度的同时需要结合不同的单位工作实际情况来有针对性的制定相关的内容，确保单位的制度规范具有灵活性、可行性与可操作性。

4.2 加强检查档案质量的事中控制与管理

档案管理工作是不断的变化的，各单位需要定期或者是不定期的对相关工作开展集中检查，在实际检查工作中需要将事后管理转变成为事前预防以及事中管控的形式。在档案工作开展之前及时进行预防，在管理过程中严格每一项环节的检查与控制工作，明确分类标准，统一工作规范要求，及时发现并解决问题，将安全隐患扼杀在摇篮里，采取科学的措施全面提升档案管理工作的效果。因此事业单位的档案管理人员不仅要具备较强的专业技能与文化素养，也需要掌握与档案相关的法律与法规以及行政事务与计算机知识等相关内容。单位一方面可以借助招聘优秀的人才来负责单位档案工作，尽可能实现档案管理工作的专人专岗专职;另一方面需要从思想上提升单位工作者对档案的重视，确保档案管理人员的质量意识、保密意识和安全意识的提升，定期对档案管理人员开展技术与理论知识方面的实践与培训工作，促使学生不断提升自身学习水平与道德素质。

4.3 制定信息化档案管理方案

目前科学技术的不断发展带动了档案管理工作水平的提升，在此背景下各事业单位也在不断的推动档案的信息化建设，力图使事业单位的档案管理效率能够得到进一步的提升。

1）需要针对硬件系统开展合理建设。存档工作的稳定性，因此单位应当对此重视起来加大资金方面的投入，配备完善的档案信息化硬件设施，不断的将现金的技术经验借助硬件设备融入到档案管理工作当中，从而营造出良好的档案存储氛围。同时对于硬件系统来说需要在档案资料的保存过程中充分的发挥出系统的电子存储优势，并且结合信息存储的工作要求及时做好档案数据的备份，有条件的开展异地备份，这样不仅提升了存储量同时也保障了文件的安全性。

2）需要针对软件系统进行合理的开发。事业单位在发展过程中需要结合单位实际情况进行对软件系统进行合理开发，同时需要结合市场实际发展概况筛选出合理的软件技术方式创建出行业管理系统平台，不断提升档案信息数据的共享效果，确保在档案管理工作中形成完善的统筹规划机制。

3）保障档案信息的安全性。在档案信息化建设的过程中，需要提前对其中的风险进行预防，一方面可以结合现阶段的互联网的开放情况做好信息风险的预防工作，减少黑客与病毒对网络的攻击，及时规避档案数据丢失问题。其次，需要针对硬件系统的相关问题进行预防，结合硬件系统设置完善的防火墙系统，同时安装杀毒软件，保障档案管理系统能够形成安全性较高的隔离体系，从源头上对系统风险进行管控，全面提升工作效果。

5 结语

随着事业单位的不断进步与发展，档案管理工作面临着诸多的挑战，因此事业单位需要采取有效的措施不断的对档案管理工作进行创新，并积极的创建先进的软硬件办公系统，形成完善的现代自动化办公设备与系统，在优秀人才的管理下实现档案管理工作的进步。

参考文献

[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013，000（003）：290-290.

[2]姚欣.关于事业单位档案管理创新的思考[J].经营管理者，2012（2）：72-72.