提高企业档案管理能力 助力公司治理结构升级

肖蓓蓓

摘 要：本文围绕提升企业档案管理能力，对企业档案在强化公司治理结构方面的作用及一些作法进行了初步研究。

关键词：企业;档案;公司治理

企业是支撑我国社会主义新时代建设的主力军，改革开放以来，我国企业的公司治理结构已产生重大变化，并对企业档案管理能力提出了更高要求，本文将就此进行初步研讨。

一、企业治理结构变化的表现方式

我国在改革开放之前的企业结构形式是比较简单的，主要为国营企业、集体企业等。

我国的经济体制改革对企业形式产生了深刻影响。首先，我国企业所有制出现了多种形式，形成诸如国有企业、合资企业、独资企业、合伙企业等多种公司形式。

一般来说，以有限责任公司形式或股份有限公司形式设立的企业，其决策管理层是由公司股东会、董事会和监事会构成，由股东会选举出董事会、由董事会聘请经理人组织公司管理层，按照董事会的经营决策进行经营管理;随着我国社会主义特色市场经济的逐步建立，我国企业以有限责任公司形式或股份有限公司的方式设立已成为普遍现象，由此导致企业治理结构出现根本性变化。

企业治理结构的变化对企业档案管理最直接的影响，表现在形成了所谓的“三会”文件即股东会（股东代表大会）文件、董事会文件、监事会文件等类型，国家档案局2013年发布的《国家档案局第10号令：<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>》的第八条中明确规定：“永久保管的企业管理类档案主要包括：本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料”。因此，企业档案管理部门必须充分考虑如何收集、整理、为“三会”的正常运行提供相关的档案信息服务。

由此可以看出，企业档案管理部门在制定本企业的档案管理体系时，必须满足现代企业制度下这种“企业决策层-企业管理层”的企业治理结构对档案信息的需求，是保持企业档案管理能力与企业治理结构相对应的基本要求。

由于目前一部分的企业档案分类中，没有比较合理地设置处理涉及“三会”归档文件的方式，导致出现“三会”归档文件分散的现象，不利于企业决策文件的有效保存和利用;因此，建议把“三会”归档文件列为一个单独的一级类目，其保管期限也尽可能地长期保存为佳。

二、企业管理结构与职能的变化对企业档案管理能力的影响

从企业文件归档的演化，可以看出企业档案管理能受到企业管理结构与职能设置对企业档案管理的影响。如在以往的企业管理结构中，是没有企业决策层-企业管理层的结构、所以在馆藏结构中自然也不存在这一档案类目及相关文件，这一点在1991年发布的、至今仍然在档案分类体系构建中发挥重大作用的《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）中明显体现出来，1991年的20号文把企业档案划分为：“十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类” ，在其分类细目中，“三会”文件确实是影踪全无，这一点只要和与国家档案局第10号令所附归档范围表相对照，就可以看出其鲜明区别。

现代企业的一个显著特点就是实现管理扁平化，企业管理结构是围绕着企业的科技与市场设计，于是，在设置企业内部机构与职能时，现代企业这种以技术和市场为中心的经营管理特点就非常突出。

改革开放之前的企业内部机构与职能设置，体现了当时以国营企业为主体的计划经济特点，企业的党、团、工会、宣传、生产、经营、干部职工（有的单位甚至把干部管理与普通职工管理划分为两个部门）等通常都会独立设置并且独立行使职能，因此，当时企业档案中这几类的归档文件比重比较大。

而现在的企业档案馆藏结构，与之前相比均产生了巨大变化。

如在企业体制改革中，把原来分置的党、团、工会及人事等部门进行合并，把其原来分散设置的职能合并到较少的机构部门承担;而对把企业与增强市场竞争力的相关部门职能予以强化，出现了很多以前没有的文件类型，如质量管理文件、知识产权文件、法律监督文件、风险控制文件、人力资源管理文件等。

