学术档案资源建设

摘 要 加强学术档案资源建设，对高校教育事业的发展具有重要意义。学术档案资源建设应遵循突出学术价值、信息多元化、特色资源和资源共享几个原则;建立学术文献数据库和开发学术成果二次文献，是学术档案资源利用开发的有效手段;规范归档制度、明确归档范围、加大资源收集力度、信息化建设，是实现学术档案资源建设的基本途径。

关键词 学术档案 资源建设 开发利用 原则 途径

中图分类号 G272.2 文献标识码 A 收文日期 2019-06-01

★作者简介：张冬晴，海南师范大学档案馆办公室主任，档案馆员职称，教育学本科，研究方向为档案管理。

Abstract Improving the construction of academic archives resources is significant for the development of higher education. The construction should follow the principles of highlighting academic value， diversity of information， featured resources and resources sharing. Establishing database of academic literature and developing secondary literature of academic achievements are the effective approaches to exploit the resources of academic archives. Standardizing the system of archiving， defining the scope of archiving， reinforcing the collection of archival resources and informatization construction are the basic approaches to achieve the construction of academic archives resources.

Keyword academic archives; resources construction; exploitation; principle; approach

檔案资源建设是档案工作的核心。加强档案资源建设，促进档案利用价值的提升，把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”[1]，是档案管理工作的意义所在。高校是追求最高深知识的殿堂，崇尚学术至上，广大师生在教学、科研及学术活动中形成了各种思想和研究成果，档案资源十分丰富。学术档案资源，除了各种研究成果（论文、著作、专利、科研奖励等），还有毕业论文、学位论文、教案、教学研讨、学术讲座、讲演手稿等等。加强高校学术档案的资源建设，具有现实的凭证查考价值和历史的文化信息价值，对高校的学术研究起到承上启下的作用，也是高校办学实力和办学水平的有力体现。有文献记载，美国哈佛大学十分重视学术档案的资源建设，档案馆专门建立学术档案门类，保存着建校300多年来的本校师生既往的各种学术成果、学位论文，以及历年版的著作等;几百年来的优等生名单及其相关材料等[2]，还不定期地向全校师生开放，提供参观教育，以激励后人。

一、加强学术档案资源建设的意义

学术档案资源建设，是建立在学术档案的概念基础之上的。很多人对学术档案认识不到位，以为科研档案就是学术档案，所以很多高校只有科研档案，没有学术档案，导致很多和研究项目无关的其他类型的学术信息处于分散状态，甚至呈“多头”管理现象。认识到学术档案的重要性，明确学术档案的概念和内涵，才能有针对性地加强学术档案的资源建设。加强学术档案资源建设，前提是先要建立学术档案。

1.学术档案是高校办学水平的有力体现。衡量一所大学的办学水平，国际上通用的方法主要是看它每年发表的论文、著作的数量和质量。学术成就反映着一所高校的办学声誉，是高校办学质量的一项重要指标，是办学水平的有力体现。纵观国内外著名高校，都是因为聚集了大量的学术泰斗，才成就了他们蜚声中外的办学声誉。加强学术档案资源建设，为社会提供丰富的学术信息资源，提供档案利用服务，一方面扩大了高校的社会影响，提高了社会地位，另一方面也会激发内部新的研究动力，产生更多的学术研究成果，这种影响是双向的，它们相互作用。

2.学术档案具有知识传承价值。学术研究是具有延续性的，学术档案资源为后续的学术研究提供参考，知识因此得以传承。“教学、科研的各专业有长期的连贯性”[3]，教师的言传身教，师生间的知识传承，不只是课堂上的授业解惑，更有科学思想的传播、学术研究的传承。加强学术档案资源建设，传播学术精神和研究价值，传承学术思想，延续学术研究，是为知识的传承提供基本保障。因此，高校一切有关学术研究的资料都必须收集归档，作为学术档案资源，永久保存。

3.学术档案体现对人才的尊重。建立学术档案，就是建立高校人才档案。及时为研究成果建立专门的学术档案，不仅丰富了高校的历史文化，还体现了高校对学术人才的一种尊重，让科研人员感觉到自己的劳动得到了学校的重视，成果得到了彰显，自身有了一种成就感和归属感，自觉努力以更大的热情投入到今后更艰巨的科研工作中去[4]。高校这种人文的关怀，不仅有利于鼓励专家学术争鸣，激励学术风气，还可以吸引更多的后来者加入，形成一种积极向上、文明和谐的校园文化环境，最终吸纳更多的人才，汇聚浓厚的高校学术研究氛围。

二、学术档案资源建设的基本原则

崇尚学术研究，加强学术档案资源建设，是对学术的尊重，也是对人才的尊重。建立学术档案的目的是提供学术利用，促进学术交流，繁荣高校教育事业。学术档案资源建设，应当遵循并突出以下几个基本原则。

