中职院校评估档案材料的收集与整理方法初探

邓艳

摘 要：随着教育事业的不断发展，教育评估已经成为我国现代教育的一项基本制度。评估档案材料的收集和整理是评估工作顺利开展的最重要一环，高质量的评估档案材料是中职院校办学条件、教育水平和学校特色的重要体现，是评估专家对中职院校人才培养工作水平做出正确评价和判断的重要依据。明确评估档案材料的收集范围、收集方法和整理规范，有助于形成科学规范地评估档案，有助于提升评估工作效率，对档案评估工作有著重要意义。

关键词：中职院校;档案;档案收集

1 前言

教育部为促进中职院校人才培养工作水平的提升，建立了五年为一个周期的评估制度，开展以评促建、以评促改、以评促管、以评促建、重在建设的中职院校人才培养评估工作。中职院校评估档案是学校建设、教学管理和教学过程中形成的，用于学校评估的支撑文件佐证材料。齐全且真实有效的评估档案，能够体现学校发展的历史和当前的现状，以及学校未来的发展和人才队伍建设规划，评估专家通过档案能够正确的评价学校人才培养工作的重要依据。高质量的评估档案材料能够充分体现出学校管理水平、教学水平和办学质量。促进学校加强基础建设，提升学校管理水平，建立和完善自我发展、自我约束的机制，不断提升学校教学质量和办学效益，为国家社会培养更多的专业技能型人才。

评估档案是评估工作中的一项十分重要的任务，其涉及范围广、工作内容多、工作量大，建立完善的评估档案不仅是对学校档案藏室的利用效益的检验，档案部门要在管理好现有档案的同时，要协助评估工作部门加强对评估档案的管理，结合学校实际情况，制定档案管理办法，使评估档案管理有序开展，根据各类评估工作的需要，调整工作目标和重点。发挥档案室档案的利用率，加强档案查阅、咨询、信息整合等工作，使评估档案信息更加丰富，实现制度化、规范化和标准化管理。

2 中职院校评估档案材料的收集范围

中职院校人才培养工作需要制定相应的指标，以便于教学水平的评估，所评估的内容涵盖办学方向、办学模式、专业设置、学院面积、学生管理、师资队伍、教学管理以及校企合作等方方面面。为保障评估档案资料的完备性，中职院校需要建立迎评办公室和评估佐证资料室，按照上级主管部门下发的评审细则标准，档案佐证材料由各学院和各个部门，掌握评分要点，制定出相应的评估档案佐证材料目录清单。目前我国对于重点中职院校评估体系包含3个一级指标，15个二级指标以及39个三级指标，无论是几级指标，都需要达到具体的标准，并且提供相应的佐证材料。这就需要学校在日常教学工作中整理和编制相应完整、准确、真实有效的支撑材料。根据评估档案材料目录，再结合学校的实际情况，收集和整理以下档案材料：反映学校办学指导思想、师资队伍建设、教学条件与利用、教学建设与改革、教学管理以及教学效果等方面的档案材料。

反映学校办学指导思想的档案材料主要是办学方向正确，用科学发展观指导工作。包括学校的师资力量规划、办学理念和校园文化建设、实验实训建设和规划等基础建设，另外，还包括对学校办公会议纪要和相应的决议事件的记录、学校各部门领导的年度工作计划和总结、学校对师生开展思想教育学习计划及相关的文件、记录等。此外，还包括学校出台的教学资源倾斜政策文件和相应的材料文件等，对于校园建设还要准备学校平面图、土地证、租赁合同以及新征地批文等。校园文化建设包括：学校办学理念的宣贯、学校校歌、校风建设、学风建设等。

关于师资队伍建设的档案材料包含师生对比计算统计数据、教师工作量资料、教师管理制度、教师评测档案和考核汇总等。另外还有教师的学历以及职称情况、设立专业教学研究机构，加强技能人才培养规律和方法的研究。师资获奖情况以及专业设置和培养层次相适应师资队伍等。对于科研经费需要对经费来源进行汇总，例财政拨款、专项经费、学费等，对于改善学校办学条件的经费还要分类汇总项目实施的时间、地点、金额以及相应的协议和审批文件等。

反映教学条件与应用的材料主要包括：学校建筑面积汇总表、平面图、用房统计、教学设备资产价值统计、图书馆馆藏信息、体育器材实物与价值统计材料、图书馆和实验室开放时间和管理制度等。此外，还要准备校企合作情况、职业技能鉴定文件和制度、在校生已获得的专业技能证书汇总表以及校园网络建设及运行状况材料等。

教学建设与改革需要准备的佐证材料包括：专业建设规划、教学日历、毕业设计情况、素质教育建设材料。专业建设规划细分为当前学校专业设置情况、专业介绍、专业教学计划、专业教学资料以及试点教学改革专业教学方案、实施计划和相应的评审文件。教学日历包含各专业教学成果、教材使用情况、多媒体教学情况、省市比赛活动、专家专题讲座、学生实验实习情况以及学生专业技能和职业资格情况等。素质教育建设资料除了包含各个专业技能测试题库和样卷之外，还包含素质教育的目标、探索、实施和研究等。涵盖思想道德素质教育、心理健康教育、文化素质教育、职业技能素质教育和社会实践等支撑资料。

