浅析企业采购存在的问题及对策

纪德娣

摘要：采购是一个企业财务管理的重要内容。企业采购工作是否做到规范化，将直接影响到采购资金的使用效率，也影响着企业财政资金的使用，良好的采购管理工作，可以有效地防治采购人员贪污腐败的情况。文章主要概括企业的采购管理的现状，分析存在的问题以及应对对策，以供相关部门参考借鉴。

关键词：企业;采购;问题;对策

企业采购的实质在于，企業各部门在满足企业生产、经营所需基础之上，按照企业规定进行审查合格之后，合理地分配资金，购买企业所学的原材料、产品以及服务等。因此企业采购必须同预算以及采购招标等内容结合起来，提升采购的科学性，同时有效地节约资金支出。与其他国家相比，我国企业采购体系依旧存在许多的不足之处，需要加以研究，并给出相应对策，提升企业采购管理水平。

一、企业采购管理工作的概述

企业采购主要包括三方面的工作内容：采购所需的货物资源、工程项目采购、采购社会服务设备等，企业采购有着多样化的采购方式，做好企业采购是一项具有复杂性和难度性的工作内容，只有建立起完善的企业采购机制，才能确保采购工作得以顺利开展，提升采购的工作效率以及提升资金的利用率。关于企业采购，很多企业都有专门的采购制度，我国也出台了采购法，以此来制约着各个企业采购员的采购行为。目前，企业采购主要包括集中采购、分散采购两种模式相互结合的方式，具体方式有公开招标、竞争性谈判、邀请招标、询价等。企业采购作为资金支出的重要内容，必须加强对采购资金的管理，通过标志预算的方式，节约资金，提升资金的使用效益。

二、企业采购活动存在的问题

（一）未将采购工作纳入预算管理中

凡事预则立，不预则废，做好采购管理工作，必然要将采购工作纳入到预算管理之中。也就是按照“先进行采购预算，再进行采购计划，最后进行采购”的工作原则，对采购工作通过预算的方式，加以控制，实现节约费用支出的目的。在实际的采购工作中，存在重视预算编制，忽视采购预算的情况，采购预算编制滞后，采购活动没有计划，随意性大，出现物品需求，便审批进行预算追加，导致预算频繁地调整，失去预算编制的意义。有些企业在采购计划上存在随意增减的情况，企业收入多，采购就多买;收入少或者没有收入就不买。部分企业还存在预算执行不佳的情况，年初计划购买甲产品，而执行中又出现变更，变为购买乙产品。

出现上述情况的主要原因在于没有将采购工作很好地嵌入到预算管理中，缺少完善的采购预算，而且缺少约束性的行为，导致采购活动经常牵着采购预算走，企业资金充足便进行采购活动，便可以有采购预算，许多企业在采购预算和资金预算方面是分离的。企业采购预算缺少详细的规章制度和政策，人们对于采购预算不太重视，觉得采购预算可以通过事后填表的方式，导致预算失去编制的意义。在企业采购预算编制中，还存在着盲目性和随意性编制的行为，没有做到从大局出发。正是由于采购编制存在不足，导致采购的工作效率偏低，而且资金浪费的情况比较严重，部分企业办公用品的采购，都是根据单位采购数量和供应商协商之后确定最终的采购方式和价格，也就是难以通过预算的方式，准确地得到采购价格，如果实际购买比预计购买数量少，自然采购价格较少，那么在结算时，供应商优惠存在异议。

（二）采购信息存在不准确、不规范、渠道不畅的情况

采购过程中，采购部门在采取招标过程中，为了确保预选选中的供应商可以中标，会对招标信息大做文章，也就是信息的公开度和透明度较差。公开度低，公布的范围故意缩小，没有选择指定媒体进行信息的公开发布，而是选择一些本地的媒体进行信息发布，信息发布渠道窄了，必然获取信息的供应商就少了，从而削减供应商的数量。招聘信息的透明度低是指招标过程中，受到信息不对称的情况，出现暗箱操作的行为，影响招标的公平性。在实际的采购招标过程中，经常会出现在短期内以及最小范围内进行招标信息的发布，导致部分供应商难以快速地获得招标信息，相反的，那些提前选中的供应商，早就做好了相关的准备，保证招标的顺利通过。