目前較突出的问题在于企业档案管理模式如何能够适应和满足新环境中企业的档案信息服务需求，为现代企业的发展提供推进力。从这个角度来看，企业治理结构的变化对企业档案的信息服务需求不是减少而是更加迫切，希望企业档案能够及时、快速、准确、全面地为其提供更好、更全面的信息服务;所以，企业治理结构的变化表明，在以市场发展为目标的现代企业中，只有站在不断全面提升企业档案管理能力的角度、以能够为企业发展提供可靠有效的信息保障能力为目标，才能让企业档案在现代企业中得以生存、发展，无论企业档案部门被划分到哪个具体部门中（如总经办、总工办、信息中心、科技中心等），想方设法在新的企业治理结构中站稳脚跟、持续发展，才是体现企业档案管理能力的“王道”。

三、企业管理环境对企业档案管理能力的要求

1.企业技术进步形成大量知识产权档案

现代企业的竞争实际上就是企业科技进步技术创新即知识产权的竞争，只有站在技术发展的前沿才能保持企业强有力的市场竞争力，这些可以从我国的5G移动通信技术、高铁、盾构机、大型船舶当前在世界上的地位可以看出。为此，我国企业参与世界市场竞争时就会制定自己的知识产权战略，“企业知识产权战略具有法律性特征，良好的知识产权法律环境是保障企业知识产权战略目标的前提条件”。

为此，企业档案管理部门应当在企业知识产权档案的收集归档、提供利用方面多“下功夫”，但目前我国企业在知识产权管理档案方面存在“短板”，相当多的企业档案馆中“看不到”知识产权档案的踪影，提升企业档案管理能力是必须强化与提高对知识产权档案的重视程度及管理水平。

2.走向办公自动化系统普及，电子文件常态化

探究我国企业的公司治理结构，可以发现随着办公自动化系统（OA）、档案信息化管理系统的全面应用，企业管理行为已经与企业信息化密切相关联，在这种情况下，提升企业档案管理能力必须适应这种新的管理环境，需要从传统的“纸质档案”管理为主、向“数字化档案”管理过渡，建立可以为企业参与世界范围市场竞争提供强力信息保障的企业数字化档案室、企业网上数字化档案馆，是提升企业档案管理能力的一个关键。

但是，由于档案本身所具备的信息载体多样性，如何实现全面的企业档案信息数字化管理，仍然是需要不断探索的;如《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）标准中的“9项目电子文件归档与电子档案管理”就明确提出了有关项目档案数字化管理的相关要求。

3.档案原始证据作用在不断加强

随着公司治理结构的变化，许多新的企业内部机构如法务部门成为现代企业的常设部门，而企业法务部门在依法维护企业合法权益时，就必须依赖档案的“原始凭证性”。因此，强调“原件归档”就具有不同寻常的意义。在企业依法维护自己合法权益或应对法律诉讼的时候，企业是否可以向法官出示具有法律效力的档案作为直接证据，往往会决定法律诉讼的成败。

但是，目前在企业档案大量存在的复印件毫无疑问地削弱了企业在进行法律诉讼时的档案“原始凭证性”。这个问题也会直接影响到企业内部机构甚至企业领导对档案工作必要性的疑虑，所以，为了配合现代企业以法律作为保护自己合法权益，如何处理好档案“原件”应当是提升企业档案管理能力的重要内容。

四、企业档案管理体系的设计应当体现企业治理结构的变化

企业档案管理能力需要一个相对完善的企业档案管理体系，在设计企业档案管理体系的时候，应当做到：

1.在公司治理结构中应当明确企业档案的管理职能，对相关部门在企业档案工作方面的职能和义务做出明确规定。

2.实现企业档案管理体系的规范化运行，可以通过与企业质量管理体系等相关企业管理体系的有机结合，逐步实现企业档案管理的标准化、制度化、程序化。

3.在设计企业档案管理体系功能模塊时，不仅要着眼于完善其微观功能（如档案的收集、整理、保管环境、利用等），更应当站在企业管理的角度，把企业诸如知识产权活动、企业信息化活动（如企业在进行ERP、PDM、CAD/CAPP、CRM、OA等数据管理系统）、企业法务管理等方面内容予以充分考虑。

参考文献：

[1]国家档案局第10号令。

[2]《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）。

[3]企业知识产权战略（第3版）P29，冯小青，知识产权出版社。

[4]《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）。

[5]企业信息化战略规划方法与实践P3，范玉顺 胡耀光，电子工业出版社。

（作者单位：郑州飞机装备有限责任公司）