数字化背景下高校声像档案的管理与利用探究

摘 要 互联网以及信息技术的进步和发展，对各行各业造成了冲击，在信息化大潮的冲击之下，各行业的生产、工作方式都发生了翻天覆地的变化。其中，传统档案已经转变为网络数字化档案存储形式，管理方式也发生了巨大的转变。高校档案记录着学校教学活动、科研活动、党政管理以及其他各项活动。本文在数字化背景下分析高校声像档案的管理与利用，着重分析声像档案的特点以及使用价值，以期为高校做好声像档案管理提供参考。

关键词 高校 数字化管理 声像档案 数字化利用

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-09

★作者简介：杜婷婷，海口经济学院，研究方向为檔案管理。

Abstract The progress and development of the Internet and information technology has impacted all walks of life. Under the impact of the information tide， the production and working methods of all walks of life have undergone tremendous changes. Among them， the traditional archives have been transformed into the form of network digital archives storage， and the management mode has also undergone tremendous changes. College archives record school teaching activities， scientific research activities， party and government management and other activities. This paper analyzes the management and utilization of audio-visual archives in colleges and universities under the background of digitization， focusing on the characteristics and utilization value of audio-visual archives in hope of providing reference for the management of audio-visual archives in colleges and universities.

Keyword colleges and universities; digital management; audio-visual archives; digital utilization

信息时代的到来，标志着传播媒介从二维走向了多维模式。科技的进步使得更多的新技术、新手段应用到社会各界的发展和工作中来。人类记录的载体从二维纸质的文字表达走向了多维立体的声音影像，甚至是AI全息影像的记录，记录的内容更加客观、真实、立体，因此催生了声像档案。当下声像档案成为我国档案记录的重要模式，档案管理方式也随之发生改变，尤其是在科技、人文汇聚的高校，如何利用数字化做好高校声像档案管理成为我们探究的热门课题。

一、声像档案的概念与特点

所谓声像档案，顾名思义就是指国家机构、社会组织，甚至是个人在社会活动中形成的有保存价值的声音、影像的特殊信息载体，同时辅以文字说明，就形成了档案历史记录。伴随着近些年信息技术以及互联网技术的发展，声像档案应用范围越来越广，逐步成为档案的重要组成部分[1]。由于声像档案是依托互联网信息技术的，因此与传统纸质档案有本质上的区别，具体来讲主要有以下几个特点。

1.生动形象。文字档案在信息技术不发达的过去一直是人们用以记录活动并保存的主要方式，但是伴随着信息时代的发展，长篇累牍的记录不但容易造成表述不清，同时也不易保存，而反映事物变化的声音、影像等方式则能完美解决这个问题。声像档案是声音影像与文字的有机结合，相互印证、相互补充，为阅读者传递更为清晰明确的信息，更便于读者接受，因此声像档案因其生动性，使用方便程度远超其他档案类型[2]。

2.立体真实。文字档案等二维纸质档案的缺点在于，作为承载信息的工具，受到时间和空间的限制。而声像档案的优势就在于立体真实，依赖先进的科技手段以及快速的传送手段，突破了时间和空间对于信息传播的限制，甚至可以超越时空进行传送，这是其他种类档案所难以企及的。声像档案通过科技手段将事件现场“还原”，对于阅读者来说有身临其境之感，更便于后人对于事件的解读和了解。

3.易于复制。声像档案相较于传统档案，有易于复制、易于保存的强大优势。对于传统档案来说，占用空间量大，移动困难，而且对于记录和载体要求非常高，如果选择不当则会造成记录不清等问题，对后期调取使用造成困难，遇到不可抗因素容易损毁，缺点十分明显。而声像档案则能够解决这些问题，声像记录品容易复制而且不受载体限制，感光胶片、磁带、光盘甚至是云储存都可以，并且不改变文件的信息质量，比纸质档案更容易保管和利用[3]。

二、声像档案管理面临的问题和困境

虽然声像档案相比传统档案有很多优势，但是在实际操作过程中，声像档案的管理却没有跟上实际需求，受到传统档案管理的制约，声像档案的发展和使用存在很多问题，具体总结如下。

1.声像档案储存形式单一。当下不少高校虽然馆藏了大量的声像档案，但是在管理和利用上却依然沿用传统的模式。例如，不少高校馆藏声像档案存储形式单一，没有进行数字化，声像档案的信息资源没有得到充分的利用，对于声像档案的管理也没有与时俱进，而是采用传统档案管理办法手动操作，完全不能满足数码时代的拍摄需求和利用者的使用需求。

2.声像档案管理制度缺失。随着多媒体不断普及，现代高校声像档案使用率越来越高，而档案数量也在不断增加，但是由于管理制度缺失，声像档案在储存过程中容易产生脱磁、掉粉等现象，造成很多重要媒体文件丢失。况且由于没有科学合理的管理制度，因此一旦发生管理人员职务变动，重新熟悉声像档案检索需要花费大量的时间，因此使用起来反而不方便。同时传统的档案检索办法应用于声像档案检索查找时，只能采用一帧一帧的画面寻找，耗费大量的时间却很难找到需要的素材，巨大的工作量和时间占有量，不但没有发挥出声像档案的优势，反而失去了使用声像档案的意义[4]。

3.声像档案存在保密性问题。声像档案在高校实际使用中还存在一个重大的问题，那就是保密性问题。为了便于取用，聲像档案会被存储在服务器当中，并采用共享模式开放，所有的用户都可以看到档案内容，这种模式对于普通文件的取用十分便利，但是对于特殊文件的保密则无法兼顾，如果单独传送会造成工作人员工作量增大，时间成本上升，也违背了使用声像档案的初衷。

