高校档案管理信息化建设路径研究

史彩慧

摘 要：本文主要简单介绍了建设高校档案管理信息化的重要性，通过对现阶段高校档案管理信息化建设中存在的问题进行分析，来探讨高校档案管理信息化建设的有效路径，以改善传统高校档案管理状况，适应新时期的发展，充分应用现代计算机信息技术，加快高校档案管理信息化建设，提升高校档案管理水平，保障高校档案管理部门的服务质量，从而推动高校的可持续发展。

关键词：高校;档案管理;信息化;建设;有效路径

二十一世纪是一个信息化时代，计算机信息技术已经遍布于各行各业之中，与人们的生活水平密切相关，改变了人们的生产生活方式。在新时期下，高校档案管理工作显得格外重要，其不仅能服务于学生，还能满足社会对人才的需求，是一项长期而基础的高校工作，必须予以高度重视，不容忽视。将计算机信息技术引入高校档案管理工作中，势在必行，有利于转变传统高校档案管理模式，减少人力消耗，合理配置高校人力资源，顺应时代发展潮流。现如今在高校档案管理中还存在着一定的问题，有待于进一步解决，需充分应用现代技术，予以一定的资金投入，以推进高校档案管理信息化建设。

一、建设高校档案管理信息化的重要性

建设高校档案管理信息化，十分重要，主要体现在以下几个方面：一是这是高校档案管理工作的业务发展需求。高校档案管理工作是一项系统工程，其涉及到的内容非常多，涵盖的方面十分广泛，为了将这些信息资料都进行统一的管理，若只是通过人工整理或是纸质管理的方式，那么会增加人工成本，降低人工工作效率，并且需要较大的空间来进行储存，这不利于高校档案管理工作的长远发展。而且通过档案管理，能够帮助学生了解自己的学习情况，认真思索专业的报考方向，为给教师和学生提供良好的服务，应当充分运用现代计算机信息技术，推进高校档案管理信息化建设，以为高校档案管理工作带来更多的社会效益;二是实施信息化档案管理，是提升档案管理人员自身素质的需要，为使档案管理人员能够跟随时代变化而不断进步，应当促使其主动去学习计算机信息技术，做到与时俱进。

二、现阶段高校档案管理信息化建设中存在的问题

1.重视程度有待提升，资金投入匮乏

由于高校档案管理工作并没有受到应有的重视，以致于仍然采用传统的档案管理模式，并没有根据时代的发展变化和需求，来进行相应的调整，未能有效应用计算机信息技术来转变档案管理模式，整体效率并不高，主要表现在信息不全面、缺乏完整性，信息繁杂查询麻烦等方面。另外，也是因为不够重视而并没有投入一定的资金来建立信息化管理，没有建立完善的相关硬件设备和软件系统，这导致档案信息化管理缺乏运行条件，不利于高校档案管理工作质量的提升。

2.档案信息资源系统不健全

高校档案管理信息化建设，离不开档案信息资源系统的作用，但是就目前而言，档案信息系统中的功能还不够全面，缺乏有效的监督和管理。一方面，没有完善的信息管理制度来进行约束，在实施档案管理工作的时候不够规范;另一方面，在档案信息系统中大多都是有关于学生的信息，而忽视了对教师档案的管理，信息内容不全面，功能不够齐全。

3.高校档案信息管理安全性需提高

高校档案信息管理过程中，忽视了安全管理，未针对可能出现的安全风险，采取有效的处理方法，制定应急预案，这容易导致高校档案信息系统遭受人为破坏，恶意攻击，或是系统故障，而致使信息被泄漏、不完整，影响了档案管理服务质量。

4.高校档案信息管理人员素质可加强

高校档案信息管理人员，还未改变档案信息管理观念，忽视了计算机信息技术的作用，在操作上有待进一步强化。没有针对当前的档案信息管理需求，来定期开展高效的培训工作，以致于管理人员的业务能力和职业道德素养有待提升。

三、高校档案管理信息胡按建设的有效路径

1.予以重视，加大投入

在建设高校档案管理信息化的过程中，第一步便是从思想上改变陈旧的档案管理观念，要明确实施信息化管理的必要性，形成信息化管理意识，明确档案信息化管理的优势。相较于传统的高校管理模式来说，信息化档案管理工作在执行上更为灵活，不会过于呆滞，可减少管理人员的工作量，提高管理人员的工作效率，保障高校档案管理工作的有效性。高校档案信息化管理的服务对象是学生和教师，旨在维护学生和教师的合法权益。从性质上来说，高校档案管理信息化，其是一种具有服务性的管理，强调高效性和公共性，基于此特征，应当优化高校档案管理的功能。例如在传统档案管理模式下，学生想要查询自己的档案时，速度比较慢，而且信息不够完整，这会直接强化学生的不满情绪，而档案信息化管理，则可有效改善这一状况，能够实施高效的方法来记录学生和教师的各项情况，从多方面来完善学生和教师的资料信息，以提升高校人事工作的全面性和有效性，及时提供可靠的信息服务。