（三）采购人员和供货商出现串通舞弊行为

采购人员和供货商出现串通舞弊行为，是造成采购腐败的主要原因。根据企业的采购需求，企业的采购人员需要根据采购所需，进行招标和选择供应商，然而一些供货商会通过受贿采购人员的行为方式，将一些不良的产品销售出去，从而影响着企业的采购质量。目前市场上还有很多中介机构，与供货商，甚至与采购人员串通起来做出不良的采购行为，影响着企业的采购质量。例如，一些咨询公司为供应商制作标书、寻找陪标等。这种情况下，处于计划之外的供应商，很难在招标过程中获得胜利，即便获得了胜利，在合同履行过程中，也会出现许多问题。在企业采购过程中，由于市场竞争十分激烈，许多供应商为了中标，会采取串谋或者提供虚假信息的方式，通过不正当的竞争行为，谋取自身的权益。

出现这种问题的原因在于，中介机构觉得按照采购人的意图选择供应商就是提供了优质的服务，这样采购人在有采购业务时，也会第一时间想到自己，从中获取更多的利益。因此，从企业确定了招标需求，发布招标公告、咨询报名、公考招标、专家评审、确定中标等过程，有着较多的人才参与，容易出现舞弊行为。例如，部分单位报名招标，但是电话无人接听或者给与的解释有误，误导供应商;还有的单位谎称报名系统出现故障，导致无法报名等情况，减少参与投标的供应商数量，从而确保既定供应商可以中标。

（四）委托代理机构越权或无权办理业务

企业采购代理机构根据资质分为甲级和乙级，不同级别对应着不同的代理内容。例如，甲级资格的代理机构，可以代理企业采购的所有项目;乙级资质的代理机构则是可以代理1000万以下的采购业务。实际的采购工作中，企业的所有采购代理业务，委托给一个代理机构，如果代理的业务，超出代理机构的范围，则会去委托其他采购机构办理，这样一来，难以保障采购工作的质量。具体的问题有：招投标环节，会场配套设施较差，大多采取竞争性谈判的方式，以此简化招标程序，降低招标的费用;招标过程中，专家的沟通打分存在不规范的情况，导致采购工作质量较差，造成资金的损失和浪费。

三、企业采购的工作建议

通过上文的分析，就如何做好企业的采购工作提出如下建议。

（一）做好采购预算工作，无预算不采购

凡事预则立，不预则废，为了保证采购工作的规范性，必须通过预算的方式，实现对采购控制的控制。采购部门必须严格按照先预算、再计划、再采购的工作流程，做好采购的预算编制，严禁出现超预算采购或者无预算采购，又或者采购追加预算的情况。做好采购预算的管理，编制采购预算，并严格执行。例如，在年初或者季度初，提交预算，部门和领导进行审批之后，才能安排采购计划。采购预算编制需要详细，必须将采购项目、时间、数量、金额等内容填写完整。预算编制之后，严格按照预算执行，没有编制采购预算，不能采购，更不能出现超预算采购的情况，特殊情况，需要申请审批通过之后，才能追加预算。通过编制预算的方式，约束采购行为。

（二）规范采购信息的发布

实现采购信息的规范化运作，确保采购信息通过有效地方式予以公开，可以说选择媒体、报刊、网站或者公众号宣传的方式，公开采购信息。企业公开发布的采购信息，必须做到内容统一规范，任何渠道获得的信息保持一致，不存在差异;发布时间必须及时，应该给与信息足够的传播时间，让供应商做好准备;方便获取，选择人们容易获取的信息途径。通过规范采购信息的发布，确保有效地获得采购信息。

（三）加大采购工作的监督，杜绝腐败行为

分散采购过程中，企业会采取代理机构进行代理采购，为了避免出现串通舞弊的情况，需要加强对采购工作的监督，尤其是招标环节，对招标的过程进行监督，发挥财政、审计部门的监督作用，设置举报途径，及时发现和查处存在的暗箱操作行为。加强举报和投诉途径的宣传，让受众知道如何解决采购活动中遇到的不公平情况，如何举报腐败行为等，以此实现对采购工作的内外监督。

（四）严格审核代理机构的资质

为了保证采购工作的质量，采取代理采购时，需要对代理机构的资质进行严格审核，需要相关部门成为一个代理资质的认证平台，实现动态化的管理，并采取处罚和退出的运行机制，将资质差以及出现舞弊行为的代理机构剔除。企业在采购时，可以根据平台的代理机构，选择资质较高的代理机构，保证采购工作的质量。

四、结语

综上所述，采购在一个企业经营和发展过程中发挥着非常重要的作用，然而，受一些因素的影响，很多企业的采购业绩很不理想，严重的制约着企业的发展。采购活动必须采取先预算后采购的原则，无预算不采购，并做好采购预算的审批和执行。规范采购信息的发布，做到公平公开，避免暗箱操作;加强采购监督，避免串通舞弊;严格审核采购代理机构，剔除那些资质差、有舞弊行为的代理机构。

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（作者单位：南京市妇幼保健院）