三、数字技术与高校声像档案管理的融合

现代信息技术不断发展，具体包括四个方面。即计算机和网络技术、通讯技术、声像技术和高密度信息存储技术。也就是说声像档案通过与数字化技术融合，实现网络资源的共享和利用是现代档案工作的一大重要特征。因此对于声像档案来说，数字技术的出现能够取代传统胶片、磁带等载体，通过各种技术手段使其成为网络数据流中的一部分，将档案收集、整理、保管和鉴定实现计算机自动化，从而增加保管和调取的便利程度，使声像档案发挥应有的作用[5]。具体技术如下。

1.声像档案的数字化处理。在高校馆藏的档案中，有不少记录校史的珍贵影像资料，为了实现方便保存，需要将其进行数字化处理。可以将照片，包括底片进行扫描翻拍，配以文字说明进行入库储存;同时将传统材质的影像磁带进行转录，变为计算机可读取的方式，将其和新型载体合二为一，变成现代化的声像档案，交由计算机统一管理。

2.工作中数字化声像档案的应用。对于当下高校在实际工作中需要收集的信息和影像资料，包括会议记录等资料在内可以利用计算机进行音频采集，利用数码软件进行格式转换，从而存储刻录。而对于视频资料也可以利用这种方式进行保存，同时在网页制作过程中，对诸多素材可以通过计算机转码编辑等进行处理，在现行工作中将数字化与声像档案无缝衔接进行应用。

3.网站建设以及信息平台搭建。在信息化时代，高校声像档案管理可以与校园门户网站等信息发布平台进行有机结合。例如，采用三网联合的模式：局域网针对到馆查阅的用户使用方便;校园网信息门户主要是针对学校内部学生查阅文件和档案，为其提供档案资源快速检索;而互联网则是面向社会，在互联网上实现照片档案的在线观看，利用现代化信息手段设置文件检索功能，替代传统手工检索，提高使用便利性[6]。

四、数字化技术“媒资”系统在声像档案管理中的新举措

声像档案是时代发展的产物，伴随着数字化技术的不断发展，“媒资”概念开始出现并扩大使用覆盖面。所谓“媒资”就是全媒体资产管理，对于音视频资料、文字图表等多媒体资料的数字化储存、检索、编目以及信息发布和设备、固定资产管理这一系列全面的管理系统。可以说“媒资”的出现为高校声像档案的管理提供了新的途径和思路。当下高校声像档案的应用范围很广，涵盖了各个部门的工作。传统的档案只是作为历史见证的身份出现在档案库，海量资料同时入库，一旦需要必须经过人工检索，而要找到其中的一张照片或者某个镜头工作难度大、工作效率低。而引入“媒资”系统则可以完美地解决这方面的问题。

首先来讲，“媒资”系统简化档案手机检索。在当下，高校档案部门可以对声像档案进行数字化处理，将磁带中的内容和媒体文件通过上载保存到“媒资”系统当中，而这种方式也可以避免文件质量因为时间的缘故受到影响。伴随着学校的不断发展，素材越来越多，素材库越来越丰富，利用管理软件对媒体资源进行管理和检索，能做到多而不乱，即便管理人员发生变动，也不影响工作的正常进行[7]。

其次，建立专题数据库，方便使用。对于高校声像档案管理来说，可以根据不同的媒体形式进行区分，建立专题数据库方便使用者查找。可以通过区分图片、音频、视频三大类在其下面设立专题数据库。例如，可以设立科研工作、学生工作、后勤保障和教务工作等等，对于各种活动的图像、音频、视频内容采集，分门别类归纳到各自专题之下，方便管理员进行管理的同时，也方便取用者检索使用。

再次，在编目过程中管理人员可以针对视频文件的场景和镜头进行细化编目，以保证使用人员能通过检索快速找到需要的素材。同时还要进行用户的权限设置，设置用户对于素材的访问权限，保障其下载需要的素材的同时，还能够保障素材的安全性。

最后，声像档案的存放位置可以按照利用率进行储存，既解决了利用需求，同时也解决了数据库有限的问题，分级存储是长久保存声像档案的有效方式，也是解决声像档案存储问题的有效解决办法。

五、结语

综上所述，在信息社会的大背景之下，传统档案管理模式不能适应当下高校活动记录的需求。因此要做好声像档案记录，做好声像档案信息化记录，将其与数字化技术有机结合，加强声像档案的科学管理，使声像档案发挥出更大的作用，同时对高校发展起到促进和推动的作用。

参考文献

[1]李宏.高校声像档案数字化管理要点分析与研究[J].吕梁教育学院学报，2018，35（4）：59-60.

[2]周丹.数字化背景下高校声像档案管理存在的问题及对策[J].时代农机，2018，45（9）：96+98.

[3]谢文杰.新时代高校声像档案管理与利用探讨[J].城建档案，2017（10）：37-38.

[4]尹艳梅.数字档案馆环境下的声像档案资源管理探讨[J].资源信息与工程，2017，32（5）：204-206.

[5]聂敏.高校数字化声像档案的开发与管理[J].电脑与信息技术，2016，24（6）：65-67.

[6]梁骁.高校声像档案数字化管理的实现路径[J].兰台世界，2016（22）：48-50.

[7]聂敏.云时代背景下的高校声像档案数字化管理[J].电脑知识与技术，2016，12（27）：279-280.