高校档案工作的“精益化管理”

千兴成 丁浩

摘要：高校档案管理综合水平相对落后和原始，无法适应现代化技术的快速发展和社会时代的巨大进步，为解决高校档案管理与社会改革发展需求不相适应的问题，发挥档案资源的可持续利用，使高校档案更安全、更完整，引入精益化管理势在必行，

关键词：高校;档案;管理;精益化

所谓精益化管理是起源于上世纪80年代，美国的麻省理工学院教授詹姆斯·P·，沃麦克等专家，在针对世界上17个国家90多个汽车企业的生产管理模式进行了实地考察和调查研究，研究和分析了西方生产方式和日本丰田生产模式的基础上，在1990年提出了精益化管理这一新型的管理模式。精益的“精”是不投入多余的资源，做到少而精，只满足市场急需的;“益”是指经营活动全部有益有效。所以“瘦”是精益化管理的精髓，就是以最小的资源为代价，创造出最大化地的价值，更好地为用户提供服务和产品，这就是精益化管理的核心思想所在。高校档案实行精益化管理，宗旨就是高效工作，提供优质服务，降低成本、消除浪费、减化手续、剔除各环节的无效劳动。充分调动档案管理人员的工作积极性，以档案利用者的满意度作为衡量工作的标尺。

高校档案管理是学校极其重要的信息资源，也是高校管理工作不可或缺的组成部分，是一项具有较强的基础性和长期性的工作。相较于精益化管理，高校的档案管理工作还有许多不适宜高校改革需求的问题。为使高校档案完整、齐全和安全得到保障，促进和发挥档案资源的可持续利用，更好地为档案利用者服务，实施精益化管理，势在必行。

1常规管理的精益化管理

精益化管理是以尽善尽美为目标，完善管理环节。追求低成本、无废品、零库存，最大限度地消除浪费。而高校档案管理存在较为严重的各方面的浪费现象，工作较为粗放，与精益化管理的要求有较大差距。如归档范围不严格、归档文件材料鉴定不准确，长期保存的档案有很多是已经失去保存价值的文件材料，造成档案的保管费用、用品材料、库房空间等的大量浪费。再比如档案装具的购置也存在大量的浪费，档案卷皮的质量、档案盒的规格、档案橱柜的容量等装具的购置就缺乏年度用量的预测和规划，造成库存积压和大量的废品。实施档案工作精益化管理，要贯彻执行《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等业务规定，完善和制定档案管理工作细则和规章制度，对档案查阅利用和文件材料归档做出明确要求，对档案库房的日常管理等环节做出具体的规定，规范操作要求，细化操作程序，坚决剔除那些毫无价值的文件材料，实现无废品、零库存。

2管理方式的精益化管理

精益化管理追求是工作的有效性，无效工作是指不能增加价值和附加价值的工作，其实这也是一种浪费。而传统的高校档案管理工作中大量工作是无效的，主要表现在工作强度大、重复工作多、效率低下等特点。运用精益化管理模式，可以利用计算机、扫捕仪等仪器，不但能取代传统的装订、组卷、立卷等重复而繁重的手工劳作，还能轻松解决查找、阅卷的费时费力。在档案利用服务方面，要改变高校档案部门只是为了本单位领导决策和教学管理服务，只注重做好本校的各种档案资源的开发利用的不利局面，彻底扭转高校档案利用服务效率较低，利用服务面过窄的不利局面。随着社会公众对利用档案意识的不断增强，对信息的认知度的不断提高，档案信息利用服务已具有广泛的社会性。以精益化管理的角度考慮，必须要创新高校档案工作的新模式，进一步拓展高校档案部门面向社会的服务窗口，扩大利用服务的范围，满足社会公众对档案资源的利用需求，从而追求高校档案工作效益的最大化。

3服务机制的精益化管理

精益化管理所追求的根本是以顾客为中心，即以档案利用者为中心。随着人们对信息依赖度的提高和档案利用意识的增强，社会对档案利用无论是数量、质量，还是方式上都有了相应的改变，开始追求档案的社会性和文化性，甚至真实性等多样需求。作为档案工作者，要全心全意地为利用者服务好，当然服务是档案工作得以生存和进一步发展的原动力。要做好两种服务改变，一是由封闭性服务转向开放性服务，扩大服务范围，加快馆藏的整合力度和开放广度，满足社会公众的各种需求;二是由被动式服务转向主动式服务，多方了解利用者的需求，开发信息资源，拓展各种信息资源的领域，发挥档案的潜在价值。实行精益化管理，主要体现是服务的实效性，即高效服务。与精益化管理相比，高校在档案工作基础和条件等方面，还有较大的差距，尤其是在档案管理的技术手段方面，处于明显的落后状态，严重影响了高校档案利用服务的实效。要提高档案利用服务成效，必须实现技术手段的精益化。实行数字化管理是首选，这是历史发展的必然。只有实行数字化才能充分利用好计算机和扫捕仪等现有的设备，采集数字化档案信息资源，才能广泛的利用有价值的信息资源，更好地服务于社会公众。

4管理理念的精益化管理

以人为本的管理模式是精益化管理所追求的。它将形成以人为中心的管理模式，改变以物为中心的传统管理模式，其宗旨是重点强调协作精神，充分调动人的积极性，将员工置身于主人公的姿态中，而非雇佣者的环境中，改变以往那种彼此紧张、等级森严的人际关系，使员工能轻松和谐地处于彼此尊重、相互协助、上下互通的人文气氛中。因而实施精益化管理，必须创新高校档案工作理念，真正实现以人为本的工作理念，增强档案工作人员的主人翁责任意识，调动工作人员的主观能动性，激发他们工作情绪，使之愉快、团结、宽松、奋进地工作。同时注重人文环境的改善，注重队伍结构的改善，强化档案工作队伍的数量和质量建设，加强文化建设，积极营造轻松愉悦的生活和工作环境，更有效地发挥高校档案工作各个环节应有的职能作用。

参考文献

[1]谢怡.精益化管理：现代高校档案管理的新模式[J].机电兵船档案，2006（12）.

[2]许迪萍.高校档案工作的精益化管理研究[J].时代教育，2015（17）.

作者简介：于兴成（1964，05-），男，山东龙口人，大学本科，副教授;丁浩（2001，10-），女，黑龙江富锦人，佳木斯大学2019级朝鲜语专业学生。