新时期干部人事档案管理工作的思考

谭碧云

【摘要】近年来，伴随国家政治以及经济体制的改革，干部人事档案管理工作出现了许多问题，这些问题对新时期干部人事档案管理工作的质量有着严重影响。传统的干部人事档案管理方法已经不再适应新时期干部人事档案管理工作。因此当务之急，必须对单位的干部人事档案管理工作进行创新，以迎合时代的发展。本文主要就当前部分单位在干部人事档案管理工作过程中遇到的问题进行分析，笔者结合自己的实践经验，就新时期干部人事档案管理工作发表了自己浅显的观点，以期与更多的专业人士共同探讨干部人事档案管理工作的相关课题。

【关键词】新时期;干部人事;档案管理;工作的思考

干部人事档案主要是针对干部的个人德能勤绩廉的真实情况的具体反映，是企业落实相关政策、解决工资待遇等方面的重要凭证，是干部考核以及任用的重要资料，相比较其他档案管理，干部人事档案管理工作具备一定的特点，无论是业务性还是政策性都比较强。新时期下，干部人事档案管理工作者必须根据实际情况，全面提高人事档案管理工作水平。

一、当前干部人事档案管理工作的现状以及存在的问题

（一）对干部人事档案管理工作认识不够充分

在单位的众多工作岗位当中，干部人事档案工作相对而言不太容易取得明显的成绩。所以造成在实际工作过程中，很多单位的管理者包含一些干部在內普遍对干部人事档案管理工作的认识不够充分，特别是认识的高度不够。认为干部人事档案管理工作就是简单的对干部的身份、履历等进行简单资料的收集，是日常一项纯粹的保管事务性工作，如单位而言，该工作的重要性不高。在档案管理过程中，没有结合社会的发展要求，对档案资料管理工作进行创新，也未能将干部人事档案资料进行有效利用。部分单位的管理者甚至认为干部人事档案管理工作是可有可无的，仅把它作为应付上级单位检查的差事来做。档案管理工作是一项专业性极强的工作，单位要切实提高档案管理工作水平，必须要聘用专业的档案管理人才。然而在调研过程中，笔者发现，部分单位由于管理者对该项工作的认识程度不够，导致单位没有专业的干部人事档案管理人员，甚至有部分单位没有专门从事该项工作的人员，采取兼职和轮流值岗的形式对干部人事档案进行管理。人员的频繁更换以及对工作的相对“轻视”造成单位的干部人事档案管理工作流于形式，致使工作的专业性和连续性不够。

（二）干部人事档案的资料缺乏真实性和完整性

干部人事档案资料其中主要包含干部的“三龄、二历、一身份”，具体内容是指干部的年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份。这些资料一般是干部进行录用、工作调动以及提拔环节上级单位要重点进行核查的内容，因此资料需要具备高度的真实性。然而在调研过程中，我们发现往往这些干部的人事档案资料的来源多数为干部本人填写，相关单位缺乏对资料的严格审核和相关真实性的调查环节，这就使得有一部分干部人事档案资料内容不准不实，使得个别处于自己私利立场上的人在资料上进行弄虚作假。除此之外，在干部人事档案资料中，主要内容多以记载干部的个人履历、政治面貌以及社会关系等情况，然而在有关干部的综合素质、工作能力、技术特长、个人兴趣爱好等方面的内容记录较少，无法通过干部人事档案资料了解干部的个性特点，资料的不完整性一定程度上将影响相关部门对于干部的全面了解。

（三）干部人事档案的转递不规范

近年来，伴随社会的发展以及市场经济的推进，相比较之前，当今社会人才的流动具备流动更加灵活、流动速度更快的特点。人才的流动和人事档案管理工作息息相关，鉴于人才流动速度快的现状，人事档案管理工作的难度将大幅度提高。通过调研，笔者发现有部分干部往往不够重视自身的档案管理，在原单位离职以后，档案往往没有跟随工作的调动进行转档，使得个人档案还滞留在原单位，一旦原单位无法跟干部个人取得联系，很容易造成档案的管理不当。还有一些单位的人事部门在取走干部人事档案后，迟迟不递交回执单，要经过多次催促，严重影响工作效率。另外还有一部分学生，例如大专、本科生毕业就业时，档案依然留在学校，没有跟随人走。有部分毕业生由于毕业以后很长一段时间没有回学校转移档案，就会造成档案分散在各个地方保存，常见的保存地方有当地的人才市场等。上述这些常见的现象在给干部进行职称申报、户口迁移、工作转正定级、保险缴纳等一系列工作带来了困扰，加大了干部人事档案管理工作的难度。