1.突出价值原则。学术档案是高校办学实力的有力体现，也是办学水平的见证。尊重学术就是重视人才，推进学术档案的资源建设，对高校的学术研究氛围起到良好的循环促进作用。学术的价值在于推广和利用，在收集、整理档案过程中，应突出学术信息资源的具体价值体现，比如学术成果的核心价值、所属学科领域、引文索引、收录层次等，还有学术评价部分，也要一并收集。

2.突出多元化原则。高校学术研究不仅有科研学术，还有教学学术，学术档案资源十分丰富。如：论文、著作、项目、专利及公开出版发行的论著、译著;在各种学术会议上宣读、交流的论文、报告;学生的毕业论文、学位论文等;有组织的教学、科研、课题研究中形成的一系列论文、专著及相关资料;其他一些反映本校学术水平的论稿、文稿或重大学术交流活动的照片、影像、光盘等各种形式、各种载体的信息资源，应当应收尽收。

3.突出特色原则。学术档案属于高校的特色档案，学术档案中还可以建立学者个人学术档案，这是高校档案资源建设特色中的特色。给取得卓著学术成就的专家学者们建立一份属于学校的学者个人学术档案，对学校的建设和发展，对国家教育事业和科研事业的发展，意义非同寻常。个人学术成果，不仅是个人财富，也是学校的财富，更是国家的财富。将分散的个人学术成果集中起来统一管理，才能更加完整地反映一所学校的学术研究水平，也能更好地发挥档案的利用价值。建立学者个人学术档案，不仅要收集学术研究成果的原始文献，也要收集对其研究予以评价的二次文献。为学者个人建立带有学术评价信息的学术档案，首先是为了更完整地保存研究者的学术信息，更广泛地宣传研究者的学术成果;其次是为了让科研管理部门全面评估学者的学术贡献，深入了解学者的学术特长[5];其三是为了便于决策层及时地把握学校学科建设的发展方向，优化学术研究资源。

4.突出共享原则。“自2001年12月布达佩斯会议以来，开放学术资源已然成为重要的信息资源，呈现出加速发展的态势。”[6]高校学术档案信息资源共享，目前在国内还处于起步阶段。虽然各高校也都在积极准备档案信息化建设，但是要想真正实现档案资源共享，还有很长的路要走。档案信息化建设，数据复杂，项目庞大，需要大量资金的投入，加上原有学术档案资源信息量不足，又涉及各自利益等根本原因，暂时还很难实现学术档案资源共享。根据一项调查显示，目前仍有16.7%的211高校、30.4%的一般公办本科高校和60%的公办高职院校未开展存量档案数字化工作，25%的985高校和16.7%的211高校未开展增量档案电子化工作[7]。但是，目前相当一部分高校已经建立了档案业务综合管理平台，实现了与内部各部门数据的无缝对接，给档案信息全文检索搭建了很好的平台。相信在不久的将来，学术档案信息资源共享很快就能实现。

三、学术档案资源的开发利用

中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确要求，“科学整合档案信息资源”，“管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合……档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用”[8]。学术档案资源作为高校的一种特色资源，没有引起一些高校的足够重视，致使相当多的信息资源仍旧散落在基层或个人手中，学术资源没有得到统一有效的管理。高校要整合学术档案资源，提升科研、教学理念，统一办学思想，积极推动学校各项事业均衡发展，充分发挥学术档案资源的应有价值。加强学术档案资源的开发和利用，是做好学术档案资源建设的有效手段。学术档案资源的开发利用，要围绕档案信息化建设来进行。为了方便利用，发挥学术档案的更大价值，学术档案资源的开发利用应该为建立文献数据库、便于检索做好准备。

1.建立学术文献数据库。“互联网+”时代给人们的生活和工作带来了极大便利。针对各种学术研究成果、论文、著作、专利等文献检索，虽然国内已经有CNKI等学术文献数据库，但是高校应该建立一套属于自己的、储存本校学术信息的内部数据库，一是便于掌握本校内部的学术研究整体情况，如每年的研究成果数量、研究质量和研究动态等;二是便于了解研究者對学校的具体科研贡献，具体在哪些领域取得了哪些成果;三是见证本校科研和教学的学术发展，高校学术信息数据库就是一部讲述学校科研发展的历史书。建立学术文献数据库是对学术档案资源的基础性开发，属于基本的档案工作。

2.开发学术成果二次文献。二次文献是原始文献的高度浓缩，不仅具有检索功能，还具有学术评价功能。高校的教学和科学研究自学校建成时就已经开始，随着学校的不断发展壮大，学术研究资料不断累积，信息量巨大，至网络技术飞速发展的今天，各种学术研究信息资源的网络体系已经形成，为了便于学术档案的查询和利用，提供原始信息检索服务，开发学术档案资源的二次文献势在必行。学术资源的二次文献能开发利用的信息尽可能全面，便于最大范围内轻松获取原始文献的相关信息，为相关后续研究提供高效高能服务。学术成果二次文献的开发，是对学术档案资源价值利用的升华。

