房地产工程项目档案收集“难”的现状及对策研究

摘 要：收集是房地产项目工程档案工作的首要环节，做好房地产工程项目档案收集工作，是做好房地产工程档案整理、编目、编研的前提和基础。本文针对房地产工程项目档案收集“难”的现实表现、主要原因，提出了解决房地产工程项目档案收集“难”的对策措施，为进一步做好房地产项目工程档案收集工作提供参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：房地产工程项目档案;档案收集;问题;对策

房地产工程项目档案（以下简称“项目档案”），是指房屋施工、监理、竣工验收过程中形成的，具有保存价值的文字图表、声像各种载体材料。房地产工程项目档案是鉴定工程质量，加强房屋管理、维修和改扩建的重要依据。收集是房地产档案工程工作的首要环节，做好房地产工程项目档案收集工作，是做好房地产工程档案整理、编目、编研的前提和基础。

1 房地产工程项目档案收集“难”的现状

1.1 项目档案收集不成套

房地产工程项目档案形成单位众多，施工方案、施工总结由施工单位形成，工程项目监理档案则是由监理单位形成，竣工验收则是验收部门负责，由于房地产工程项目建设周期长，参与单位众多，项目档案收集环节如把关不严，势必会导致项目档案不成套。如，某小区2#楼工程项目档案，在整理过程中发现前期工程资料不全，后期从城建部门复印补充;某小区营业房决算资料水电安装工程合同丢失，通过重新补签才把资料补全。

1.2 项目档案收集不准确

房地产项目档案形成时间长，施工人员档案业务知识欠缺，而专门从事项目档案收集工作又不懂工程技术知识，往往存在交什么收什么，难以确定项目档案内容真实反映工程建设过程及竣工实际情况。如，竣工图纸更改缺少记录，施工单位以改动设计图直接作为竣工图，竣工图编制不完整等，影响了项目档案收集的准确性。

1.3 项目档案收集不及时

房地产项目档案收集应做到及时、完整，要做到项目档案设计、施工、验收时，档案收集同步推进。但从现实情况来看，房地产项目由于建设周期长，档案人员少，重项目建设进度，轻档案管理的现象较为普遍。从而导致重要工程项目档案收集不及时，影响了后期的档案分类、整理、编研等工作效率。

2 房地产工程项目档案收集“难”的原因

2.1 意识不够强

重项目建设轻项目档案的意识较为浓厚，将更多的人力、物力、财力投放至项目建设进度、质量上，对于项目档案的收集重视程度不够。项目档案收集是一项基础性工作、专业性和长期性工作，由于档案收集意识不强，人员调动时，常出现收集的资料移交不及时、不规范，导致项目资料散失。

2.2 网络不健全

房地产项目档案收集涉及的部门多，环节多，参与人员众多，但往往存在将项目档案收集看作为文书人员个人的事情，其他人员配合的主动性意识不强，部门间的协作配合不力，项目档案收集网络不健全，尚未建立起横跨住房、房企、财政等各部门、纵跨企业内部的项目档案收集网络，使得项目档案收集效率较低。

2.3 制度未落实

从房地产项目档案收集来看，相关的档案工作制度不够健全，档案管理制度缺乏有章可循。档案人员“三参加”（参加重要会议、参加竣工验收、参加设备开箱）未得到充分的贯彻落实，影响了项目档案资料的收集质量。

2.4 业务不熟练

房地产项目开发企业从事档案收集工作的，大多是兼职人员，缺少专业系统的档案业务知识培训，常出现从事项目档案工作者“兼而不管”“管而不会”的现象，工作的专业性、责任心和積极性不强。

3 房地产工程项目档案收集“难”的对策

3.1 明确收集范围，把握收集标准

熟练掌握房地产项目档案的收集范围和收集标准，做到按要求和规定做好档案收集。具体来说，主要包括：工程准备阶段文件、工程监理文件、项目施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像资料，以及房地产权登记确权、房地产权属转移、变更资料等等。以工程准备阶段和项目施工阶段文件收集为例，前者主要包括房地产项目立项报告、建设用地规划书、征地报告及其批复、征地红线图、建设用地规划许可证、施工图审查文件等等;后者则主要包括图纸会审记录、工程定位测量获得的相关资料、工程洽商记录，以及砂浆、混凝土实验报告等等。具体的收集标准则严格按照《归档文件管理办法》的相关要求，确保字迹工整、材料合乎标准、内容规范、数据准确等等。

3.2 强化收集宣传，完善收集制度

加强房地产及档案领域的法律法规宣传，不断提升档案从业者的意识，提升档案工作能力和水平。建立健全房地产项目档案规章制度建设，使项目档案收集做到有章可循、有据可依。一方面，在房地产项目立项始，加强《档案法》《城市房地产权属档案管理办法》等相关档案法律法规的宣传，强化档案从业者的档案意识，自觉地运用档案收集的标准和要求做好房地产项目档案收集，使收集工作更加的制度化、法制化。另一方面，要建立健全档案管理各项规章制度。根据房地产项目档案收集的特点和现实需要，制定《文件资料收集归档制度》《档案鉴定细则》《档案岗位职责内容》《档案统计制度》《档案库房管理规定》等等，确保档案收集规范、科学、有序。

3.3 深入基层一线，主动做好收集

房地产项目参与单位众多、参与人员众多，档案收集需要各个单位、各个部门以及具体从事人员的鼎力配合和大力支持。首先，要多方联动，群策群力，依靠住建、规划、房企、财政等部门或企业的协作配合，从房地产项目的规划、审批、设计、施工、验收等各个环节做好档案资料收集，确保档案应收尽收;其次，要加强指导，深入一线。房地产档案从业者要深入基层建设、管理部门或单位一线，加强档案收集业务的指导，切实解决一线人员档案收集业务知识薄弱的问题，强化源头指导，未雨绸缪。再次，要发动社会力量，强化收集。利用“档案宣传月”等特殊时间阶段，加强房地产项目档案收集宣传，加强重要项目档案资料的公开征集、有偿征集等，进一步丰富房地产项目档案内容。

4 结语

房地产工程项目周期长，涉及部门众多，参与人员广泛，做好房地产工程项目档案收集工作是档案管理的前提和基础，为后期房地产工程项目档案的分类、整理、编研和利用打下扎实基础，对鉴定房地产工程项目质量，加强房屋管理、维修和改扩建等提供重要依据，是实现居者有其屋，构建社会主义和谐社会的重要保障，

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作者简介

黄忠君（1981-），男，本科，湖南宁乡人，从事房地产项目工程档案管理研究。