二、新时期干部人事档案管理的有效措施

（一）提高对干部人事档案管理认识的高度，加强档案管理

新时期下，要结合单位的实际情况，全面创新单位的干部人事档案管理工作，是社会发展的要求，也是档案管理工作者应肩负的职责。各级单位应提高对干部人事档案管理工作认识的高度，明确干部人事档案管理是连接过去和未来的重要事业，是国家以及党的事业发展过程中不可或缺的重要组成部分。因此，在新的形式下，单位的管理者必须充分认识到干部人事档案管理工作的重要性，从全局的角度出发，把干部人事档案管理工作作为单位战略性事项来对待。想要改变传统的工作理念，对干部人事档案管理工作进行创新和改革，首先要加强单位领导对该项工作的认识程度。只有领导重视，才能在人力、物力等资源上给予充分的支持。

单位要提高干部人事档案管理水平，笔者认为可以分为以下几个步骤进行：首先，单位的领导重视干部人事档案管理工作是关键，将单位的人事档案管理工作提升到一定的高度，针对工作进行详细的部署，并制定科学的管理措施。其次，要对单位的人事档案管理工作实行工作责任制，要指派专人负责，才能确保工作的顺利开展，真正把干部人事档案管理工作摆在单位重要的位置，当成一件经常性的大事来管。为了确保工作成效，单位可以采取考核和激励的制度，以提高负责人的工作积极性和创造性。最后，要提高干部人事档案管理人员的专业技能以及政治素养。想要有计划、有目标、有创新、有督查、有落实的实行干部人事档案管理工作，企业必须委派专业的档案管理人才落实该项工作，并就单位的相关档案管理人员进行有效培训，增强档案人员的事业心和责任感，帮助他们培养专业技能和专业水准，并提升政治素养和综合素质，从而实现人事档案管理水平的提高。

（二）对干部人事档案进行严格审核，丰富内容

在干部人事档案管理工作过程中，要对干部人事档案以及材料进行严格把关，要定期开展单位干部人事档案管理的内部核查工作。关于干部的相关资料一定要对其客观真实性进行仔细审核，一旦在审核过程中发现干部的相关信息出现前后不一致的情况，要根据相关政策规定进行确认，并根据最终确认结果对干部的相关信息进行更新。除此之外还要看干部的档案资料相关手续是否完整，例如在审核过程中单位是否有盖章、相关时间、审批意见等是否有效填写等，对于手续不齐全的必须要求补办有关手续或者重新填写相应的材料。最后要对干部档案资料进行完善，除了基本资料，要增加能反应干部个性特征的资料，例如职业技能、兴趣爱好、社会贡献、职业素养等等。通过丰富干部人事档案的内容从而让有关部门和组织能全面了解干部。

（三）完善相关制度，充分利用现代化信息技术，加深档案的利用率

单位的干部人事档案管理必须建立和完善相关制度，以便工作人员工作时有章可循、有法可依。单位应引进相关的专业人才制定科学的制度，针对人事档案管理的各个环节和流程制定行之有效的管理措施。例如档案案卷形成的全过程、档案的有序管理以及档案的检索功能等。在这个过程中要单位要引进先进的技术和设备，运用现代化计算机技术以及信息化手段辅助档案管理，以达到科学管理的目的。完善的制度，专业的人才有助于单位开发人事档案的利用价值。另外，在人事档案管理过程中，一定要充分利用现代化信息技术。21世纪是互联网时代，各行各业都在充分利用信息技术，并取得了一定的成果。这就要求干部人事档案管理必须跟上时代的发展，利用现代化信息技术对干部人事档案进行有效管理。例如建立干部人事档案管理系统，将干部人事档案资料录入系统，让干部人事档案资料信息化、数据化，对于原件文件进行扫描上传，方便档案查阅和借阅过程中不会损坏原文件。值得一提的是，在单位干部人事档案管理信息化建设的过程中，需要投入大量的人力和物力，因此单位必须加强对信息化建设的力度。除此之外，要利用互联网技术，对干部人事档案进行网络化管理，改变当前利用形式单一的现状，深化干部人事档案的利用率。

三、总结

综上所述，新时期对干部人事档案管理工作提出了新的要求。相关单位要针对当前干部人事档案管理工作的现状以及相关问题进行分析，根据单位的实际情况，找到行之有效的管理对策，从而综合提高干部人事档案管理水平。

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