至于教学管理的佐证材料包括：校系教学管理制度、教师和学生奖惩情况、教学质量评估档案等。其中教学管理制度包括学生和老师管理制度、教学工作会议记录、学生管理系统信息化建设文件。教师和学生奖惩情况主要是教师获得的科研成果和学生参加学校活动获得的奖励，以及师生违纪行为的惩罚文件等。教学质量评估包括教师评教、学生评教、教师工作计划和总结等。

此外，教学效果的佐证材料，包括学校加强学生英语、计算机等考试工作的文件、学生考试通过率统计及专业技能情况、学生各专业成绩统计、学生实验实训记录、毕业论文答辩、教师指导记录以及毕业论文成绩、学生校外实习计划、实习报告和总结、学生就业率和毕业跟踪调查报告以及就业率排名情况等。

3 中职院校评估档案材料的收集与整理方法

档案材料的收集制度要按照《档案法》、《评审细则》并结合本校的实际情况，制定相应的《中职院校教育评估档案管理实施办法细则》。首先根据要求明确归档评估材料的范围，确保佐证材料的完整性，不留空档，根据材料特点，采取多渠道、多方法的方式去收集，对于一些评估材料需要专人、定时、保质保量的集中收集并归档，例如：学生的花名册、教学计划和工作总结等。而有的材料是在特殊的环境条件下产生的，甚至是有特定情形产生的，这类材料的收集需要采用现场跟踪，及时收集的方法，否则收集难度大幅提升，甚至是无法收集。例如：师生考试试卷、行政人员的听课笔记等。另外，材料的搜集一定要遵循真实可靠的原则，并按照规范要求整理评估材料的外观形式。这就需要在收集材料过程中，注重材料的外观形式，即文档的格式，规范材料用纸标准、页边距、行间距、打印方向等。此外，对于标题、附件、落款和文字内容等也要严格要求，对于不符合要求的材料，需要重新制作，直到材料规范。评估档案所需搜集的材料范围、归档要求和实践要求确定后，要确保材料的真实性、完整性和信息的可靠性，助力档案材料收集工作的顺利开展，为评估档案工作打下坚实基础。

3.1 采用单一的分类方法

评估档案材料需要遵循现行的、通用的整理方法，在收集的过程中进行整理。文书类的文件存档方法分为4类，即，保管期限-年度分类法、保管期限-年度-问题分类法、问题-年度-保管期限分类法、年度-保管期限分类法。评估档案分类方法采用问题-年度-保管期限分类法。严格执行按问题-年度分类的方法，这里的问题即指评估方案中三级指标体系下的评估观察点。由于评估时，评估专家组在一天的时间内，需要查阅上万份评估档案材料，这样分类有利于迅速调阅。所以宜采用先按评估内容分开，再按年度进行分类，提升评估效率。

另外，在整理和分类档案时要规范与粗放相结合，例如：在整理学生素质教育手册时，按照每人一份，全年级人数按照500人计算，4年手册数量约3000册，可以将学生按照分层抽样的方法抽取一定数量的样本进行规范化整理，其他的则按问题-年度分类法打爆，减少档案整理的工作量。档案的整理需要结合实际情况，灵活处理。

3.2 采用多元的保管期限

评估档案需要按照评估方案进行整理，所以在组卷时，要用系统的、完整的、充分的评估档案材料佐证评估要点，这样会导致一盒文件中，会出现永久文件、定期文件以及不定期文件。如果按照保管期限进行分类装盒，将会影响材料的系统性、完整性和真实性，不利于评估工作的顺利进行。档案整理和分类要立足于服务档案评估，因此，要使用多元的保管期限进行档案装盒。

3.3 以“多轨制”方法编订目录

评估档案材料的搜集和整理，日常都是分散在各处室的，在各处室整理档案时，会先编制一个临时号，使用铅笔在盒上标明，有助于减少后续整理的工作量。在教育评估档案前，各处室将整理好的评估材料移交到阅览室，进行下一步搜集整理工作，直到将文件整理成为最佳的评估档案。在进行目录编订时。可以采用三级目录法，例如：评估方案中有15个二级指标，则将档案分为15类，作为一级目录，并用拼音字母简写，简写字母多是选择1到2个汉字的大写汉语拼音首字母，以代替文件名。采用阿拉伯数字1、2、3分别指代“永久”、“长期”，“短期”不同的年限。对应的三级指标为二级目录，三级目录编制流水号。

4 结语

中职院校评估档案工作是一次全面的考验和检阅，通过评估，全校上下会加强档案工作的重视程度，强化档案意识，有助于管理层次的提升，编制申报材料汇编，利用ISO质量管理认证，为学校档案工作提供了良好的发展契机。学校要重视评估档案工作，以评促改、以评促管，使学校档案工作建设得更加科学、规范。

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