重大建设项目档案验收准备工作

李健

摘 要：随着我国建筑工程的不断发展，越来越多的新建项目兴起，也有越来越多的续建项目逐渐增加，而如何科学的收集相关的档案资料、如何有效的管理档案受到建设工程单位的广泛关注。本文笔者就重大建设项目档案验收准备工作展开了讨论。

关键词：重大建设项目;档案验收;准备工作

依据我国《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）的要求，建设单位必须在项目竣工前3个月做好档案验收的申请工作，那么单位档案部门就要做好档案验收前的准备工作，那么具体该如何做呢？及时的核查已归档的项目文件至关重要，科学分类、对项目档案进行科学汇编十分必要，及时的对项目档案进行自查整改必不可少，申请项目档案验收以及为验收会议做好充足的准备亦是其中不可缺少的对策。

1 对已归档的项目文件进行及时的核查

在工程档案的验收工作开始之前，档案部门必须要重视与项目管理部门的密切联系，清楚的知晓工程验收的准确范围，获取实际完成工程的项目划分表，收集主要单位工程清单，同时还要对工程验收时没有完成的工程情况进行详细的了解。同时档案部门还要依据相关的工程验收范围仔细的核查从工程立项到工程验收的全过程的文件，并依据我国的相关法律规范及时的与各个职能部门进行沟通，从而达到查漏补缺、确保归档项目文件齐全的目的。

2 对项目档案进行科学汇编

对项目档案进行科学汇编做好重大建设项目档案验收准备工作的不可缺少的环节。依据我国《重大建设项目档案验收办法》的要求，在档案验收前，必须要科学的汇编档案案卷目录，以充分的保证项目档案的系统性、完整性与准确性。依据档案的形成规律，在保持原有的不同部分之间的联系的同时还要进行科学的组卷与合理的分类，可见档案汇编与分类的重要性，而对项目档案进行分类也是方案管理工作中的重点也是难点。因此，在对项目档案进行科学汇编的时候要以项目的实施阶段为分类依据，将实施项目当做项目档案的一级类目，而二级类目则为项目的实施阶段，因为同一阶段的项目实施形成的工程资料比较集中，此外还可以依据文件数量及种类等信息进行三级类目划分。经实践证明，该方法几乎适用于任何行业的项目档案的划分，它使得项目档案的案卷简单清晰，符合项目档案系统化的特点与要求，从而大大的提高了方案的检索效率，大大的提高了项目档案的利用率，同时还能够起到较好的降低分类不当等文件交叉排列等方面的问题。

此外，需要注意的是，建管一体项目所产生的工程资料的产生时间不一，及时归档十分必要，但若直接进行永久档号处理则容易导致同类文件混乱、无序的现象，因此可以采用临时档号的方法解决该棘手的问题。比如，档案部门可以以工程阶段为划分依据对档案进行划分，在接到建管一体项目随时产生的工程资料后给予临时档号，然后再对同类文件进行集中排列，对同专业文件进行集中处理，直到该阶段的所有资料都到位后再依序给予永久档号。当然该处理方法也存在着一定的弊端，比如大大的增加了档案部门的工作量，但是却使得案卷的有序排列得到了保障，从而使得项目档案的系统性要求得以实现，同时给未来的档案查找工作带来了极大的方便，大大的提高了方案利用率。另外，档案部门必须依据案卷编制说明对已完成案卷汇编的项目档案进行目录打印，包括纸质档案外的所有特殊载体档案

目录。

3 依法对项目档案进行自查整改

依据相关的法律法规对项目档案进行自查整改是做好重大建设项目档案验收准备工作的有效方法。确保项目档案的完整、正规是建设单位档案部门重要责任，因此，当全部的项目档案都完成汇编整理之后，建設单位档案部门要及时的组织设计部门、施工部门及监理部门等进行项目档案的自我检查，对从项目立项到项目验收的全过程形成的工程资料进行核查，确定其是否均编入项目案卷目录，同时还要对已经归档的项目档案的完整性进行检查并确认。在进行自检的过程中，档案部门要将工程验收的范围向各个相关部门说明，同时还要将相应工程档案验收的范围及自检的目的向相关部门进行阐明，并明确提出问题的整改时间，使各个相关部门在明确自身的职责的同时能够按时而高效的完成自检任务。比如，各个部门可以以各自的职责范围为依据进行职责划分，明确谁负责组织归档，明确谁负责档案的自检工作，并由档案部门统一制订包含自检部门、自检情况及整改内容等内容的自检记录表格，且参与自检的每个单位及部门都要对其职责范围内的所有文件进行核对检查，并及时的做好自检记录，记录自检过程中发现的不足与问题，并提出相应的整改时间截点，最后签字确认，最终实现通过各部门对项目档案的自检工作，使归档工程资料的完整性得到进一步确认。

4 按法定程序申请项目档案验收

项目档案验收工作须在项目竣工验收前一个月按程序进行，依据我国的法律规定，重大建设项目必须由项目建设单位依法向国家档案局提交验收申请报告并填写国家重大建设项目档案验收申请表，从而申请档案验收。具体来说，项目档案验收申请报告须报告项目概况、立项批复情况及项目划分等情况，还要阐明施工单位及监理单位等项目档案资料概况，同时还要列清项目资料的形成及整理情况，列清项目档案工作的管理体制以及竣工图的编制情况等，阐明项目档案的接收情况、整理情况及管理工作的相关情况等，同时还要列清存在的问题及整改对策，还要进行档案的完整性、准确性等方面的自我评价，等等。从而推进重大建设工程项目档案管理工作的顺利进行，使项目档案管理工作得以顺利开展，从而为档案验收工作的顺利开展奠定了良好的基础。

5 验收会议准备

充分的验收会议准备工作是做好重大建设项目档案验收准备工作的重要条件，因此，建设单位必须在档案验收申请的同时做好充分的验收会议准备工作。首先，将能够有效反映工程概况的影像资料准备充分，使得验收组成员能够清楚明了的掌握该工程的情况，建设单位可以将影像资料的制作任务交给宣传部门协助完成。其次，要制作图文结合的、清晰反映项目档案管理的项目概况、项目文件及整理归档等内容的演示文稿，同时还要正确的编制竣工图、阐明未完工程情况等。此外，建设单位还要组织相关的设计单位、监理单位及施工单位等进行项目设计、施工及竣工等等方面的汇报材料，从而为档案验收会议的顺利完成打下良好的基础。所有验收会议材料应全面、生动地反映工程概况及工程档案的管理情况。

6 结语

随着我国科学技术的不断发展以及经济水平的不断提升，越来越多的新建项目兴起，也有越来越多的续建项目逐渐增加，科学的收集相关的档案资料、有效的管理档案意义重大。档案部门还要依据相关的工程验收范围仔细的核查从工程立项到工程验收的全过程的文件，从而达到查漏补缺、确保归档项目文件齐全的目的;对项目档案进行科学汇编做好重大建设项目档案验收准备工作的不可缺少的环节，必须要科学的汇编档案案卷目录，以充分的保证项目档案的系统性、完整性与准确性;建设单位档案部门要及时的组织设计部门、施工部门及监理部门等进行项目档案的自我检查，对从项目立项到项目验收的全过程形成的工程资料进行核查。

参考文献

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