新时期档案数字化管理及其创新策略

白云丽

摘要：新时期档案数字化管理不仅体现时代发展特征，还同时在管理形式和档案工作实施上进行了创新。但同时具有一定不足，如数字化信息存在一定风险性以及转存受到载体限制等。针对信息化存在的不足以及设备限制，需要在创新理念以及建设力度等方面，进一步加强档案数字化的建设。

关键词：档案;数字化;创新

档案数字化管理可将包括文字在内的音像、图像以及纸质文件等数据，以压缩和转化的形式使数据信息更具便利性。该类数据的存储方式可通过固态存储设备进行便携式储存，可在此基础上进行网络信息传递，大大加快档案工作的处理速度。对此，在当前的档案管理工作中，需要重视数字化的功能性、便利性以及应用特点，由此在一定程度上提升档案管理工作处理效率。

一、新时期档案数字化管理的相关概述

随着信息技术的发展与革新，档案管理工作在技术的应用以及服务上，逐渐体现出新时代特征，同时在工作管理的形式上具有一定创新，使得档案管理工作的质量得到部分提升，如：

（一）体现时代发展特征

随着信息化技术以及信息录入设备的发展，信息管理系统以及扫描仪等被应用至档案管理的工作中，一方面提高了原本的信息录入速度，另一方面有利于管理工作的集中管理，使得工作效率获得一定程度上的提高。新时代的信息化背景下，档案管理模式加强数字化渗透，有利于适应时代发展，同时在体现时代发展特征的基础上，使管理模式上得到进一步优化。

（二）档案管理形式较为创新

信息技术的优势在于信息传递的高效性以及集中性，在扫描设备的应用下，不仅加快信息数据的录入速度，还在信息技术的作用下，加快了信息数据的分类、检索以及储存。在信息化的大背景下，档案管理工作与以往工作形式存在的较大差别在于，工作模式和信息数据的作用平台不同。在信息技术的创新应用下，能够满足多数档案信息使用者的实际需要，同时在档案信息管理形式的创新基础上，还有利于档案信息存储空间的优化，以减少现实空间的占用并提升信息服务质量。

（三）档案工作服务质量较好

档案管理信息化一方面通过数字化的技术手段，实现信息形式的转化，另一方面通过智能化的信息检索手段，使得档案信息在查找、调用以及细分等工作中具有较高效率。档案管理信息化主要指，在档案信息数字化的基础上，通过构建数据库的形式，市场数字化信息获得编号、分类以及存储。在档案信息服务的过程中，通过主要字段或者编号既可调用所需档案的数据资料。通过工作形式优化以及效率的提升，数字化档案的管理工作能够具备较好的服务质量。

二、档案数字化管理存在的局限性分析

（一）风险性

数字化信息的存储空间主要为网络空间，由于存在病毒和黑客等危险因素，导致档案管理工作具备一定风险性，当管理工作缺乏相应的安全防护措施以及被黑客入侵等，容易被窃取重要的档案资料，对于档案信息的管理具有较大影响。此外，数字化档案管理需要应用电子编码技术，该技术对原始凭证进行修改以及录入的过程中，不会对该过程进行记录，不利于管理人员保证档案信息的合理性，与《档案管理法》相关规定不符。对此，在数字化档案管理工作执行过程中，需要加强安全方面以及合法性方面的管理。

（二）信息存储存在局限性

数字化信息的存储特点在于信息虚拟性，当需要对数字信息进行转移时，则需要进行网络传递，或通过便携式信息载体进行转存，对于硬件设备的要求较高。由于便携式信息存储设备需要专門定制，对于档案信息的转存以及应用存在一定限制。此外，在档案信息转存的过程中，还容易受到存储空间以及设备匹配程度的影响，对于档案管理工作的展开存在一定限制。

三、相关管理及其创新策略研究

（一）加强信息宣传以及管理投入

在信息化的时代背景下，需要进一步认识档案管理数字化的实施意义[1]。首先需要更新现有的思维观念，深化数字化和信息化的概念理解，使档案管理人员在实际的工作过程中，形成较好的工作观念，进而为数字化管理模式的实施奠定基础。其次在资金建设上，一方面需要重视人才培养，另一方面需要重视数字化建设的资金投入，需要在原本的建设基础上推进数字化建设。最后需要加强管理人员的观念创新，使其在当前的时代背景下正确认识数字化档案管理的优势，同时优化档案管理措施，由此在一定程度上加快数字化管理模式的创建。

（二）构建档案数字化管理事项

数字化档案管理工作的有效实施需要相关管理事项进行约束，一方面为工作的实施质量提供保障，另一方面为管理工作的合理性、规范性提供指导[2]。其次通过责任制的落实，促使工作人员根据管理事项实施管理工作，如信息分类环节、归档环节以及信息存储环节等。此外，还应建立奖惩机制，使档案管理人员在工作上具有一定积极性，使其更加积极投入档案的信息的服务工作。

（三）加强数据库信息及设备建设

数字化的档案管理工作需要加强数据库的建立，由此保证档案信息的完整性以及统一性。在档案信息的录入过程中，需要分别从信息扫描、图像录入、业务处理、目录索引、查询以及数据分析等几个方面对档案进行分类，同时构建相应的数据库。对此，需要在数据资料的信息采集、数据库建立、信息录入设备、信息分类以及压缩技术的基础上提高档案工作质量。

四、结束语

本文根据数字化档案管理工作的特点、信息化技术手段以及相关信息设备等几个方面，进行了较为全面的理论分析以及实践探究，旨在通过相关理论研究成果改善数字化档案工作的高效实施。

参考文献：

[1]李刘萍.浅析新时期档案数字化管理及其创新策略[J].数字化用户，2018，024 （045）：138.

[2]田红丽.新时期档案数字化管理及其创新措施分析[J].办公室业务，2018，No.297 （16）：188.