新时期高校人事档案管理探析

辛克盛

摘 要：高校人事档案在个人职称评定、职务晋升等方面发挥着重要作用。当前，已颁布的法律法规和标准规范能够为人事档案的规范化管理提供参考依据，但高校人事档案管理仍存在人档分离、信息化建设滞后、信息更新不及时的问题，基于此，需严格审查，做到人档合一;加大投入，做好信息建设;完善流程，做好信息更新。

关键词：高校;人事档案;档案管理

人事档案是在人事管理中形成的各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。高校人事档案管理主要指高校教职工的档案管理，人事档案客观的记录了高校教职工教学科研活动、学生工作、薪酬变化、奖惩情况等各方面的内容，是高校档案管理和人事管理的重要组成部分。个人的人事档案在职称评定、职务晋升、评奖评优等方面发挥着重要的参考作用，做好人事档案管理工作是保障教职工切身利益、提升高校人事管理效率的重要途径。

一、高校人事档案规范化管理的参考依据

当前，高等教育发展迅速，“双一流”、“双高计划”建设如火如荼，高校各项工作全面发展，档案管理也面临新的机遇与挑战。高校为推动各项事业的稳步向前发展，积极引进高层次人才、关注教职工的长远发展、教学科研工作稳步推进，这些也给人事档案的管理带来了挑战。规范高校人事档案管理十分重要，尽管面临新的发展环境，但人事档案的规范化管理需要相关的法规制度作支撑，具体而言，主要包括以下几个：

高校人事档案管理工作属于档案工作的重要内容，是国家档案资源的重要组成部分，其规范化管理首要遵循的标准为《中华人民共和国档案法》这是开展档案工作必须遵循的前提，只有在遵循行业法律才能确保人事档案工作的合法性与规范性。此外，2018年《干部人事档案管理工作条例》（下文简称工作条例）发布，该工作条例是高校人事档案管理的重要参考依据，能够为高校人事档案的管理提供指导，该工作条例在内容和分类这一章节内容中明确干部人事档案主要包括十大类，如履历类材料、考核鉴定类材料、党团材料等等。十大类下设多个要素，如第七大类表彰奖励类材料主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。另外，工作条例对干部人事档案的管理规范进行了完善，如干部人事档案的日常管理、干部人事档案的管理体制和职责、干部人事档案的利用和审核等等，该工作条例是开展干部人事档案工作必须遵循的基础条例。从整体的角度分析，工作条例为干部人事档案的管理提供了宏观导向，而具体到人事档案管理的各个流程，则参照中共中央组织部发布的《干部档案整理工作细则》（以下简称细则），该细则对干部档案材料的鉴别、分类、排序与编目、复制与技术加工、装订与验收入库等各项工作做出了详细的规定。

高校人事档案的规范化管理具有相对详细的参考标准和规范，各高校在开展人事档案管理工作时，应严格遵循相关标准规范，立足高校人事档案工作实际，研究制定符合学校发展的人事档案管理办法，实现人事档案的规范化管理，为保障学校教职工利益奠定基础。

二、高校人事档案管理的问题分析

高校人事档案管理是学校人事工作的重要组成部分，在职称评定、职务晋升、评奖评优等各项工作中发挥着重要作用，但从当前的管理情况来看，高校人事档案管理仍存在以下问题：

1.人才流动导致人档分离。一般情况下，人事档案的管理遵循档案随人走，人档合一的基本原则，但当前高校人事档案管理中“人档分离”的状况时有发生，特别是在高层次人才的人事档案管理中，这类现象相对突出。随着高校的长足发展，各高校对高层次人才的需求愈发明显，高校之间针对高层次人才的竞争日益凸显，引发高层次人才的无序流动，从而导致“人档分离”现象的发生。人档分离有两种情况，即有档无人和有人无档，前者主要出现在人才流出的单位，人才需求更高更好的发展需要流出，但学校惜才又对此无能为力，无奈采取扣留档案的方式“挽留”人才;而有人无档的情况主要出现在人才引进的单位，单位用人需求紧迫且人才进入竞争激烈，为尽快落实人才引进，可能存在置人事档案不顾的情况，或者人事档案办理不及时，导致人无档案。

