信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策浅析

肖燕

摘 要：水利工程是我国的重点项目工程，其不仅能够有效消除水害，而且利用得当，其还能够变害为利，比如灌溉农田、水力发电等均是水利工程建设良好的情况下所能发挥的良性效用。在水利工程建设过程中产生的各种档案文件，其对水利工程后期维养、升级改造以及为后世提供实践经验等均具有重大意义。但是，当前信息化背景下水利工程档案管理工作存在思想认识不足、信息化建设水平不足以及专业人才缺失等诸多问题，本文即是在分析水利工程档案管理面临问题的基础上，提出相应的解决对策。

关键词：信息化;水利工程;档案管理;问题;对策

水利工程档案指的是水利工程从设计、建设到投入使用的整体过程中，各相关负责单位对水利工程各阶段所形成的图纸、文字、声像、数据等原始资料的记载、储存和保护。水利工程档案管理既是工程建设过程的真实记录，同时又是水利工程建设质量终身责任制的重要凭证和水利工程后期运行维护、工程检修和各项管理工作开展的重要依据，甚至可能会影响到防洪抗灾工作的有序开展。因此，水利工程档案管理工作的重要性不言而喻。但是，在水利工程档案管理工作的具体开展过程中，其却存在的诸多问题和不足，其中既包括对水利工程档案管理不够重视、管理方式不够规范等人为思想、观念、操作等方面的主观性问题，同时也包括信息化档案管理中所存在的管理设备及软件缺失等技术方案存在的客观问题。虽然，信息技术与水利工程档案管理工作的结合能够有效提高档案管理工作的效率，但是其必须建立在先进科学硬件设备和专业技术人才齐全的基础上，而这也正是水利工程档案管理所面临的现状问题。

一、信息化背景下水利工程档案管理面临的问题

1.思想认识不足

正所谓：心之所向，素履所往，思想认识是有效开展水利工程档案管理工作的前提。然而，当前许多的水利工程单位领导对于档案管理工作不够重视，甚至认为水利工程档案管理就是几张纸，并不具有实际意义。这种错误的认识不仅会严重影响水利工程档案管理工作的开展，同时还会引起下属工作人员的效仿，进一步加重水利工程档案管理的不规范性操作，比如档案内容粗制滥造、手续缺失、内容不足等问题严重。其次，思想认识不足除了原始档案资料的收集与整理方面存在问题之外，其还体现在水利工程档案管理的信息化建设方面。基于水利工程领导对档案管理工作的认识不到位，使得其对水利工程档案的信息化建设同样缺乏认识，甚至认为这是“多此一举”，即已经存档纸质文件，没有必要再次浪费人力输入电脑进行二次存档，这种对档案管理和信息化建设的错误认识是阻碍信息化背景下水利工程档案管理有序开展的最大绊脚石。

2.信息化建设水平不足

随着信息化技术的不断发展，传统的纸质办公模式也在逐渐被无纸化的信息技术所取代，各种便捷办公硬件设备和软件技术的使用不仅大大提高了水利工程图纸、图表的制作效率，而且也极大地提高了图纸、图表的创作精度，为水利工程档案管理工作的开展带来了较大的便利。但是由于相关水利单位对信息化软件系统和硬件设备的缺失，由此使得其仅能制作部分基础性的水利工程文字档案，或者完全是将纸质档案拍照之后上传至电脑，这种落后的信息化档案管理模式不仅略显笨拙，而且也丧失了信息化档案管理与建设的本质意义。其次，信息化建设水平不足还体现在信息软件的更新换代方面，部分水利工程单位虽然已经完成了信息化档案管理建设，但是后续缺乏持续的投入与开发，由此使得其信息化建设水平还处于初级阶段，不能发挥出信息化建设的领先优势。

3.档案管理人才方面不足

水利工程档案管理人才方面存在的问题主要体现在三个方面，首先是档案管理人员的缺失。由于領导对水利工程档案管理工作的不重视，由此使得其在人员安排方面投入的人力相对较少，这就使得水利工程档案管理工作难以得到全面和规范。其次，管理人员缺乏相应的水利工程档案管理专业知识，这里的专业知识分为水利工程专业知识、档案管理专业知识两个方面，缺乏水利工程专业知识容易造成档案管理的混乱，而缺乏档案管理专业知识则容易造成档案管理项的缺失和遗漏，其三，档案管理人员信息化技术不足。为了顺应信息化时代的发展，水利工程档案管理需要能够熟练操作电子信息管理系统软件、制图软件，但是许多水利工程档案管理单位缺乏相应的人才培养与建设，故而使得档案管理工作难以高效开展。