除此之外，还应当予以一定的资金投入，加大资金支持，以不断地完善档案信息化管理的基础配套设施。例如，在高校中为了真正发挥出档案信息化管理的作用，应当配备数据库服务器、数码摄像机、扫描仪器和储存器等硬件设备，还需要根据高校的档案管理需求来建立软件系统，软件系统中要包含基本的信息管理功能，如收集信息、储存信息、归档和整理信息，编目信息等，并且所建立的软件系统要能够适用于不同的硬件平台中，实施多操作系统运行，以提高信息管理的安全性，与其他数据库相连接，实现数据信息共享。

2.构建档案信息资源系统

为加强高校档案管理信息化建设，应当构建档案信息资源系统。一是要建设档案信息资源信息化系统。对于高校中信息价值比较高的档案资料，要重点收集，并且通过调研来了解这些信息的来源，每年可定期从其来源中提前确立信息资源，充分发挥高校档案部门的監管工作，与高校其他部门积极配合，制定完善的档案信息管理制度，归类整合各类信息，以确保档案信息管理工作的全面性。重视电子文件归档管理工作，可利用网络技术，来实现电子资料的传输和接收，以提高档案资料管理效率。可以将传统档案管理中的纸质资料，进行数字化处理，然后进行归类保存。二是要建立档案信息资源数据库。应当基于大数据技术，创建信息资源数据库，数字化处理重要资料，并且根据企业的实际需求来打造专属的数据库系统，满足高校档案管理工作需求，做好信息储存、查询等工作，以此来提升高校档案服务水平。除了管理学生的档案，还应当重视教师的信息管理工作，可将教师的工作情况，教学任务和教学成果，完整录入于数据库中，以作为教师评价的客观依据，与教师评职称、薪酬奖金和升职相挂钩。还需要针对高校中的各项科研成果建立完整的数据库，全面掌握高校的教学科研状况，为成果转化奠定扎实的信息基础。

3.保障高校档案信息化管理的安全性

诚然高校档案信息化管理，为档案管理工作提供了更多便捷，在管理成效上也要更好，但是计算机信息技术的应用，也会带来一定的安全风险，为了有效规避信息安全风险，应当从以下方面着手来加以管理：第一，建立健全的高校档案信息化制度，规范高校信息化管理行为，贯彻落实相关指标，严格按照规定来设计高校档案信息化系统。例如，要结合实际完善软件系统，配套硬件设备，全方位收集各项数据，并对这些数据进行处理和加工，做好备份工作等。高校档案管理部门要先明确档案信息化管理的目标任务，规范电子档案格式，使其与系统相兼容后再连接网络;第二，要保障人员的安全，所有人在访问档案系统的时候，必须进行身份验证，设定权限管理，以免引发档案资料被人为性毁坏。需要严格监督数据库中的信息，既要实施电子信息管理，也要进行纸质保存，并且一定要对信息进行备份。为避免档案信息系统遭受破坏，应当安装杀毒软件，做好安全防护，防止遭受恶意破坏，解决信息系统中存在的安全隐患。需遵循档案安全防范制度的要求，建立健全的信息安全报警体系，发现信息数据库出现问题后，要及时采取有效措施来解决，开启应急系统。

4.培养专业的档案信息管理人员

相较于传统高校档案管理人员来说，信息化管理下的工作人员，不仅要具备专业的档案管理知识，熟练地档案管理业务能力，还必须具备基础的计算机信息技术，能够将所学到的档案管理理论知识融入于实际操作中，需要定期维护计算机信息系统，对档案信息系统中的各项数据进行有效处理和分析。为促进高校档案管理水平的提升，发挥管理人员的工作积极性，应当加强对档案信息管理人员的培训，一方面要实施技术培训，提高管理人员的专业性，培养出能够适应岗位需求的实践型人才;另一方面要制定儿科学的考核激励机制，充分调动管理人员的工作积极性，发挥出管理人员的潜在能力，保障档案信息化管理质量。

参考文献：

[1]王 红.基于大数据的高校档案管理信息化建设路径分析[J].办公室业务，2019

[2]許德斌.“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究[J].山东农业工程学院学报，2019

[3]符昌慧.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].档案与建设，2018

[4]杨 辉.新时期高校档案管理信息化建设的路径探讨[J].技术与市场，2018

（作者单位：青海大学）