2.信息化建设相对滞后。当前，档案信息化建设已经成为档案行业应对社会发展新需求的必要举措，各高校积极探究人事档案信息化管理的有效策略，但从整体上分析，相对于高校文书档案的信息化建设，人事档案的信息化建设相对滞后，人事档案信息管理系统建设还需进一步完善发展。为提高工作效率，高校普遍使用OA系统，实现公文的在线办理、在线传递和在线归档，办事效率得到了较大的提升。而人事档案管理系统的建设缺乏顶层设计，没有制定科学合理的总体规划和具体目标，部分高校认为只要配备完善的软硬件设备，完成纸质档案数字化工程，系统建设就完成了，在系统建设过程中存在一定的盲目性。此外，在纸质档案数字化过程中，纸质档案的质量不过关，造成系统建设中数字化采集效率低下、进展缓慢，这也在一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。人事档案信息化建设过程还需注重信息安全问题，这也是影响档案信息化建设的重要因素，档案数据更新、系统维护、数据加密、数据恢复、数据备份等等，都是影响信息安全的元素，需要专业人员、专项资金，但从当前高校人事档案管理现状来看，这些都是需要改进的。

3.信息更新不及时。人事档案内容涉及个人经历的各个方面，都会有不同程度的内容更新，如教職工每年的年度考核、教师的工资变动、教师的职称评定或职务晋升、部分教师的评奖评优，等等。可以说，人事档案管理是一个动态管理的过程，需要人事档案管理人员根据不同的情况进行及时更新。但现阶段，部分高校的人事档案是人事部门管理，部分管理人员为非专业人员，档案专业素养还有待进一步提升。此外，人事部门业务工作相对繁杂，可能存在管理不到位、信息更新不及时的问题，这些都会对人事档案的管理造成不良影响。

三、高校人事档案管理的策略分析

1.严格审查，做到人档合一。面对人档分离的状况，可以从以下几个方面着手解决：一是实行“现代化”人事管理制度，推动人才有序流动。高校可以采用柔性引进人才的方式解决学校高层次人才缺乏的难题，如项目聘用、联合攻关、人才租赁等方式，这是解决人才引进难的一大良策。二是要严格审查人事档案，对于人才的教育背景、工作经历、教学科研成果、获奖情况等内容进行全方位的核准，对于材料审查过程中发现的材料缺失、信息不准、材料不规范等问题进行及时处理。三是及时做好档案转递工作，对于新引进的人才应及时做好档案转入工作，而对于流失的人才则及时做好档案的转出工作，做到“人随档走”。人事档案管理人员应对全校教职工的人事档案进行系统清理，统计“人档分离”的职工信息并尽早沟通落实，做好档案的转递工作。此外，还需加强人事档案的信息化建设工作，采用先进的信息化技术手段实现对人事档案的智能化管理。

2.加大投入，做好信息建设。档案信息化建设主要包括两项工作，一是纸质档案数字化，一是人事档案管理系统建设，这两项工作的有序开展均需根据学校工作实际进行整体规划，有计划、有步骤地稳步开展。首先，应明确建设标准。一方面遵循人事档案管理的相关标准，如前文提及的前文提及的《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》，一方面遵循档案信息化建设相关标准，如《电子文件归档与管理规范》等，只有遵循行业颁布的相关标准才能确保信息化工作的规范性与科学性。其次，做好信息化建设的整体规划，人事档案管理部门应与系统开发企业进行对接，明确人事档案管理系统的功能需求，如数据录入、数据导入、数据导出、数据查询、目录打印等常用基本功能，此外还包括数据统计分析功能、日志管理功能、自动排序功能等等。明确功能需求做好系统建设为今后的日常管理工作提供便捷，提升效率。再次，注重信息化安全問题。人事档案涉及个人隐私，需要注重信息保密，纸质档案数字化过程中的信息保密及数据维护与管理过程中的信息安全。信息化建设是一项系统工程，做好上述工作应加大投入为信息化建设提供强有力的资金保障。

3.完善流程，做好信息更新。档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计及提供利用等工作环节，人事档案的管理遵循档案管理的基本流程，而《干部档案整理工作细则》也对干部档案材料的鉴别、分类、排序与编目、复制与技术加工、装订与验收入库等各项工作做出了详细的规定，具有较强的可操作性。针对信息更新不及时的问题，首先是要强化人事档案管理人员专业素养的培养，通过参与人事档案管理专项讲座或培训，掌握人事档案管理的最新动态与最新要求，做到与时俱进。其次，人事档案管理部门应明确档案管理人员的职责，督促人事档案管理人员及时做好信息更新工作，建立有效的激励机制。

参考文献：

[1]赵映诚.文书工作与档案管理——人事档案的管理与利用[M].高等教育出版社，北京，2014

[2]吕鹏娟.高层次人才流动背景下高校人事档案管理中的常见问题及对策[J].档案管理，2019

[3]苏丽娟.信息化背景下干部人事档案的整理工作探讨[J].科学与信息化，2018

（作者单位：青岛大学）