企业档案管理存在的问题及对策分析

吕婧

摘要：随着企业的快速发展，企业档案管理显得越发重要。但现存的很多档案管理问题严重制约了企业对档案的需求，本文通过探讨企业档案管理中存在的问题，并针对性的提出解决措施。

关键词：档案管理;问题;解决措施

前言

在企业的管理中，档案管理发挥着极其重要的作用，但在很多时候，企业档案管理工作的重要性并没有被很多企业所重视：一方面，企业档案并不直接产生企业经济效益，并未引起管理者的重视;另一方面，企业档案管理过程较为繁琐，现存的管理方法并不高效。

然而随着社会的发展，商业环境成熟，企业档案的管理问题已经变得越来越明显，并有阻碍企业健康发展的迹象。因此企业档案管理工作人员需要有更好创新方式来管理企业档案，而如何就企业档案管理问题进行创造性的管理，是一个值得档案管理者思考的问题。

一、企业档案管理中常见的问题

（一）缺乏主动性

在企业管理中，大部分管理者会陷入这样一个误区，认为档案的改革和发展似乎不太重要，而企业也把主要精力和财力用于发展生产上。因此，管理人员能动性的缺乏是普遍的问题，由于档案管理工作缺少有效的考核机制，难以和管理人员的薪资挂钩，这样就会导致档案管理人员在思想上松懈，不能将档案管理工作真正落到实处。

（二）管理制度陈旧

很多企业，特别是一些国有企业的管理者，在观念上认为企业档案管理并不是核心业务，对档案的管理只需要维持现状即可，无需进行创新，只要不出问题就行。管理者这种思想观念让企业档案管理工作变得很单一，也很封闭，随着外界商业环境对企业档案管理的要求变高，这种管理方式已经很难适应。

（三）认知局限

在现实工作中，很多档案管理工作人员觉得档案管理并不是一件很重要的事情，因此，大部分企业也基本很少会投入人力、物力来对待这件工作;更有甚者觉得档案管理没有多少价值，因此将大部分精力放在了企业的生产经营活动中，没有真确看待档案管理这件事情，这样就更谈不上将档案管理与生产经营活动进行相结合，产生更大的价值。

（四）革新意识不强

一方面，现行的大型企业的经营者认为档案管理属于附属工作，按照老规矩做好服务工作就行，因此导致认知的片面性、管理的单一性以及工作方式的单调和原始性，致使其改革缺失动力，无法跟上时代的发展;另一方面，档案部门长期以来形成的思维定式，使他们在创新方面没有太大突破，因此安于现状的思维比较普遍，革新意识不强。

二、企业档案管理工作中存在的问题原因

（一）档案管理缺乏系统的管理，并且对管理人员不够重视

目前，在企业档案管理系统中，系统化的管理比较欠缺，这就使得档案管理的质量有很大区别，此外，很多中小企业对档案管理不够重视，档案管理人员一般为兼职人员在辅助，并未设置专职人员，这也是由于企业管理人员的不重视所导致。

（二）管理人员职业素养偏低，忽略档案管理的重要性

目前很多企业的档案管理人员基本都是身兼数职，并不是真正的档案管理专业出身，企业也没有健全的档案管理系统，在企业的管理中，并未把档案管理列为考核项，所以也不能够引起管理人员足够的重视，加之企业基本涉及不到这块的培训，所以档案管理人员在管理过程中难免造成很多失误，档案管理的质量也不是最佳。

（三）檔案管理设施不齐全

在企业的档案管理中，保障档案不受损是最重要的工作，档案中的个人机密不外泄，从这些方面来看，企业应该配备齐全的档案保管措施，使用一些现金的档案管理系统，只有这样才能确保档案的绝对安全。

三、企业档案管理中存在问题的应对措施

（一）建立健全的档案管理制度

无论是企业、还是单位，在建立档案管理制度时要确保其具有可操作性，一切以便于操作为原则，这样才不会使档案管理制度成为一纸空文，这才能更大程度的发挥制度的指导意义和规范作用。此外，管理者认真执行关于档案管理的规章制度，因为只有领导者按制度办事，才能在员工中形成榜样，基层员工才会遵守制度。管理者既是制度的执行者，也是制度的约束者，因此，管理人员要根据制度存在的缺陷和弊端提出自己的意见，通过不断的优化，最重让档案管理制度发挥出最好的实效。

（二）在企业档案管理中运用信息化技术

随着互联网的快速发展，很多企业在档案管理的过程中开始采用信息化的管理水平，特别是数字化、信息化在档案管理中的应用，节省了企业的很多人工成本和时间成本。与此同时，档案管理工作人员应该掌握档案管理的数字化、信息化应用技术，要始终明白，档案管理工作与办公自动化息息相关，从一篇文案的撰写、修改、打印、汇总、存档等，各个环节的工作都离不开办公自动化。作为一名档案管理工作人员，只有掌握了自动化办公技术，才能够提升档案管理过程中的工作效率和工作质量，如此看来，认真学习现代化信息技术是档案管理工作人员的必备素质之一。

（三）创新工作方式

传统的档案管理定位为提供文件和档案的查阅，也就是借阅者需要借阅什么资料，就提供相应资料给他们。随着社会的发展、科学的进步以及互联网信息产业的发展，整个社会对档案的需求产生了多样性的需求，这些需求体现在数字化、精准快速的响应上，很多企业对传统的纸质文档需求不高，而是对电子形式的文档需求旺盛，因此在企业档案管理中，需要更多地采用数字化的管理方式，以应对员工对档案的新的需求。针对新的需求，企业要建立档案管理网络体系，即从企业的产品效益、市场经营、品牌形象等领域出发，去建立和完善企业档案管理网络。在该管理网络中能够清晰体现员工在企业中的需求，以便管理人员及时调配资源进行处理，当然也要经常在企业中宣传档案知识和相关法规，可以有的放矢地加强档案意识。档案网络建设是一个系统性工程，必然要得到企业以及相关部门的同意，才能有效展开建设工作，管理人员得到保障之后，才能适应现代管理工作。

四、结语

综上所述，对于企业档案管理者，最重要的职责就是管理好企业的档案资源，并充分利用好这些资源，在具体的工作中，不断提升自身的服务观念，改进档案管理的方法，建立一套完整有效的档案管理体系，并为企业的经营活动提供力所能及的支持，真正将企业档案的价值发挥出来。对于档案管理者而言，明白了档案工作的价值所在，也就有了积极工作的热情，能够勤于思考、勇于改进，并能够在工作的过程中，始终站在企业角度对待自身的工作。

参考文献

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[2]提高企业档案管理归档率的措施[J].沈颖.劳动保障世界.2019（35）

[3]信息一体化背景下企业档案管理效率提升途径探讨[J].张莹.中外企业家. 2020（03）