基层综合档案馆民生档案利用工作研究

摘 要 基层民生档案是基层民生服务部门在长期业务中形成的珍贵信息和资料，与基层群众生活和生产息息相关。基层综合档案馆必须要充分发挥其业务指导和监督作用，加强对基层民生档案的管理和利用。本文在对当前基层综合档案馆民生档案利用工作现状和问题进行梳理的基础上，提出完善基层综合档案馆民生档案利用的相关措施和建议。

关键词 基层综合档案馆 民生档案 档案利用

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2019-09-28

★作者简介：王莉，本科学历，学士学位，政工师，档案馆员，会计初级职称，工作单位为凤城市城市环境服务中心。

Abstract The grassroots peoples livelihood archives are precious information and materials formed by the grassroots people's livelihood service departments in the long-term business， and are closely related to the life and production of the grassroots. Grassroots comprehensive archives must give full play to their business guidance and supervision functions， and strengthen the management and utilization of grassroots livelihood archives. Based on the current situation and problems of the utilization of the people's livelihood archives in the grassroots archives， this paper proposes relevant measures and suggestions for improving the utilization of people's livelihood archives in the grassroots comprehensive archives.

Keyword grassroots comprehensive archives; livelihood archives; archives utilization

基層民生档案主要是指基层民生服务部门在各类民生业务办理过程中形成的，对民生活动状况和过程加以记录和反映的，并且对公民、社会和国家具有保存和利用价值的各类文档、数据、音像、图表等不同形式的历史记录[1]。作为公众生活的重要组成部分，基层民生档案真实记录了我国基层民生的发展历程，展现了党和国家以及各级政府在基层社会保障和福利方面的重大决策和重大事件，体现出党和国家在社会主义现代化建设中的丰富经验和巨大成就。基层民生档案作为基层民生工作开展的重要依据，也是国家档案资源重要组成部分，基层综合档案馆做好民生档案利用工作，具有重要的现实价值和意义。

一、基层综合档案馆民生档案利用工作现状

1.基层民生档案建档工作存在较大难度。当前，由于基层民生工作内容较为广泛，相应形成的民生档案种类存在多样性问题，其所覆盖的范围十分广泛，从而使各级和各地基层综合档案馆很难对民生档案范围进行准确界定，直接增加了民生档案资料的建档工作难度[2]。基层民生档案管理工作各有特色和侧重，许多基层政府往往根据地区特色和财力状况，开展了一些极具地方特色的民生工程项目，由此产生的基层民生档案并不完全在国家档案管理部门规定的14种民生档案资料范围之内，例如房产档案、林权档案、环境监测档案、公证档案、知青档案等。这些民生工作形成的档案却无法按照相关标准建档，确保为民所需的基层民生档案资料可以及时、准确、完整地归档管理。对于已经完成建档的民生档案资料，有待于各地基层综合档案馆在实际工作中不断探索，逐步建立和完善规范化的基层综合档案馆民生档案管理制度和要求。

2.基层民生档案很难开展资源整合。当前，基层民生档案涉及的部门和行业十分广泛，归属于不同业务部门管理。例如，对于那些专业性较强的民生档案，则由政府主管部门或者专门的档案管理部门负责管理;而对于一些专业性不强的民生工作档案资料，则由相关业务部门负责。现有的基层民生档案管理格局导致民生档案保存和管理地点十分分散[3]。而且基层民生档案保存和管理过程中，由于相应的利益冲突，导致基层综合档案馆在档案资源整合中遇到相应阻力。随着社会公众对民生档案查阅利用需求的不断增长，保管这些档案资料相应产生一定利益，例如林权档案资料、土地档案资料等，其收益性更大，相关业务部门更愿意采取自我管理方式，而不会轻易把档案资料移交给基层综合档案馆管理和利用，从而为基层民生档案资源的整合带来较大难度。

3.基层民生档案信息化管理水平较低。当前，由于我国基层综合档案馆推进力度参差不齐，导致各地基层民生档案信息化建设总体处于初始发展阶段。虽然各地基层综合档案馆对民生档案信息化建设工作十分重视，但是基本处于信息化建设起步阶段，也在民生档案信息化建设和专题数据库建设方面取得了一定成绩，但是仍然有一些基层综合档案馆至今还没有建立民生档案专门数据库，甚至还没有开展档案数字化工作。并且，如前文所述，由于基层民生工作涉及部门较多，存在各自为政的情况，从而导致基层综合档案馆档案信息化建设标准不统一的问题。在基层民生档案网络服务方面，虽然也有基层综合档案馆采取微博留言和答疑解惑、传真或者电子邮件等渠道，为公众提供民生档案服务，但还是以传统的到馆服务为主要服务渠道和方式。有的基层综合档案馆甚至片面认为，虽然要面向未来，但当前到馆服务更为合适，更能够满足基层群众对民生档案的利用需求，而档案信息化工作则显得无足轻重。从民生档案利用的发展趋势来看，基层群众对民生档案的网络化利用需求不断增长的同时，对多元化和个性化的需求也随之增加，这些都为基层综合档案馆的信息化建设提出了新的目标和要求。