四、学术档案资源建设的基本途径

学术档案资源不仅指馆藏档案资源，还包含尚未归档但必须要归档的资源。加强学术档案资源建设，先要丰富档案馆藏资源，然后进行资源整合，最后才能提供利用服务。当下，高校学术档案的资源建设需从丰富馆藏、建立学术档案做起。

1.规范学术档案归档制度。高校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法，重点加强所有权的保护。《高等学校档案管理办法》第二十四条规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。”个人学术成果的收集，可以通过学校征集、代管、复制等多种形式进行。在知识产权、隐私权得到有效保护的前提下，征集或代管个人学术文献资料，尽量将所有学术信息应收尽收，应归尽归。学术档案信息来源广泛，形成的档案资源才会丰富多彩。

2.明确学术档案归档范围。《高等学校档案管理办法》中虽然没有提出“学术档案”的概念，但是高校作为教学和科学的研究机构，“学术研究”是教授的日常主要工作。《高等学校档案管理办法》第十五条“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”。那么，结合相关文献介绍和高校工作实际，在公开刊物上发表的文稿，公开出版发行的论著、译著，在各种学术会议上宣读、交流的论文、报告，学生的毕业论文、学位论文等，有组织的教学、科研、课题研究中形成的一系列论文、专著及相关资料，其他一些反映本校学术水平的论稿等[9]，都应该纳入学术档案的归档范围。

3.加大学术档案资源收集力度。高校学术研究成果是广大师生的智慧结晶，凝聚着他们的心血和汗水，不仅是高校学术水平和办学实力的见证，也是研究者科研能力的体现，理应得到集中统一和安全有效的保护。可是，目前仍有大量有价值的、非常珍贵的资料散存在各职能部门或研究者本人手中，没有归档。久而久之，随着时间推移、人员变动，将会造成很多重要的学术档案资源的遗失。针对这种管理分散、各自为政的现象，档案馆应加大力度，积极推进学校建立学术成果知识产权保护制度和专门的学术档案收集、归档制度，扩大学术档案信息材料的收集范围，让所有和科研学术档案有关的信息资源应收尽收，从数量和质量上保证学术档案信息资源的多元化。此外，还应加强对一些零散的、复杂的学术信息资源的整合，多途径丰富学术档案资源，充分挖掘其学术及参考价值。通过整合学术资源，分析学校的科研状况，比对研究人才队伍、科研项目、研究成果等统计数据，不仅可以进行自我学术评价，有效地预测今后的学科发展趋势，及时地对学术发展方向予以调整，优化学术资源配置，确定资助重点，还有利于科技人才的培养，从而积极推动高校教育事业的健康发展。

4.加强学术档案资源信息化建设。学术档案资源信息化建设应该从源头做起。首先，建立内部數据管理系统。高校应该建立一套学术档案资源数据管理系统，教职员工每人一个账号，自主登录，系统自动记录高校每年产生的学术成果，除了科研项目（在研项目、结题项目、研究结果、获奖情况）、发明专利、论文发表、著作出版及教材编著情况，甚至学术评价，包含同行评价和量化评价情况，还有学术交流、学术会议、研究生学位论文等，都应一一录入数据系统。建立内部数据系统，一是方便管理，再者有利于做统计分析，为领导决策提供依据。其次，与档案管理系统对接。大数据时代，档案管理业务流程发生了根本性变革，电子文件自动归档，档案利用智能化终将会实现。学术档案资源范围广，内容丰富，从源头细节做起，发挥群众力量，这样就不会出现信息遗漏或者资源分散等情况，充分保证了学术档案信息化建设的质量。

加强学术档案资源建设，还要创新工作思路，提高档案服务意识，紧跟时代步伐。大数据时代信息发达，网络技术十分成熟，充分挖掘学术档案资源，加强信息化建设，促进学术档案利用价值的提升，对扩大高校办学影响具有积极的意义。

参考文献

[1][8]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见.2014.

[2][4][9]汪孔德.论高校学术档案管理[J].池州师专学报，1996（1）.

[3]陈锦全.对建立高校文献档案的思考[J].云南档案，2007（1）.

[5]沈婷婷，卢志国.基于机构库的个人学术评价档案建设[J].图书馆论坛，2014（3）.

[6]曾建勋.重视开放学术资源建设[J].数字图书馆论坛，2014（12）.

[7]窦梅，赵爱国，葛兆富.高校档案机构基本情况调查与研究[J].中国档案，2019（4）.