二、信息化背景下水利工程档案管理面临问题的解决对策

1.提高相关工作人员对水利工程档案管理工作的认识

“态度决定一切”，在开展水利工程档案管理的工作时，各相关领导及工作人员应当提高其对水利工程档案管理工作的认识。因为只有从思想层面对水利工程档案管理建立起高度的认知，其才能够切实承担起档案管理工作的职责，否则无休止的客观问题会始终存在。然而，对水利工程档案管理工作的重视并不是仅通过开会、喊口号、贴标语等简单形式就能够实现的，其不停留在口头上，也不完全是要让领导和工作人员明白水利工程档案管理工作的重要性，而是应当落实到行动中。

首先，相关领导层应当通过学习、考察等方式对信息化背景下的水利工程档案管理建立明确而清晰的认识，切实领悟到水利工程档案管理工作的实际意义和应用价值。然后，相关领导则要针对档案管理部门工作人员及其他相关工作人员进行思想培训，让全体工作人员分别对水利工程档案管理工作树立起高度的认知。其三，在全体工作人员提高对水利工程档案管理工作的思想认识之后，领导层则可通过开会讨论、自主学习等方式引导大家对水利工程档案管理工作提出意见或者建议，这既是为了进一步加深工作人员对水利工程档案管理工作的认识，同时也是为了集合大家的智慧，为水利工程档案管理工作的有效开展献策献力。其四，在引进成熟水利工程档案管理模式的基础上，结合工作人员提出的意见和建议，建立与自身单位相契合的档案管理工作操作规范和流程，这不仅是为了以标准化的工作模式指导水利工程档案管理工作的有序开展，而且其也是将工作人员对水利工程档案管理工作的思想认识落到实处的具体表现。

2.提高水利工程档案管理信息化建设水平

人靠衣装马靠鞍，水利工程档案管理工作不是仅依靠工作人员的重视和规范的操作流程就能够实现的，在信息化时代的背景之下，其还需要相应的信息化硬件设施和软件系統。因此，工作人员要根据水利工程档案管理工作的切实需要，采购所欠缺的软硬件设施，以提高档案管理信息化水平。具体而言，档案管理部门首先应当采购用于信息化管理的服务器、终端设备、打印复印设备以及成熟的档案信息管理系统等软件，这既是为了满足当前档案管理工作的基础需要，同时也是为了后期水利工程档案管理信息的便利应用做好铺垫。其次，工作人员在实现水利工程档案管理信息化的基础上，要不断提高自身的档案管理信息化水平，提高自身档案管理工作的效率和效果。该项工作具体可通过两种方式实现，一是提高自主研发能力，二是学习其他相关单位的信息化建设相关经验。其三，水利工程档案管理工作的信息化建设并不完全是为了自身单位的应用，而且还应当将自身管理数据和图文信息进行共享，以便于任何有需求的工作人员进行查阅和借鉴。

3.加大水利工程档案管理专业人员培养力度

人才是引领发展的第一动力。所以信息化背景下水利工程档案管理工作的开展需要培养专业的技术人才。正如上文所述，水利工程档案管理工作需要三方面的专业人才，其一是水利工程专业人才，其二是档案管理专业人才，其三是信息化技术专业人才。然而，虽然水利工程、档案管理和信息化技术三方面专业人才不可或缺，但却可以统一，即打造水利工程、档案管理和信息技术三者结合的复合型人才，这不仅在一定程度上降低了信息化背景下档案管理工作人员的成本投入，而且还能够极大提高水利工程档案管理的效率和水平。首先是对档案管理部门的工作人员进行集体专业培训，该培训内容主要为基础内容，比如档案管理的分类、电子档案管理、目录索引等基础档案管理知识和操作方法。之所以要面向档案管理部门全体人员进行培训，则是为了提高档案管理部门工作人员的集体专业技术水平，同时也是为了从中选拔种子选手。其次，对于学习能力强而且愿意承担更大责任的工作人员，领导层要重点培养，使其掌握更精深的水利工程知识、档案管理知识和信息化技术知识，以使其能够承担起水利工程档案管理工作的重任。当然，除了从档案管理部门内部培养之外，也可以通过外部招聘的方式从社会挖掘人才，但是由于既懂水利工程又懂档案管理的复合型人才相对较少，因此还是应当以内部人才培养为主。关于水利工程档案管理部门人员的缺失，其根本还是在于缺乏专业性的技术人才，因此其可通过提高档案管理人员的专业技术水平，提高档案管理效率的方式予以弥补。

参考文献：

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[2]王 斌.基于信息化的水利工程档案管理存在的问题及对策探究[J].农业科技与信息，2017

[3]夏 可.论水利工程档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2015

[4]王红玉，王 霞，潘立云.信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2017

（作者单位：鄠邑区水务局）