新形势下社保档案资源查询利用的新途径和新方法

吴燕

摘 要：社保档案，是重要的民生档案之一，记载了群众从开始参保到结束参保的整个过程。社会保险经办机构将在办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务过程中形成的业务材料整理归档。档案工作的最终目的和落脚点是发挥档案的作用。而社保档案的利用，关系到参保群众的信息安全，档案管理部门一定要通过安全有效的方式与方法，提供档案或档案影像，而现有的查询利用方法已不能完全适用于新形势的发展，探索档案资源查询利用的新途径和新方法已成为档案工作的重中之重。

关键词：社保档案;查询利用;档案系统;创新途径

1 前言

社保档案，是重要的民生档案之一，记载了参保群众从开始参保到结束参保的整个过程。秉着社会保险“记录一生、服务一生、保障一生”的宗旨，社会保险经办机构将在办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务过程中形成的业务材料整理归档。其中一般包括单位在办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料以及参保人员办理社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时填报的登记表单及相关审核材料。档案工作的最终目的和落脚点是发挥档案的作用。而社保档案的利用，关系到参保群众的信息安全甚至国家信息安全，档案管理部门一定要通过安全有效的方式与方法，提供档案或档案影像，现有的查询利用方法已不能完全适用于新形势的发展，探索档案资源查询利用的新途径和新方法已成为档案工作的重中之重。

2 现存的社保档案查询利用的方法及其弊病

2.1 现存社保档案查询利用的方法

根据《业务档案利用制度》的规定，查询借阅社会保险业务档案需要填写《社会保险业务档案查询申请单》，并且根据利用范围履行相应的审批手续。社保分中心业务人员调取本分中心的业务档案需要经本部门的相关负责人和档案馆利用服务部门相关负责人签字同意;公检法部门调阅社保档案材料，必须持有调阅公函，由其部门负责人和档案馆利用服务部门相关负责人签字同意，并且指定专人负责调阅。调阅人对所需案卷可以复制，但是不得取走原件。如有特殊情况需取走案卷，必须填写《社会保险业务档案借出审批表》，经档案馆利用服务部门相关负责人及档案馆主要负责人签字同意后方可借出。

2.2 现存业务档案查询利用的弊病

2.2.1 查询方法“复古”，查询时间冗长

社保分中心调研结果显示，分中心提出的反馈意见中重合率最高的一条为：查询业务档案等待时间冗长，不能做到及时利用，甚至要长达半个月到一个月之久。造成这种情况产生的原因有两点，一是在社保系统改造升级之前，档案存放多为纸质档案，业务档案虽做了数字化处理，但是由于档案系统操作不顺畅或者数字化档案影像不清晰，还是需要手动去翻找纸质档案。二是在社保系统升级后，业务档案高拍环节前置，由分中心业务经办人员操作，但是由于业务量大，经常会有高拍不及时或者高拍影像不清晰，给查询利用带来了不便。

2.2.2 查询审批手续复杂

现有的查询利用审批手续需要一级审批、二级审批甚至三级审批，假设其中有一人无法及时审批，查询借阅就要延缓进度，无法及时查询。

2.2.3 档案系统反应迟缓

由于社保业务量大，社保业务档案留存材料繁杂，档案系统承载超重，反应迟缓，耗费查询时间。

3 创新档案资源开发利用方法，提高档案利用效率

3.1 建立与外网的联系，精简业务档案留存要件

通过统计档案系统中留存的业务要件结果显示，其中有百分之六十的业务要件为身份证、社保卡、户口本等高度重合的业务材料。这些材料在档案系统中留存过多，是造成档案系统反应迟缓的原因之一，为解决这类问题，我们可以建立与外网的联系，搭建与民政系统共享数据的平台，从而精简业务档案中不必要的留存要件，减轻档案系统压力，提升档案查询效率。

3.2 确保留存的社保档案的完整性和准确性

在精简要件的同时，要兼顾社保档案的完整性和准确性，不能一股脑将“自以为是”的不必要的要件精简掉，应时刻保持档案人的高度警惕性，在社保档案的建立开始，就要保持参保人员各项信息的完整，从参保人员的缴纳、账户划拨、参保关系的转移等方面，都应有完整的记录。只有确保了社保档案信息的完整性和准确性，才能够为之后的档案查询利用提供重要的依据。

3.3 优化档案系统，提升检索速度

现有的档案检索字段有单位名称、单位代码、社会保障号码、姓名等，我们经常用到的单位名称和单位代码查询到的会是整个单位人员的参保信息，如果是小企业，人工筛选速度会快，但假设是个大型企业，人工查询速度会降低。所以，我们应该优化档案检索系统，增加查询字段，即使在模糊查询的基础上也能多出几项查询条件，可在查询过程中精准定位。优化档案检索系统，可有效地提高档案的查全率和查准率，这也是提高社保档案利用价值的重要环节。

3.4 展开在线查询业务，减少审批等待时间

现在是网络通讯发达的信息时代，各种手机APP当道，档案的查询利用更是不能停留在以前的基础上。我们应适应时代要求，开展在线查询业务，在确保档案信息安全的基础上，建立网上审批制度，审批手续在网上办，高速审批，减少审批等待时间，及时为查询者反馈审批意见。

3.5 建立完善的电子档案制度，实行单套制管理

社保经办机构由于業务经办需要，会在办理中留存大量的纸质材料或证明，各类合同、证件复印件以及各种业务留存要件，留存起来是一个非常庞大的数字。起初基于纸质档案留存占用空间大，我们将这些纸质档案数字化处理，变为档案影像留存。但是，在扫描过程中发现，业务档案扫描量大，人力、物力耗费严重，而且扫描质量也不能完全保证，留存的影像也不能做到准确无误，纸质档案依旧需要留存。因此，推行电子档案势在必行。在分中心业务经办结束后，形成PDF文件，直接发送到对应的档案系统接口，档案系统中留存完整的PDF文件，记录整个业务经办流程，在做到风险防控的同时，亦可以降低档案系统压力，提升档案查询检索速度，减少纸质档案库存

压力。

在新形势下，档案工作再也不是人工的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑研究、利用。在社保档案工作的开展中，我们需加快观念的转变，利用新形势下的新思维加强社保档案的管理工作。并利用新型的技术手段在档案工作的八个环节中优化工作流程，减少人工的工作压力，降低人为的工作失误，提高档案查询的工作效率。实现社保档案管理的现代化、信息化、高效化。

参考文献

[1]王浦文.社保业务档案的利用特点及存在问题[J].办公室业务，2017（03）.

[2]刘志刚.浅谈社保档案管理工作中存在的问题[J].价值工程，2015（2）.

[3]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决办法[J].现代商业，2011（01）.

作者简介

吴燕（1989-），女，汉族，天津市大港区，本科，助理馆员，天津市社会保险基金管理中心档案馆，业务指导。