4.基层民生档案管理工作缺乏相应资源支持。对于任何一项工作而言，必须要有相应的资源支撑，才能得到顺利推进。对于基层综合档案馆而言，开展基层民生档案管理，同样离不开财政支持。但是，由于各个地区经济发展水平存在较大差异，导致对基层综合档案馆的财政支持力度相差甚大。对于大部分基层综合档案馆而言，缺乏财政资金支持是其面临的普遍问题，在经济欠发达地区，这种现象更加明显。而且随着民生档案资料的不断增多，基层综合档案馆的档案库房亟需扩建，一些较为陈旧的硬件设施和软件也需要更换和更新，对于基层民生档案信息化建设而言，更是缺乏必要财政资金支持而无法开展。

二、基层综合档案馆强化民生档案管理的措施

当前，基层综合档案馆要按照中办、国办要求，把和基层人民群众利益密切相关的各类档案资料搜集归档，强化民生档案管理和利用，把民生档案纳入到各级档案资源体系中。基层综合档案馆要统揽全局，不断扩大民生档案覆盖范围，把受理点向基层进行延伸，从而更好地发挥档案服务功能。

1.积极强化档案服务民生思想。扎实做好基层民生档案建档工作，是保障和改善基层民生问题的一项基础性工作。基层民生档案和人民群众的生活学习直接相关，基层综合档案馆必须要牢固树立档案为民服务的意识，坚持以完善教育学习、就业服务、医疗卫生、住房保障、社会保障、养老服务等相关领域的民生档案为重点，及时做好相关领域基层民生档案资料建档工作，以此不断提升人民群众的幸福指数和生活质量。基层综合档案馆要不断加强对档案管理工作的调研，深入人民群众之中，了解基层群众的需求，紧随社会时事热点，主动为基层群众提供档案服务[4]。

2.强化民生档案服务群众工作。第一，要重点强化基层民生档案资源建设。为了更好地满足基层民生需要，基层综合档案馆必须要积极调整馆藏资源建设思路，重点是要改变原有的“重物轻人、重事轻人”的档案资源建设思想，树立“关于人的资料，即是最重要的档案”思想，尽力从与基层群众相关的各项民生工作中搜集和整理档案资料，充實到基层综合档案馆的档案资源库中，搜集和基层群众生产、生活、学习相关的各类载体和各种形式的档案资料，并以“大档案”思维，把牵涉到基层民生的相关档案资源尽可能搜集齐全。第二，要强化基层社区档案管理。基层综合档案馆要做好基层民生档案管理工作，就必须要以社区为基本单位，重点做好社区档案管理工作。要不断完善社区基层档案组织档案、就业社保档案、医疗卫生档案、人口管理档案、选举档案、房产凭证档案、社会治安档案等相关文字、音像等档案资料搜集整理工作。基层综合档案馆要定期到各个社区开展业务指导，及时反馈和分析基层民生档案管理形势发展，特别是要注重和基层群众生活息息相关的房屋凭证和拆迁档案归档和建档工作，为城市化发展提供相应的支持，为基层群众档案查询和利用提供便利，减少矛盾纠纷，更好维护基层社会稳定和发展。第三，加强基层社保档案管理。社保档案与基层群众的生活息息相关，牵涉到每一位群众的切身利益，必须要确保准确、真实。基层综合档案馆要加强对基层民生服务和管理部门所管辖的失业职工档案、失地农民档案、工伤医疗档案、养老保险档案等建档的过程管理，确保建档对象一个不缺、档案资料一个不少、档案信息一个不错，更好地维护基层民生档案信息的真实性、客观性、完整性和安全性。

3.创新基层民生档案服务方式[5]。第一，要强化基层民生档案进馆力度。基层综合档案馆要不断强化民生档案资源开发和宣传工作，特别是要加强对馆藏的基层民生档案的整理归档和开发利用等，特别是在加强对相关民生服务和管理部门档案资源整理归档业务指导检查期间，把相关部门民生档案资料的整理归档情况进行公示并上报给上级部门，争取相关民生档案资料及时进馆，形成规范化的档案移交工作制度。第二，要强化基层民生档案的利用体系完善工作。加强对基层综合档案馆的财政资金支持力度，进行硬件更换和软件更新，构建高效的档案信息资源查询利用平台。在基层民生档案资料的业务查询中，把与群众生产生活和学习息息相关的、基层群众查询利用率最高的档案资料进行优先归档和数字化处理，提高基层民生档案的查询利用效率。第三，创新基层民生档案服务形式。基层综合档案馆在基层民生档案管理中，要积极适应现代档案管理发展趋势，善于利用现代多媒体技术，包括网络等宣传载体，对基层民生档案的重要性加以宣传，通过网上查询、函电代查、热线服务、定期回访、网上远程查询等多种民生档案资料查询利用方式的构建，构建基层民生档案人性化服务体系。

三、总结

总而言之，基层综合档案馆要强化工作宣传力度，使基层民生服务部门充分认识到基层民生档案管理工作的重要性，同时也要与时俱进，推动基层民生档案信息化建设，使基层民生档案更好地适应时代和形势发展要求，制定和完善基层民生档案管理制度和要求，进一步规范基层民生档案管理工作，充分发挥基层民生档案价值和作用。

参考文献

[1]蔡宏炳.基层民生档案管理探析[J].办公室业务，2014（5）：99.

[2]肖秋会，张欣.基层综合档案馆民生档案工作：现状、问题与对策研究[J].档案学通讯，2014（2）：96-99.

[3]宋凤辉，李娟.浅谈基层民生档案工作[J].档案天地，2017（8）：55-56.

[4]朱英丽.基层民生档案工作的思考[J].管理观察，2015（4）：50-51.

[5]武向峰.基层民生档案工作存在的问题与对策[J].山东档案，2017（8）：47-48.